作者:
Christy White
创建日期:
6 可能 2021
更新日期:
1 七月 2024
内容
每个接待访客的公司都需要一名接待员。接待员是在公司或机构柜台接待来访者的人。通常，它是访客应该见到的第一人，而且，第一印象总是非常重要的。接待员必须礼貌地接待访客，并通过电话或电子邮件正确回答。就像是公司的电话卡一样。
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方法1之2：第1部分：具有正确的技能
具有优秀的组织能力。 作为接待员，您是公司的名片--您是客户首先与之交谈的人，并与员工进行了信息和计划的交流。除了接听电话和引荐访客外，您通常还必须与客户打交道，组织各种活动，安排约会等。因为这涉及许多责任，所以作为接待员的组织良好是很重要的，以便您可以可以同时做几件事。如果您不能同时执行多个任务并以正确的顺序完成它们，那么您将不会担任接待员。 - 进行组织的一种好方法是投资可以使用的归档系统。重要的是要知道老板，同事和客户可能需要哪些文件和信息。将所有这些信息保存在计算机台式机或纸上的不同文件夹中。以最适合您的方式组织系统-如果您需要霓虹灯便签纸，那也很好。
- 井井有条也意味着您可以激励自己-您不需要任何人告诉您如何做某事，也无需保持正确的步伐。如果您组织得井井有条，那么您将确切地知道一天中必须完成哪些任务，以及哪些事情具有优先级。
- 确保您手头有（很多）电话号码，例如同事，承包商，销售人员，紧急服务人员等的电话号码。您将在特定时间全部使用它们。将电话号码存储在特殊的计算机程序或Rolodex中。
确保您有一点技术知识。 接待员必须处理的最重要的技术是电话-以及所有与之相关的按钮和线路。计算机技能也是必不可少的-大多数接待员都需要知道如何发送电子邮件并善于使用文字处理器。如果您知道如何创建电子表格和使用特定于您所工作的公司的程序，这也将很有帮助。 - 请记住，您很可能还需要能够处理复印机，扫描仪和打印机（并解决同事在使用这些设备时遇到的问题）。如果您知道使用哪种设备，请深入阅读手册，以解决最常见的问题。
值得信赖。 预计接待员将一直在他/她的办公桌前-如果没人接电话或等待时间很长，公司就会取一个不好的名字。将值得信赖放在首位-如果老板知道他可以依靠您，并且您始终在这里为您提供帮助，那么您就必不可少。 
做个好听众。 成为接待员的重要组成部分是在电话上，客户在办公桌旁提问或将信息传递给您时，在电话上倾听其他人的声音。如果您是一位优秀的倾听者，则可以提高工作效率-如果您立即了解某人的要求，则可以更轻松地解决问题，并且可以更好地将客户推荐给可以帮助他们的部门。 
做所有事情的笔记。 当老板要求您做某事时，记下详细信息。客户打电话时，请务必写下他们的信息（姓名，联系方式，所需信息等）。笔记可帮助您保持井井有条，并提醒您一天中发生的所有小事。将笔记记录在笔记本或笔记本上，并始终随身携带。您会惊讶它的实用性，特别是如果您想知道五个小时前打来电话的那个人想要什么。 - 确保您详细写出邮件并阅读所写内容。写下消息时，请重复消息和/或联系方式，以确保您具有正确的信息。
用标准的问候语礼貌地接听电话，例如：“早上好，您正在与____（您的名字）在____（公司名称）讲话，我该如何帮助您？请确保在一两声铃响后接听电话，不允许将人员搁置一分钟以上（这比您想象的要长）。 - 仔细倾听被叫人所要求的人的名字。如果要确定，请重复。询问呼叫者是否可以拼写该名称，如果很难理解。
- 用标准短语，例如“等一下，我会带你去史密斯先生”，巧妙地转移对话内容。或者，如果该人正在对话中：“史密斯先生当前正在对话中。您要等待还是我要传递消息？”。礼貌地感谢呼叫者并转接呼叫。
与其他访客一样，向包裹运送人致以同样的敬业精神和礼貌。 您可能需要签署交货单。确保您的签名清晰可辨。送货人员可能需要指示将包装放在何处。确保就此类事宜与合适的员工联系。 
有效而礼貌地接待来此业务的客户。 在访客告诉您他们是谁以及他们正在寻找谁之后，您可以与该人联系并告诉他们谁在那里。您可以使用的标准句子是：“ XYZ b.v.的Smit先生，Jansen夫人在这里是2点钟的约会”。始终尝试提供名字和姓氏以及他们代表的公司。询问他/她是否有约会很有用。然后，史密斯先生将进一步指示客户在哪里等待以及需要多长时间。然后，您可以告诉访客：“史密斯先生将在一分钟内到那里”。或者：“史密特先生说他正在开会，将在5分钟内到那里。请坐下。”
方法2之2：第2部分：具有代表性
有积极的态度。 如上所述，接待员是公司的名片-客户首先看到您，并回答无法来办公室的人的问题。没有人愿意被一张发酸或脾气暴躁的面孔打招呼。始终保持笑容和开朗的个性。对困难的客户要耐心，即使他们不安。 - 即使您有一个非常困难的客户，也要不断提醒自己，您拥有坚强而快乐的个性。告诉自己，他们正在带给您无尽的挫败感，但要知道，只要您尽自己最大的努力去适应他们，那您就不会是做错事的人。保持冷静比爆炸更好。
准备好问候。 以友好的方式打招呼总是很重要的。即使您必须先完成某些工作，然后才能帮助客户，向他们打招呼也很重要，这样他们才能知道他们已被看到并会得到帮助。 - 例如，您可以打招呼：“早上好！如果您坐下，我会和您在一起！”。
要有礼貌。 尊重。对待每个人，就好像他们是今天走进办公室的最重要人物。这是您的工作-没有人关心您今天早晨在堵车中花费了几个小时，还是只是在新皮鞋上倒了咖啡。让个人烦恼在家。使客户感到舒适并喜欢与您交谈。 
着装代表。 您代表一家公司，因此您必须看上去整洁。投资符合公司文化的服装。如果您是特定业务类型（例如服装品牌）的接待员，那么最好穿该品牌的衣服。除非您在时尚或其他因素很重要的地方工作，否则请倾向于保守的一面。 - 检查您的公司是否有关于服装的特定规定。您的公司可能会穿正式的工作服，但永远不会记住您 至 着装要正式（不宜穿运动衫）。
- 总是看起来整洁。
尖端
- 将个人物品与工作分开。这也意味着您在工作中不会处理个人对话和电子邮件。 IT部门可以监视您的计算机活动。
- 对经理人很好，看看无事可做时是否可以帮助他们。
- 记住谁支付您的薪水，并始终尊重他们。
- 寻找一个可以在您需要去洗手间，外出吃午餐，度假等时随时注意桌子或电话的人。这样，当您回来时就不会有生气的人在等您。
- 询问同事您是否可以提供任何帮助。通过帮助可以比通过抱怨更好地帮助朋友。
- 处理邮件通常也是您工作的一部分。在您的第一天，立即找出需要去的地方，谁将交付它以及何时交付。
- 始终乐于学习新任务。多功能性可以带给您很多好处。
- 一式两份写消息，然后将副本发送给要发送消息的人。或使用日记，这使查找起来更容易，尤其是在您寻找姓名或电话号码的情况下。
警示语
- 永远不要说“我不会。”然后，您将很快失去工作。
- 不要假装你很好。人们可以看到它。表现出真正的兴趣，礼貌和尊重。如果您不能这样做，那么您就不应成为接待员。您记下了公司的声誉。然后，宁可找一份不必公开露面的办公室工作。
- 请勿与客户或来电者争论。将他/她推荐给上级。
