内容

• 脚步
• 第 1 部分（共 3 部分）：选择备忘录的风格和语言
• 第 2 部分（共 3 部分）：准备写备忘录
• 第 3 部分（共 3 部分）：撰写备忘录

备忘录是全球公认的公司内部信息交流方式。服务说明也可用于两家公司之间的通信。备忘录应该是专业的，清楚地传达信息。如果您从未写过备忘录，请不要担心 - 本文将教您如何写。

脚步

第 1 部分（共 3 部分）：选择备忘录的风格和语言

1. 1 不要使用非正式语言。 备忘录的语言应该简单而正式。
   • 不要写像“你好！终于周五了！我想告诉你一件重要的事情。”
   • 相反，请写下：“此便笺将使您了解 Project 319 的最新进展。”
2. 2 在你的备忘录中，坚持中性的语气——不要过于情绪化和主观。 在提出索赔时，尽量依靠事实和证据。
   • 例如，你不应该这样写：“我认为，如果我们在周五来任何我们想要的工作，我们都会更快乐。”
   • 相反，研究是否所有员工都想在周五穿着休闲装，以及这如何影响企业道德。
3. 3 使用信号短语。 当您要提供证据或引用来源时，请务必使用适当的短语。
   • 例如：“根据我们的数据，……”或“进行的研究表明……”。
4. 4 选择合适的字体和大小。 备忘录应该易于阅读，因此避免使用过小的字体； 11 或 12 是标准字体大小。
   • 您还应该选择简单的字体样式，例如 Times New Roman。不要用像 Comic Sans 这样有趣或花哨的字体写你的笔记（如果你这样做，他们会嘲笑你！）。
5. 5 使用标准字段。 2.5 厘米的边距是备忘录的标准，尽管一些文本编辑器可能包含大边距（例如 3 厘米）的备忘录模板。
6. 6 服务说明以单行间距书写。 在段落和节之间留一个空行。
   • 不要缩进段落。

第 2 部分（共 3 部分）：准备写备忘录

1. 1 如果你需要通知几个人一些重要的事情（在工作中），然后给他们发一份备忘录。 如果需要记录您传输信息的事实，您甚至可以将其发送给一个人。
   • 但是，在某些情况下，最好只与您想要的人交谈。
   • 此外，有些信息不能以书面形式传送。
2. 2 根据传输的信息，笔记的内容和格式可能会有所不同。 大多数备忘录包含以下信息：
   • 问题的新想法或解决方案。例如，如果您知道如何解决计划加班费用的问题，请将其写在备忘录中并发送给您的老板。
   • 订单。例如，发送备忘录是在您的部门主持的即将召开的会议上分配职责的有效方式。
   • 报告。您还可以发送便条通知同事最近发生的事件，或通知他们有关该项目的新信息，或提交有关研究结果的报告。
3. 3 也许您正在从事许多项目并希望在备忘录中分享它们。 不应该那样做。服务说明包含关于一个特定问题（主题、项目等）的信息。
   • 备忘录应简短、内容丰富且易于阅读。因此，通过只关注一个主题，您可以确保阅读并考虑信息。
4. 4 笔记的内容和风格取决于目标受众，因此请考虑谁会阅读您的笔记。
   • 例如，为您的同事准备的关于计划重要日期的备忘录的风格和为您的老板写的带有进度报告的便笺的风格将大不相同。

第 3 部分（共 3 部分）：撰写备忘录

1. 1 为笔记命名。 这是产权文件的商业信函的常见做法。
   • 例如，在页面顶部，写上“备忘录”或“备忘录”。
   • 您可以将标题放在中间或将其按到页面的左侧。最好查看您之前收到的备忘录并复制其格式。
2. 2 为你的笔记写一个标题。 它应包括以下信息：
   • 收件人：写下您要向其发送便条的人的姓名和职务。
   • OT：写下你的名字和头衔。
   • 日期：写下包括年份在内的确切日期。
   • 主题：简短而准确地描述笔记的内容。
   • 请注意，您可以写“Ref”而不是“Subject”。
3. 3 在便笺的收件人列表中，请务必包括您要将其发送给的所有人员。 将笔记的收件人限制为受其中信息影响的人。
   • 如果其中的问题只涉及少数人，请不要向您部门或公司的每个人发送便条。
   • 如果一次性给公司所有员工发笔记，那么他们就会被笔记轰炸，要么不会仔细阅读，要么根本不会阅读。
4. 4 在笔记的收件人列表中，包括全名和标题。 即使你和你的老板腿短，在商务信函中也最好保持正式的语气。例如，当您去他的办公室时，您可以称他为“Vladimir”，但在您的备忘录中，将他称为“Dmitriev 先生”或“Vladimir Nikolaevich”。
   • 在列出笔记的收件人时请记住这一点 - 包括全名和标题。
5. 5 如果您要向另一家公司的某人发送便条，那么确定与他们联系的正确方式非常重要。 花时间查找有关此人的信息；最有可能的是，这可以在他公司的网站上完成。
   • 例如，如果此人拥有博士学位，请务必将其包括在内。
   • 此外，请务必找到此人的职位并将其包含在您的笔记中。
6. 6 想想你笔记的主题。 它应该简洁明了。
   • 例如，“新客户”是一个相当模糊的话题，如果有人想在几天或几周内找到您的笔记，那么他或她将很难做到。
   • 最好的题目是：《客户拓展报告》。
7. 7 通常，问候不会写在服务备忘录中。 但是，如果您愿意，您可以以“亲爱的德米特里耶夫先生”或“亲爱的同事们”开头。
   • 注释应简短且内容丰富，因此可以省略问候语。
8. 8 写下笔记的介绍部分。 在其中，明确说明撰写和发送备忘录的目的。
   • 例如，“我正在写信给……”。说明的介绍部分应包含对其中所提供信息的简要概述。
9. 9 介绍部分应该很短。 无需在其中提供详细信息和其他详细信息。
   • 制作几个短句（短段）的介绍部分。
10. 10 决定主要信息的呈现方式。 它应包含在 2-4 段中。呈现的风格将取决于信息本身。
    • 例如，您可以按重要性顺序或根据项目分解的流程呈现信息。
11. 11 服务说明必须分成几个部分（段落），以便其读者可以轻松吸收信息；此外，章节将帮助他们识别笔记中的要点。
12. 12 标题每个部分；段落的标题应清楚地表明它所包含的信息。
    • 例如，您可以将即将到来的办公室搬迁说明分为以下部分：新办公室位置、包装设备和文件说明以及搬迁时间表。
13. 13 每个部分的第一句话应该告诉读者这一段是关于什么的。
    • 笔记中的各个段落或部分应侧重于所考虑主题的特定点。
14. 14 要突出重点，请创建一个列表或列表。 这将有助于读者专注于关键点，更快地阅读和吸收信息。
15. 15 备忘录的大小不应超过 1-2 页。
    • 这是标准的备忘录大小，具有单行间距和段落之间的空行。
16. 16 考虑包括一个总结所提供信息的段落。 在大多数情况下，这不是必需的，特别是如果您写了一个简短的笔记。
    • 但是如果呈现的信息非常复杂或者备忘录的大小超过标准，那么最好包括一个总结呈现的信息（即关键点）的小段落。
17. 17 确保包含一个结束段落，即使您认为不需要它。 考虑以下：
    • 备忘录的目标是什么？鼓励读者做点什么？员工必须按时报告吗？如果是这样，请在最后一段中明确说明这一点。
    • 如果不需要采取进一步行动，请写下以下结论：“我很乐意讨论这个问题”或“如果您对此主题有任何问题或意见，我很乐意回答。”
18. 18 如果需要，请将您的姓名或签名放在注释的末尾（但这不是必需的）。 如果是这种情况，请查看您从其他员工那里收到的备忘录。
    • 如果他们在笔记上签名（例如，“真诚的，伊万诺夫 AA），也请这样做。
    • 如果您不想在便条上签名，您可以将姓名首字母写在文件末尾。
19. 19 如果附有表格、图表或报告，请提醒任何附件。 为此，请在文档末尾写上例如“附录：表 1”。
    • 附件必须在注释的正文中提及。
    • 例如，如果您正在撰写即将搬迁到新办公室的文章，您可以这样写：“我们打算在本季度末完成搬迁。详细搬迁时间表见附表一。”
20. 20 在提交笔记之前，请务必检查它。 确保句子在语法上正确，注释中没有拼写或语法错误，并且信息有意义。
    • 在第一次检查后不要发送便条（当然，除非是紧急便条）。把文件放在一边，一个小时后再检查一次。也许您会发现之前遗漏的新错误和不准确之处。
    • 如果笔记包含机密信息，请查看您公司的隐私政策，并找出审查您的笔记并就其是否符合既定规则发表意见的人的姓名。