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• 第2部分（共1部分）：草拟商务信函
• 第2部分（共2部分）：撰写商务信函
• 尖端

开展业务时，您可能必须给客户写信。您可能需要将新事件或特别优惠告知他们，或者您可能需要答复代表您的企业投诉的客户。不管您来信的原因是什么，请始终使用专业的语气。

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第2部分（共1部分）：草拟商务信函

1. 使用专业的信笺纸。 商业信函代表您的公司。因此，它必须看起来与众不同且具有高品质。公司徽标或品牌也必须在上面。
   • 您可以使用Microsoft Word中的版式制作信头纸。确保在信头中使用您现有的徽标或品牌。
2. 打开文字处理程序。 您应该始终在计算机上创建商务信函。
   • 创建一个新文档，并将文档的边距设置为1英寸。
   • 使用衬线字体，例如Times New Roman，Georgia或Ariel。确保使用的字体大小不大于12，但不小于10。由于字体或大小不正确，因此字母不难阅读。
   • 确保使用单个间距。
3. 使用块形状。 阻止形式是商务信函的最常见格式。这也是最容易使用的方法。每个标题都必须靠左边缘，并且每个标题后都必须有一个空格。从上至下，您的商务信函应具有以下标题：
   • 当前日期或您发送信件的日期。日期很重要，因为它可以用于您和收件人的记录。然后，它也可以合法使用。因此，请确保日期正确。
   • 发件人的地址。这是您的地址，格式为标准地址格式。如果您的地址已经在信笺上，则可以跳过此步骤。
   • 收件人的地址。这由您要写信的人的姓名和地址组成。使用先生/夫人是可选的。因此，例如，如果您写信给Nina de Vries，则可以省略Mevrouw部分。
   • 序言。可以是“亲爱的德弗里斯太太”或“亲爱的妮娜·德弗里斯”。如果您不确定谁会读这封信，请使用“尊敬的先生或女士”。您也可以使用“ L.S.”，但只有在不知道谁会读信的情况下，才可以使用。
   • 这封信的正文。我们将在本文的后面部分对此进行重点介绍。
   • 信的结尾，有签名。可以是“ Sincerely”或“ Sincerely”。

第2部分（共2部分）：撰写商务信函

1. 确定谁是您的目标受众。 无论您的目标受众是谁，这封信的语气都应该始终专业。但是您可能必须根据接收者的不同来更改语言或选择单词。如果您正在写信给另一家公司的人力资源部门，那么您的语言应该更加正式。但是，如果您要写给特定的客户，则可以使用更随意或更随意的语言。
   • 确定目标群体还意味着您可以明确目标群体。避免使用读者不理解的术语。例如，客户可能不知道用于公司太空计划的缩写，因此请勿在信函中使用缩写。
   • 写一封好的商务信函的黄金法则是清晰，简洁和礼貌。
2. 在第一句中指明字母的目的。 考虑这封信的目的。是要通知您的客户您的新位置吗？是否要提醒客户未付帐单或未结余额？还是回应客户的投诉？考虑到这一目标，为第一句话创建一个草稿，该草稿将立即使您的读者知道这封信的含义。不要对信的目的含糊。要直截了当。
   • 如果您想表达企业主的意见，请从“我”开始。代表公司或组织写作时，请使用“我们”。
   • 专注于直接声明，例如：“我们希望通过此信通知您”或“我们希望通过此信要求您”。如果您以企业主的身份写信，也可以使用“ I”语句。例如：“由于如此，我正在与您联系”或“我最近听说了……，并且想了解更多有关……的信息”。
   • 例如，如果您（作为企业主）给Nina de Vries写了一封有关上个月未付款帐户的信，您可以从以下内容开始：“我通过这封信与您联系，因为从2015年3月起您的帐户中有未结余额。”
   • 或者，作为公司的雇员，如果您回应客户对公司太空计划的投诉，则可以以“我们收到您对火星的太空计划的投诉”开头。
   • 也许您写信是为了让客户知道他们已经赢得了比赛或培训课程的名额。以这样的句子开头：“我很高兴通知您……”或“我们希望通知您……”。
   • 如果您要传递坏消息，请以诸如“我们很抱歉通知您...”或“经过深思熟虑后，我决定不...”之类的句子开头。
3. 使用主动语音而不是被动语音。 一般而言，我们经常使用被动形式。但是被动形式使您的写作变得无聊和混乱。主动形式在商务信函中更为有效，因为它可以设定更加自信的语气。
   • 被动形式的示例例如：“我可以为您解决哪些具体投诉？”句子的主题，客户（“您”）位于句子的末尾，而不是开头句子的。
   • 主动形式的一个示例是“例如，我该如何解决您的投诉？”这种形式的主动形式的句子使读者更清楚，更容易理解。
   • 使用被动形式可能是在不注意错误或可疑点的情况下传达您的信息的一种好方法。但是只能使用它。通常，主动形式在商务信函中要有效得多。
4. 指出先前的事件或与读者的对话（如果适用）。 您可能已在本月初与Nina de Vries联系，警告她未付帐单。或者，也许一位客户在上个月的一次会议上对太空计划感到沮丧。如果您已经与读者互动，请确认这一点。它使读者想起您以前的联系方式，并使商务信函显得更为紧迫和重要。
   • 使用诸如“从您的未付帐单继续我的信”或“谢谢您三月份的付款”之类的短语。或“在五月会议上听到您对太空计划的立场非常有帮助。”
5. 提出请求或提供帮助。 提出礼貌的要求或以合作关系的形式向他们提供帮助，从而与读者建立积极的语调。
   • 假设您是一位企业主，要求客户付款。使用这样的短语：“如果您能尽快结清未付帐单，我们将不胜感激。”
   • 假设您代表公司写信。使用这样的句子：“我们很乐意在您和我们的人力资源官之间安排一次面对面的会议。”
   • 您也可以回答读者可能遇到的任何问题或疑虑。使用这样的短语：“我很乐意回答您对帐户的任何问题或疑虑。”或者，“您是否希望我们为您提供有关该计划的更多详细信息？”
6. 关闭这封信。 为您自己和读者添加号召性用语。这可以是在特定日期之前付款的请求，也可以是与读者正式约见的注释。
   • 在将来的收件人中添加一个句子。 “我期待着下周的预算会议上与您见面。”或“我期待在您访问总部期间与您进一步讨论。”
   • 请注意要添加到信函中的所有文档。添加一句，例如“在附件中您可以找到未付的发票”或“在附件中您可以找到我们的太空计划的副本”。
   • 以结束句结束这封信。为客户或客户使用“真诚地”。
   • 在致您不认识的人的正式信件中使用“真诚地”。
   • 当写信给您认识或与之共事的人时，请仅使用“最佳问候”或“最佳问候”。
7. 再次阅读这封信。 如果字母中有很多拼写错误，您所有的准确格式和单词都将徒劳！
   • 注意使用被动形式，并尝试将句子更改为主动形式。
   • 请注意所有冗长，不清楚和复杂的句子。在商务信函中，少则通常多，因此，请尽可能缩短句子的长度。

尖端

• 打印字母时，请使用空白的A4。发送信件时，请将其折成三等分并用标准信封发送。