内容

• 脚步
• 忠告
• 你需要什么

组织Office文件不是一项简单的任务，尤其是在组织大量文件和文档时。但是，您可以通过预先计划并确定归档系统来克服此挑战。这可以帮助您组织业务资料，并确保您更快地找到重要文档。您可以查看以下有关如何组织办公室记录以开始执行任务的文章。

脚步

第1部分，共3部分：正确安排时间

1. 

   预留一定的时间来组织您的应用程序，以避免在中间产生干扰。 开始之前，请准备好纸板和贴纸以创建新的配置文件。广告

第3部分（共2部分）：组织文件和记录

1. 

   
   
   将成堆的文档和文件分成较小的，更易于管理的块。
   • 流程一次堆叠一堆，清理或销毁不必要的纸张以减少数量并限制冗余。
   • 将其余的文档和文件分为两个单独的部分，一个用于未来几个月需要处理的文件，另一个用于不需要紧急处理的档案文件。

2. 

   
   
   如果您有客户端配置文件，则按字母顺序组织文件夹。 例如，如果每个活页夹都是一个人或公司的名称，则可以按该人的姓名对记录进行排序。在这种情况下，您应该在每张个人资料卡上贴上客户全名的标签。按字母顺序整理封面，然后在档案抽屉上贴标签，以查看哪个抽屉的名称以某个字母开头。

3. 

   
   
   如果记录涉及业务的许多部分，则按类别排序。 有些记录与发票，保修或合同有关，您需要将它们划分为不同的类别。在每个记录上加上标签，并将所有相关文档放在记录上。您可能需要创建一个辅助配置文件，因此请使用悬挂式封面标记每个类别，然后使用辅助配置文件封面。
   • 创建紧急文档包，以便您可以快速找到重要论文。
   • 将临时文件放在抽屉的前面，将档案文件放在抽屉的后面，以便您可以轻松访问需要处理的文件。
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第3部分（共3部分）：按月对记录进行排序

1. 

   除了使用上述方法外，您还可以按月份（和年份）组织活页夹。 如果您没有时间立即进行整理，则可以将论文放入月度记录中以进行日期处理。此步骤还可以帮助您更快地确定将文档存储在何处。
   • 月度记录也适用于存储其他类型的文档。

2. 

   在年底，检查每月记录中剩余的纸张，您可以找到新模板，以及系统中缺少新记录组（类别名称）。 在新的一年中为这些论文创建个人资料。

3. 

   按月剪裁剩余的文件。 保留在“混合”组下（年份）。广告

忠告

• 整理好记录后，您需要在办公室保持秩序。修复记录保存系统，并将文件退回原位。
• 扔掉，回收或销毁不必要的文件，以避免篡改新的记录保存系统。

你需要什么

• 文件柜
• 吊盖
• 精装
• 贴纸
• 标记物