内容

• 脚步
• 第 1 部分（共 3 部分）：花时间进行排序
• 第 2 部分（共 3 部分）：对文档和文件进行排序
• 第 3 部分（共 3 部分）：创建每月文件
• 提示
• 你需要什么

整理办公文件可能是一项艰巨的任务，尤其是在您拥有大量文件和文档的情况下。但这不一定是一个痛苦的过程。提前规划和做出有关文件系统的决策可以帮助您组织文件以满足您的业务需求，并确保您更有效地搜索重要文档。以下是帮助您开始整理办公文件的几个步骤。

脚步

第 1 部分（共 3 部分）：花时间进行排序

1. 1 留出足够的时间来组织您的文件，这样您就不必多次启动和停止。 在开始之前，请确保您有足够的文件夹和快捷方式来创建新文件。

第 2 部分（共 3 部分）：对文档和文件进行排序

1. 1 将您想要组织的大量文档和文件分成更小、更易于管理的包。
   • 单独检查每个包裹，扔掉或撕碎您可以摆脱的任何文档和文件，以减少文件空间并最大程度地减少混乱。
   • 将您想要保留的文档和文件分成 2 个不同的堆栈：1 个用于需要在未来几个月内处理的文件，1 个用于可以存档且在不久的将来不需要访问的文件。
2. 2 如果您有客户端文件，请按字母顺序存储文件夹。 例如，如果每个文件夹都是一个人的姓名或公司名称，您可以考虑按人的姓氏的字母顺序组织。如果是这样，请确保文件中的每个选项卡都清楚地标有此人的姓氏，后跟他们的名字。按字母顺序存放文件夹，然后在文件柜抽屉上贴上标签，以便您知道哪个抽屉包含哪个字母的姓氏。
3. 3 如果您有业务不同部分的文件，则按类别存储信息。 您可能有一些发票、服务或合同文件，在这种情况下，您需要将它们组织到不同的类别中进行组织。用正确的类别清楚地标记每个文件，并将所有相关文件放入其中。您可能需要创建子类别，因此使用悬挂存储文件夹为子类别指定类别和文件夹。
   • 为需要紧急处理的文件创建一个文件，以便您知道在哪里快速找到重要文件。
   • 将文件放在柜子里，临时文件在前面，压缩文件在后面。这样，您更经常处理的文件将立即可用。

第 3 部分（共 3 部分）：创建每月文件

1. 1 除了使用上述方法外，添加一组以Month（和Year ----）标记的文件夹。 当您没有时间立即完成时，至少将您的文件放在每月文件中，以便您可以按时间顺序处理提交的信息。它还可以确保您在需要某些东西时知道从哪里开始寻找。
   • 每月文件也是存储不适合其他类别的文​​档的好地方。
2. 2 在年底，查看每月文件夹中的剩余内容，您可能会发现一种模式 - 以及系统中缺少的新文件组（类别名称）。 在新的一年为她创建一个文件。
3. 3 装订本月的其余信息。 存储在一个名为 各种各样的 （年 - - ）。

提示

• 整理好办公室文件后，请保持井井有条。与您的文件管理系统保持一致，并将所有内容放在应有的位置。
• 扔掉、回收或撕碎您不需要的文档，以避免在新的文件管理系统中出现混乱。

你需要什么

• 文件柜
• 挂档
• 文件夹
• 标签（标签）
• 标记