内容

• 脚步
• 第 1 部分（共 2 部分）：商务信函格式
• 第 2 部分（共 2 部分）：如何写商业信函
• 提示

如果您有自己的业务，那么您可能必须给客户写商业信函。目标可以不同：通知新事件或情况，代表公司回应客户投诉。不管写作的原因是什么，始终保持专业的语气和商业风格很重要。

脚步

第 1 部分（共 2 部分）：商务信函格式

1. 1 使用专业的信头纸。 商业信函代表您的公司。在这方面，信函应该有适当的形式。另外，不要忘记使用您的公司徽标或品牌。
   • 您可以使用 Microsoft Word 的现成颜色模板创建信函标题。使用真实的公司徽标或品牌。
2. 2 打开文本编辑器。 所有公司商业信函必须始终在计算机上输入。
   • 创建一个新文档并将边距设置为 2.54 厘米。
   • 使用衬线字体，如 Times New Roman、Georgia 或 Arial。因此，字体大小不应超过 12，但不应小于 10。字体的类型或大小不应对字母的可读性产生负面影响。
   • 使用单行间距。
3. 3 自定义块形状。 块状是商业信函最常见的格式。它也是最容易设置和遵循的。每个项目左对齐并用一个空格分隔。按照从上到下的顺序，商业信函应包括以下项目：
   • 今天的日期或信件寄出的日期。不要忘记包括日期，因为它用于发件人和收件人的会计以及法律目的。给出确切的日期。
   • 寄件人地址。这是标准格式的地址。如果您的地址已经列在信件的标题中，那么您可以跳过这一步。
   • 出站地址。输入信件收件人的姓名和地址。您可以使用地址“Master”或“Mistress”。所以，如果收件人是 Nina Serova，那么你可以同时写“Mrs. Nina Serova”和“Nina Serova”。
   • 问候。你可以写“Dear Mrs. Serova”或“Dear Nina Serova”。如果您不确定谁会阅读这封信，请写上“亲爱的先生们”。还有一个选项“供所有相关方的信息”，但如果收件人未知，则应将其作为最后的手段。
   • 信的主体。这部分将在下一节中更详细地讨论。
   • 最后一部分和签名。写：“真诚地” - 或：“最良好的祝愿。”

第 2 部分（共 2 部分）：如何写商业信函

1. 1 定义您的目标受众。 无论听众如何，信的语气都应始终保持专业，但文字和语言方式的选择取决于信件的收件人。如果这封信是写给另一家公司的人力资源部门，则应使用更正式的语言。在与特定客户交谈时，您可以使用非正式和简单的语言。
   • 它还可以帮助您避免误解。不要使用读者无法理解的术语。例如，客户可能不知道贵公司空间计划所使用的缩写，因此请不要在信中使用它们。
   • 商务写作最重要的规则是文字要清晰、简洁、有礼貌。
2. 2 在第一行说明这封信的目的。 考虑这封信的目的。您想提供一个新的办公地址吗？提醒客户有关债务？回复投诉？当你需要写这封信的第一句话时，请记住这一点。不要使用含糊的措辞，直奔主题。
   • 如果您以公司所有者的身份表达您的意见，请以第一人称写。如果您代表公司或组织发言，请使用第二人称。
   • 使用明确的声明，例如：“我们在此通知您” - 或：“我们在此想了解以下内容。”如果您以公司所有者的身份称呼，请以第一人称写：“我想联系您”，-或：“最近我学到了……，所以我想……”。
   • 例如，您（公司的所有者）想将一个月的债务通知 Nina Serova。像这样开始您的信件：“我想通知您，截至 2015 年 3 月，您的帐户中有一笔债务。”
   • 如果您是一家公司的员工并且正在回应客户对您公司太空计划的投诉，请这样开头：“我们收到了您对我们的火星殖民计划的评论。”
   • 有时您需要告诉读者他赢得了比赛或在教育机构获得了一席之地。像这样开始：“我很高兴通知……”，-或：“我们很高兴通知……”。
   • 如果您需要报告坏消息，请以以下短语开头：“我们很遗憾地通知您……”，或：“经过仔细考虑，决定……”。
3. 3 使用有效的声音。 在正式讲话中，经常使用被动语态，但它会使字母的文本单调或难以理解。有效的声音允许以果断的语气传达信息。
   • 被动语态的一个例子：“可以采取哪些步骤？”在这种情况下，主体“步骤”不是动作的执行者，而是在自己身上体验动作。
   • 有效语音的示例：“我们可以采取哪些步骤？”在这个版本中，使用了主动语态，可以让你清楚明白地传达想法。
   • 有时，被动语态可以让你传达你的信息，而不是过分关注错误或难看的事实。仅在这种情况下使用它。通常，首选有效的声音。
4. 4 链接到以前的事件或与读者的交流。 您之前可能已将债务告知 Nina Serova。读者可以在上次会议上表达他对你的太空计划的不满。如果你已经沟通过，那么提醒一下这个事实。读者将能够回忆起重要的细节，你的信将变得更加重要和紧迫。
   • 使用诸如：“根据...的前一封信”，“感谢您上个月及时付款”，或：“我们很高兴在 5 月的会议上听到您的建设性意见。”
5. 5 提出请求或提供帮助。 用礼貌的请求建立积极的基调或以帮助的形式提供合作。
   • 假设您拥有一家公司并想说服客户偿还债务。使用短语：“我将不胜感激您的帮助和立即付款。”
   • 如果您代表公司写信，请使用以下短语：“我们希望为您安排与我们的人力资源经理的个人会面。”
   • 还提供回答所有可能的问题并消除读者的疑虑。例如：“我们很乐意回答您的任何问题或解决有关付款的任何疑问”，-或：“您想了解有关我们计划的更多详细信息吗？”
6. 6 完成这封信。 使用来自你方或客户方的号召性用语。这可能是要求在指定的时间范围内还清债务或安排与客户会面。
   • 写一份希望未来交流的提案：“期待在下周的预算会议上与您会面”，或者：“我们很乐意在我们办公室见面时与您更详细地讨论所有这些方面。”
   • 说明信件是否附有文件。添加如下短语：“我们将向您发送上个月的发票”，或：“信函中附有太空计划的副本。”
   • 最后使用结束语。客户最好写下：“真诚地”，-或：“最好的祝福”。
   • 在给陌生人的正式信函中使用“问候”一词。
   • 如果您认识某人或与某人合作，请写下：“一切顺利”。
7. 7 修改错误。 如果信中有语法错误，正确的格式和措辞将起不到任何作用！
   • 尝试找出所有被动语态的情况并进行适当的调整。
   • 注意冗长和令人困惑的句子。在商务信函中，适用“越少越好”的规则，因此应丢弃长句。

提示

• 在无横线的 A4 纸上打印这封信。如果邮寄，请将信件折叠三遍并将其放入标准信封中。