内容

• 脚步
• 方法 1 of 2：按字母顺序排序
• 方法 2 of 2：索引文档
• 提示
• 警告

组织您的打印文档 - 无论是出于工作目的还是出于个人目的 - 可以通过按字母顺序对它们进行排序而轻松完成。这种文件组织方式将使您和任何其他人能够快速找到您需要的信息，并确保文件得到保护。然而，并非一切都那么简单，按字母顺序排序文档有几个微妙之处，我们现在将告诉您。

脚步

方法 1 of 2：按字母顺序排序

1. 1 根据标题按字母顺序组织文档。 为此使用所谓的字母索引。
2. 2 根据文件以哪个字母开头，将文件放在一个或另一个字母文件夹中。 以相同字母开头的文档排序应基于名称的第二个字母。如果第二个字母相同，则为第三个。或者第四个。或第五。此处与此算法没有偏差，也不可能有偏差，但它会给您一百倍的回报 - 这种排序将消除文档中的所有白点。
3. 3 描述您如何对文档进行排序。 您希望有权访问您订购的文件的每个人都知道它们是如何排列的。
4. 4 将文件放在抽屉里或应该有序存放的地方。 在向文档添加新内容时，不要忘记字母表！

方法 2 of 2：索引文档

1. 1 使用带有字母的标签。 索引（换句话说，签署）文档是组织文档的基础。正是在这个阶段，文件将被转移到您目录的适当部分和部分。实际上，节的名称用于描述其内容，然后节的名称也成为文档的名称。使用以下提示按字母顺序排列各部分。
2. 2 专有名称可以按以下顺序编入索引： 姓，然后是名字，然后是父名或中间名。标点符号可以忽略。
   • 如果使用前缀，则将前缀与其前面的名称部分连接起来并放在最前面。不需要标点符号。
   • 连字符可以忽略，连字符前后的部分名称应该放在最前面。
   • 缩写词和单字母词按原样编入索引。首字母被分成不同的部分。
   • 位置和名义后缀列在最后，首先表示位置，然后是后缀。
3. 3 与组织相关的文件可以按照这些企业的名称进行排序。 在这种情况下，组织名称的每个单词都被视为一个单独的元素。会计的顺序与标题中出现的单词顺序相同。
   • 缩写词和单字母词按原样编入索引。在这种情况下，字母应由空格分隔并被视为彼此独立的元素。
   • 在这种情况下标点符号被省略，标点符号前后的单词在第一个元素中表示。
   • 数字和数字以字母格式书写并编入索引，就像它们最初是单词一样。标点符号再次被省略。名称以罗马数字开头的文献比以阿拉伯数字开头的同类文献要早一些，数字从小到大表示。只有这样，您才能放置以单词开头的文档。
   • 所有字符都用文字书写，所有与字符直接相关的数字都应在第一个元素中指定。
4. 4 政府组织的名称首先以特定组织的管辖国家和地区为索引。 组织名称在下一个元素中标出，“管理”、“局”、“代表”等字样在最后标出。
5. 5 如果名称相同，请使用地址编目文件。 使用以下顺序：名称>地区>城市>街道名称>门牌号。

提示

• 始终将您的文件放回原处。
• 编制索引时，首先要遵循标准规则，然后才适用于公司规则。
• 开发一个系统来指示何时以及由谁收到文件。

警告

• 访问文档目录的人越多，就越混乱。