内容

• 脚步
• 第 1 部分（共 3 部分）：构建您的活动报告
• 第 2 部分（共 3 部分）：为您的报告寻找合适的材料
• 第 3 部分（共 3 部分）：编写事件报告的最后润色
• 提示
• 你需要什么

也许您需要写一份关于该事件的报告并确定它的成功程度并将结果与​​目标进行比较。这很重要，以便举办活动的人员或公司可以了解他们是否应该改变某些事情。有多种方法可以让您的活动报告更加成功。如果您要举办任何其他活动，这一点很重要！

脚步

第 1 部分（共 3 部分）：构建您的活动报告

1. 1 为特定观众确定演示文稿的风格和格式。 事件报告可以拼接、装订、以 PDF 格式通过电子邮件发送、使用 PowerPoint 演示文稿执行等等。
   • 请务必按部分组织您的事件报告。您应该将事件的结果与您设定的目标进行比较。总结事件的主要结果。
   • 根据每个赞助商和观众的需求和兴趣定制活动报告。考虑赞助商的目标。在某种程度上，赞助商是您的活动报告的主要受众。他们想知道是否值得赞助您的活动。所以不要忘记考虑他们想知道什么以及哪些方面对他们来说真正重要。
   • 还要准备活动报告以满足活动的具体要求和赞助商的独特性。你不应该写一份标准的、典型的报告。值得考虑的是，您的报告也将引起公司管理层和财务经理的注意。
2. 2 组织流程，以便您在整个活动期间记录所需的信息。 不要只依赖你的记忆。
   • 在活动之前、期间和之后记下信息将使您能够创建更详细、因此更有效的报告。它还可以帮助您按时间顺序呈现信息。
   • 确保持续收集数据，必要时为此招聘更多人员（包括潜在实习生）。最重要的是，您不必等到活动结束才能创建报告。
3. 3 将报告简化为关键点。 一些事件报告的问题在于它们只是简单地列出事件的顺序或专注于促销优惠。不要那样做。相反，要清楚地、分析性地强调关键点。
   • 选择事件的一些事件以获得详细的分类。想想哪三个事件做得最好，哪三个最出乎意料。
   • 不要在报告中加入不必要的细节，例如午餐菜单或主要发言人的详细介绍。你应该强调什么才是真正重要的。

第 2 部分（共 3 部分）：为您的报告寻找合适的材料

1. 1 写一个项目总结。 活动报告应包含项目摘要，这是更详细的完整报告的缩写版本。以此简历作为介绍。
   • 您可以创建两份报告 - 一份专为对活动结果感兴趣的人设计的项目摘要，以及一份更详细的完整报告，供想要赞助或组织活动的人使用。
   • 在项目总结中，你应该关注关键点和结果。项目摘要应该很短——一两页。它应该总结事件的关键细节，并包括对数据的简要解释。
2. 2 在您的活动报告中包含说明性材料。 向观众展示反映统计信息的图表要有效得多，而不是用无数的数字和日期让观众感到厌烦。
   • 如果活动涉及新产品，您可以附上它的照片。活动本身的照片将有助于说明活动报告。尝试在您的网站上发布赞助商广告以支持您的报告。同样，这一切都不能等到事件结束。
   • 最好包含网站的样本、复制品和其他示例。报告从赞助商等那里收到优惠券的人数。为观众和赞助商提供现场和非现场媒体报道。
3. 3 记录任何新闻或宣传报道。 您应该根据您设定的目标评估媒体报道的内容。
   • 除了收集数字和广告排名之外，还要关注以赞助商名称和广告为特色的平面广告和文章。
   • 记录电视广告、公告、收视率和新闻提及。
   • 不要忘记关注广播信息、价目表公告、广告和促销的价值、审计报告等等。
4. 4 请务必在报告中提及事件的目的。 将事件的目标与结果相关联是非常重要的，所以不要忘记提及项目的使命和目标是什么。
   • 您还可以包括事件的程序。您还应该提及活动的主要参与者。不要忘记简洁。
   • 花大部分时间列出和讨论活动的主要结果，并将它们与列出的目标进行比较。现实一点，避免掩盖不太成功的方面。
5. 5 在您的活动报告中包含资金信息。 重要的是详细讨论活动的预算以及实际花费（或可能投资）的金额。请务必将潜在成本与实际成本进行比较，并展示哪些进展顺利，哪些需要进一步工作。
   • 您应该承担所有费用，包括营销和促销活动、员工薪酬和赞助费用。制定详细的预算很重要。财务经理和高级管理层希望看到支持结果的事实。
   • 包括净收入计算，例如佣金、赞助和样品。但不要忘记，您将收益与预计收益进行比较。与什么相比？好问题。
6. 6 包括对读者有意义的统计数据。 不要创建只列出让您感觉良好的信息的报告。还应注明参观人数。提供可衡量的数据是个好主意。
   • 其他相关统计数据是总销售额和访客。此类数据可为您的事件报告增加可信度。输入您的访客信息。包括人口统计、访问人数和公共研究（例如购物习惯）。
   • 报告对赞助活动和慈善捐赠做出回应的人数。记录经济影响和员工参与。
7. 7 用质量元素支持数据。 您的报告应包括统计信息，但您还需要人们的投入以提供高质量的反馈。
   • 收集与会者和团队成员的反馈，以便事件成功和失败的数据不仅仅来自报告的作者。这样，您的报告就会显得更加可信。
   • 考虑包括独立研究。新闻报道评估是可以进行独立研究的一个例子。
   • 评估场地和环境。您应该花一些时间从他人的角度评估场地和环境。讨论空间在会议、活动等中的使用情况。

第 3 部分（共 3 部分）：编写事件报告的最后润色

1. 1 按时准备报告。 尝试在事件发生后立即制作和发布报告。不要忘记在您的日历上标记此事件。有些人认为报告应该在事件发生后的一个月内发布，但其他人则认为最好在几天内发布。
   • 每当有截止日期时，您都应该按时提交报告。也许您正在为客户订购的某个机构撰写报告。注意所有要求。
   • 重要的是您的听众会期待深入而及时的报告。所以花点时间把事情做好，但不要拖延这个过程。
2. 2 更正你的报告。 确保您的活动报告写得很好，没有拼写或标点错误。
   • 确保您的报告足够深入。注意一个好的经验法则——“展示，而不是说话”。这意味着提供具体示例来支持报告中概述的更一般的观点是一个好主意。
   • 不要忘记你的听众，确保你写的东西听起来正式和专业。事件报告不是常规文件；它是确定活动是否值得在其上花费资源的重要文件，因此报告听起来应该令人信服。

提示

• 拍摄比您认为需要的更多的照片。在您撰写报告时，您会体会到此建议的用处。
• 在收集来自主办方和活动策划人员的反馈时，您不应该立即进行。即使在活动结束后他们也会留在原地，你应该先问人群中的人；他们将是第一个离开活动的人。另外，如果主持人忙于其他事情，请不要打扰他，您以后会找到他并可以询问任何事情。
• 在收集反馈时，自然地进行对话和提问，然后您的对话者会真诚地说出他对事件的看法。
• 收集比您认为需要的更多的评论。以后你会很高兴的。
• 好的照片可以显示活动中发生的事情以及人们的反应。
• 尝试拍摄整张照片，包括一张照片中的人物和主持人，向读者传达事件的规模。

你需要什么

• 数码相机
• 笔记本