撰写工作报告

内容

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第3部分的第1部分：规划工作报告
第3部分（共2部分）：起草工作报告
第3部分（共3部分）：使报告生效
尖端
警示语

编写工作报告可能会给人留下深刻的印象，尽管它可能比您想像的要容易。工作报告通常用于解释工作项目的进度或提供有关工作场所问题的结论和建议。要轻松编写有效的工作报告，请先考虑您的目标，受众，研究和信息。然后使用标准业务报告格式准备报告。最后，您可以修改报告以使其生效。

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第3部分的第1部分：规划工作报告

确定报告的目的和主题。 也许有人要您举报。目标或主题可能包含在请求中。如果不确定目标或主题是什么，请考虑要传达给听众的内容。您也可以要求老板或主管进行澄清。
- 例如，目标可能是分析业务问题，解释您从事的项目的结果或为主管提供工作进度的概述。
确定适合目标受众的语气和语言。 考虑目标受众已经知道的内容，以及他们将理解的术语。撰写工作报告时，与为普通大众撰写报告相比，您通常可以使用更多的专业语言和专业术语。
- 谁来阅读报告？在您的受众群体中包括可以合理使用该报告的任何人。
- 如果您是为不同类型的读者而写的，请包括所有必要的信息，以便即使是知识最少的读者也可以轻松地理解它。但是，请在每个部分使用标题，以便有知识的读者可以跳过不必要的信息。您还可以为每个受众群体提供部分内容，以满足他们的个性化需求。
收集您的研究和支持材料（如果适用）。 包括您用来得出结论或提出建议的材料。在准备报告时将参考此内容，并且可能需要将其包括在报告的附件中。这些是准备报告时要包括的内容：
- 财务细节
- 桌子
- 图表
- 统计数据
- 调查
- 问卷调查
- 与专家，同事，客户等进行对话
编写进度报告时查看进度。 良好的进度报告可以快速概述您已完成的工作，将要进行的工作以及项目是否按计划进行。最好将其视为人们对您的项目有疑问的答案。这是要包含在报告中的内容：
- 项目的期限有变化吗？
- 自上次进度报告以来，您一直在做什么工作？
- 接下来您要做什么？
- 您是否按时完成了项目？如果没有，为什么？
- 您遇到了哪些瓶颈，您将如何解决它们？
- 这个月你学到了什么吗？
勾勒轮廓 以及要包含在报告中的信息。 在大纲中写下您的想法，并将其用作写作辅助工具。在执行此操作时，请为报告制定标题，以帮助您组织要说的内容。概述不必整洁或完善，因为它仅供您自己使用。
- 在大多数情况下，您应该通过解释结果以及结论或建议来开始报告。然后说明您如何到达这一点以及您的推理（如果适用）。
- 如果您要提出有争议的结论或建议，请首先解释该过程和推理，以便您的目标受众能够理解您为何提出这个想法。

第3部分（共2部分）：起草工作报告

使用封面或标题页。 标题页应包含报告的名称，并在提交时后跟日期（在单独的一行上）。第三行指出所有作者的姓名。然后在第四行写下您的组织名称。
- 在某些情况下，您还可以包括一封激励信，以说明您撰写该报告的原因，其含义以及您认为下一步应该做什么。对于在读者查看报告本身之前花很长时间准备或需要其他解释的报告，这种情况更为常见。
- 使用进度报告，您可以在标题页上说明您的姓名，项目名称，日期和报告期限。将每个项目放在单独的行上。您可以用“名称”，“项目名称”，“日期”和“报告期间”标记每行，也可以仅列出信息。
- 询问您的老板，对于格式化工作报告是否有任何具体建议。他或她是准备您的报告的最佳来源。
提供最重要信息的摘要。 包括您的结论，理由和建议。这样一来，您就可以了解报告的要点，而不必阅读整个报告。您不必编写详细的说明，但读者应该能够理解该报告的内容。摘要应为一到五页。
- 您无需汇总完整的报告。仅关注报告中的主要思想，例如您提出的主要建议或结论。
- 如果要编写进度报告，则可以跳过此部分。
包括目录以及报告中的内容。 在目录中指明节标题以及该节开始的页码。这使读者可以轻松浏览报告以找到必要的信息。
- 在每个部分使用标题和标题，以使报告易于阅读。
- 编写进度报告时，除非老板愿意，否则通常不需要包括目录。但是，为每个部分添加标题和标题，以便更轻松地浏览报告。
写介绍 对报告进行概述。 告诉读者您为什么写这份工作报告。总结报告的上下文并解释您的目标。陈述您将要回答的问题或将要解决的问题。说明报告的期限和一项行动计划及其内容。
- 简介不必太长。要直接和具体，以便读者理解上下文和目的，而无需冗长的解释。
- 为引言写两到四个段落。
- 在进度报告中，引言最多可以包含一两个段落。它应该总结该项目以及您希望实现的目标。您还可以指出您已经完成的工作以及下一步将要做的工作。
解释您提出的结果或结论。 提供您已完成的与该项目有关的研究或评估的基本概述。然后讨论和解释您的观察以及它们与报告主题之间的关系。
- 在大多数情况下，此部分包含一个介绍性段落和您已得出的结论的列表。
- 这是一个结论，看起来像是：“ 1。我们的人口正在老龄化，这给我们的客户带来了更多的健康风险。”
- 编写进度报告时，没有结果或结论。相反，请在上岗后的部分中列出您的成就或已完成的任务。您也可以在本节中写一个简短的2至4句段落。但是，列表通常就足够了。您可以列出：“筹集了200欧元用于支付节日帐篷的费用”，“与党的计划签订合同以管理节日的计划”和“调查了1500位居民以收集公众意见”。
给您未来的建议。 您的建议应说明将来会发生什么。说明解决方案将产生什么以及它们如何与您的结论相关。写完解释后，以行动要点的形式在编号列表中给出建议。从最重要到最不重要列出您的建议。
- 例如，您可以输入：“ 1。培训所有员工进行心肺复苏术。”
- 如果要编写进度报告，请说明要在下一个工作期完成的任务或目标。例如，您可以列出“查找节日的供应商”，“批准节日的设计”和“订购促销海报”。
讨论得出您结论的过程和推理。 说明您如何解决主题，问题或问题。查看您的观察结果，然后解释它们如何导致您的建议。用标题将讨论分为不同的部分，标题告诉读者该部分中的内容。
- 这包括对研究和评估的较长讨论。
- 此部分应该是记录中最长的部分。
- 如果要编写进度报告，则可以跳过此部分。相反，请包括有关在项目上遇到的障碍以及如何解决这些障碍的部分。您可以这样写：“许多居民因为没有邮寄而没有退回调查表。将来，我们会将预付邮件包括在我们的调查中，或者允许居民以数字方式完成他们的调查。”
列出您在准备报告时使用的所有参考。 参考可以包括杂志文章，新闻文章，访谈，调查，问卷，统计数据和其他相关信息。在报告末尾引用这些参考，并将页面标记为“参考”。
- 除非另有说明，否则将APA格式用于业务报告。
- 如果您正在准备进度报告，则可以跳过本节。
提供调查，问卷或电子邮件等材料的附件。 并非每个工作报告都需要附件。但是，如果您想为读者提供您所参考的材料，或者想要提供其他信息以帮助他们更好地理解主题或观察结果，则可以将它们包括在内。用一个单独的字母标记每个附件。
- 例如：“附录A”，“附录B”和“附录C”。
- 如果要编写进度报告，则无需包括此部分。
总结一下简短的结论，并总结一下您的观察或取得的进展。 您可能不需要做出结论，但是写出它可以很好地总结您的工作。用三到四个句子总结您在报告中提供的信息，以得出结论。
- 您可以写道：“艺术节的规划项目正在按计划进行，并将如期完成。我们已经完成了90％的预计划活动，现在将重点转移到购买必要的设备上。该项目没有任何突出的障碍，但是我们将逐步解决任何未来的障碍。”

第3部分（共3部分）：使报告生效

使用清晰的标题来帮助您的受众浏览报告。 创建直接且直接的标题。读者必须确切知道报告中包含的内容。
- 头条新闻可能包括简介，已完成的任务，下一季度的目标，障碍和解决方案以及结论。
- 将标题与报告中的信息匹配。
- 在进度报告中，读者可能是您的主管，团队或客户。
使用简单直接的语言来传达您的想法。 工作报告不必包含困难的单词和富有创造力的句子。您只需要将您的观点传达给读者即可。用最简单的话语表达您的想法，直截了当。
- 您可以这样写：“第四季度收入增长了50％”，而不是“第四季度收入增长了50％”。
简短编写，以使报告尽可能简短。 多余的写作既浪费您的时间，也浪费读者的时间。不要肤浅，直接做生意。
- 请记住，某些工作报告可能会很长，因为它们可能包含很多信息。但是，您的写作应始终简明扼要。
- 可以这样写：``在销售人员进行了冷门电话后，上个季度的销售额增加了''，而不是``在过去的一个季度中，我们看到了收入呈指数级增长，因为我们有才华和敬业的销售人员是潜在客户的开始打电话要求他们购买更多产品。
用客观和非情感性的语言表达您的想法。 坚持事实，让读者根据客观的观点得出自己的结论。尽管您可以为问题提出建议，但不要试图唤起读者的情绪来说服他们。让读者基于对事实的客观看法来形成自己的想法和判断。
- 您可以这样写：“生产率等级得分低于其他人的雇员表示自己不参与其中，而不是写作，”那些敬业的员工士气低落，这使办公室变成了无精打采的机器。”
在大多数报告中，避免使用语以及“ I”一词。 当您撰写自己正在从事的项目时，在进度报告中使用“我”可能是适当的。如果没有，请不要在工作报告中使用“ I”或其他语。但是，将句子指向目标读者时可以使用“您”。
- 在整个报告中，请保持您的语言专业。
查看您的报告以确保它没有错误。 语法和拼写错误会破坏您的工作报告的专业性。请务必检查报告，以确保您没有使用错字，措词不正确或使用不当的单词。最好至少检查一次报告两次。
- 如果可能的话，请其他人为您检查报告，因为很难发现您自己的错误。
- 在时间允许的情况下，您应至少保留该报告24小时，然后再进行检查。