作者:
Christy White
创建日期:
10 可能 2021
更新日期:
1 七月 2024
内容
状态报告看似琐事，但撰写报告实际上是与管理层沟通的好机会。无论您从事的项目是什么，都应着重于提供描述项目预算和进度的特定详细信息。首先将最重要的信息放在摘要中。然后继续从结果和挑战方面描述项目的主要细节。保持简短，但内容翔实，管理人员很高兴。
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第2部分（共1部分）：设置报告
关注成本和时间表。 无论您正在进行的项目是什么，管理人员都希望知道预算和进度方面的情况。设置报告以收集有关项目财务状况的信息。此外，对项目是否按时进行发表一些评论。 
对问题诚实。 如果您知道存在项目成本和进度问题，请不要隐藏它们。这只会在以后导致更大的问题。相反，请考虑一下这些问题与进展顺利的事情之间的关系。 - 例如，如果您的项目涉及以1,000美元的价格生产和运送1,000件T恤，那么您可能会担心自己只赚了300美元，但已经花了500美元。
- 您也可以提前两天找到自己，并对此发表评论。
提供解决问题的方法。 状态报告的部分目的是帮助经理确定下一步。您可以通过为您发现的某些问题提供建议的解决方案来提供帮助。设置报告时，请注意您的解决方案与成本和进度之间的关系。 - 例如，如果您的T恤业务超出了预算，却超出了预算，那么您可能会认为这是增加产量和平衡生产的原因。
第2部分（共2部分）：将所有内容放在一起
给报告命名。 用简短的摘要，标题和日期开始您的书面报告。由于状态报告应该简短，因此不必在单独的标题页上。如果您通过电子邮件提交报告，那么只需有一个清晰的主题即可，以便您的经理知道电子邮件的含义。 - 像“ Parker Transport 2017年8月报告”之类的东西就可以了。
- 始终提供数据，以便清楚地报告您要报告的时间段。
- 如果您的公司使用特定的报告格式，请确保也使用这些格式。
从总结开始。 管理人员很忙，需要立即查看最重要的信息。报告开头的几行内容是问题的核心，简要说明了该项目在预算和进度方面的进展情况。 - 尝试确保您的经理在阅读报告的前几分钟内能看到所有信息。
- 例如，您可以立即使用诸如“ Parker Transport目前提前完成”之类的内容直接开始报告。我们花费了预算的50％，生产了30％的产品。我们可以通过加快生产来降低成本。”
- 如果管理人员对一开始看到的内容感到满意，那么他们可能已经足够了解。如果摘要中有任何指示问题的内容，他们可以从那里快速移至报表下方的相关信息。
请提供最相关的详细信息。 列出到目前为止最重要的结果，重点关注里程碑和关键数据。在结果方面而不是活动方面通知您的经理。 - 例如，不要写“我们的生产主管Frank和Sandra做得很好。弗兰克（Frank）总是很早就在那里，桑德拉（Sandra's）总是最后一个离开，以确保我们按时生产所有东西。”
- 相反，要强调关键数据：“由于生产领导者（弗兰克和桑德拉）将生产时间每天增加了两个小时，我们比计划提前了20％。”
整理事实。 在这里，您可以根据经理的风格来定制报告。如果您知道经理的工作方式，则可以相应地调整报告。如果您不确定，请以熟悉的风格关注简短的直接摘要。 - 如果您的经理想了解大事记，则可以将一章命名为“结果”，另一章命名为“挑战”，第三章命名为“解决方案”。
- 对于喜欢按时间顺序查看事物的经理，请尝试“本周进展”一章，然后尝试“后续步骤”。
使用项目符号。 必须以易于阅读的方式为管理人员提供所需的信息。段落太长，无法阅读和掩盖关键信息。但是使用列表很容易浏览报告。 - 如果您的经理或公司明确要求提供完整的书面报告，则您当然必须实现这一愿望。
根据需要添加视觉元素。 一些经理发现添加视觉提示来说明项目的进展情况很有帮助。例如，如果进展顺利，您可以在有关成本的项目符号旁边放一个绿灯，而关于进度的项目符号旁边可以放一个橙色灯（如果您可能会落后一点）。 
在将报告提交给经理之前，请先进行必要的审查和修改。 拼写错误和不予执行的判决永远无效，即使是在简短，相对非正式的状态报告中也是如此。不要仅仅依靠电子拼写和语法检查器。为了使报告简短明了，请考虑可以删除的内容（例如不必要的副词和形容词）。 - 例如，避免使用诸如“由于玛丽和萨姆的出色努力，八月份的销售进展顺利，最好的一个月”之类的短语。
- 您可以更简洁地说出同样的话：“由于玛丽和萨姆的辛勤工作，八月份的销量是迄今为止最好的。”
除非另有说明，否则每月至少报告一次。 您的公司可能会要求您根据特定时间范围（例如每周或每两周一次）提供状态报告。每月至少报告一次通常可以使您的经理了解情况。如果不确定何时应发送状态报告，请与他联系。 - 如果您的经理希望减少获取报告的频率，那么您当然会按照要求执行。
