作者:
Monica Porter
创建日期:
13 行进 2021
更新日期:
1 七月 2024
内容
业务报告是当今交流业务运营的最有效手段之一。尽管有广泛的目标，但通常在企业或个人需要做出重要决策时使用它们。要编写有效的业务报告，您首先需要了解它们是什么以及如何使用它们。
脚步
第1部分，共2部分：确定要编写的报告的类型
提出想法。 这是类型 解释性报告/建议。这些报告可用于向公司的主要管理层或决策者提出建议，通常由两部分组成：摘要和内容。摘要突出了您的建议。内容（正文）部分进一步分析了收益，成本，风险等。来吧。
- 假设您要为部门提供3D打印机。为了说服您的经理批准购买此设备，您需要撰写说明/推荐报告以正式向管理层请愿。
描述与特定机会相关的风险。调查报告 帮助确定与某项操作相关的风险程度。这种类型的报告在协助公司预测可能的后果方面非常有用。它包括引言，调查内容和结论。引言突出了正在考虑的问题。调查内容用于讨论调查的事实和结果。结论用于总结问题。- 假设制药公司X希望与制药公司Y合作，但仍然有顾虑。 X公司不想与存在当前或过去财务问题的公司合作。该公司将进行调查，并使用调查报告深入讨论Y公司及其董事的财务信息。
提供有关遵守特定监管机构的信息。 这是 合规报告，用于帮助公司证明其责任。它表明在监管机构（市，省，政府等）面前遵守法律/法规以及合理的公司支出。该报告包括引言，报告的内容和结论。简介通常包含报告中主要内容的概述。内容部分代表数据，事件等。执行机构需要知道。结论用于总结。- 例如，雀巢公司需要向董事会展示其多年来遵循东道国政策和法律准则的情况。因此，他们使用年度合规报告来透明显示其当年的活动。
介绍拟议的想法或项目的可行性。 用来确定一个想法是否可行的探索报告被称为 可能的报告。该报告应分为两部分：摘要和内容。内容显示了收益，可能出现的问题，涉及的成本等。提出的想法。公司可以使用可行性报告来探索类似于以下内容的问题：- 这个项目可以在预算范围内完成吗？
- 这个项目会盈利吗？
- 这个项目可以在规定的时间内完成吗？
介绍调查研究结果。调查研究报告 提出有关一个或多个问题的研究。它通常是对特定主题的深入研究，并且应包括以下部分：摘要，简介，研究方法，获得的结果，结论和建议。相关研究也应包括在本报告中。- 例如，公司可能会在公司范围内进行有关是否在员工大厅内禁止吸烟的研究。运营商将准备一份调查研究报告。
通过持续监控帮助您的公司改善其政策，产品或业务流程。 以固定的时间间隔（例如周，月，季度等）制定， 定期报告 绩效，损益或任何其他标准可以在给定时间段内进行详细审查。- 例如，药品销售代表每个月可能会创建一个表格，汇总其销售电话的数量。
报告具体情况。 与固定时间段相反，需要特定情况 报告情况。这里的情况既可以是从研讨会获得的信息那么简单，也可以是报告自然灾害的响应之类的复杂信息。该报告包括以下部分：简介，内容和结论。使用介绍来识别事件，并浏览报告内容中涉及的内容。结论用于说明在这种情况下所需的承诺或采取的行动。- 例如，在一场大风暴过后，管理机构将需要情况报告。
提出问题或情况的解决方案。比较报告 考虑给定情况的几种可能的解决方案。根据结果，作者将提出具体的行动方案。它通常由三个部分组成：简介，内容和结论。引言概述了报告的目的。中间部分描述了情况或问题以及可能的解决方案/选项。结论揭示了最佳解决方案或替代方案。
- 考虑到汽车制造商ABC希望在亚洲开设工厂。根据公司的需求，该报告可以将选择范围缩小到三个国家。然后得出结论，这是这三个国家中最好的工厂。
第2部分（共2部分）：编写业务报告
定义您的报告目标和格式。 问问自己您想通过报告实现什么。根据您的目标，从上面列出的列表中选择适当的报告类型。
- 无论答案如何，您都需要确保目标简短。如果目标不明确，该报告只会使读者感到困惑，并可能损害其信誉。
- 例如，如果您想为部门获得更大的广告预算。然后，报告应侧重于当前预算以及如何有效使用较大的预算。
确定受众。 读者可以包括局外人（不在公司工作的人）或内部人员。考虑他们现有的知识或对目标主题的熟悉程度，并考虑他们将如何使用报告中提供的信息。
- 请记住，无论您的听众是谁，没有比您可以带给公司或客户的资金更令人信服的结论。
- 假设您要在部门中运行一个工作共享程序，并定义此处的听众是首席人力资源官，首席执行官和总经理。考虑他们对该计划的现有兴趣水平。答案将影响报告的基调。如果公司从未考虑过这样的计划，则此报告将具有战略意义且内容丰富。在相反的情况下，该报告应少提供信息，而应更具说服力。
确定学习什么。 最难的部分不在写作部分，而在于得出结论并收集支持该结论所需的数据。它需要很多技能，包括数据收集和市场分析。您以及随后的管理层需要了解什么，以便对给出的主题做出明智的决定？
为报告获取正确的数据。 对数据进行充分的研究很重要。否则，报告可能缺乏可信度。数据收集本身取决于您编写的报告类型。确保所选数据参数简明且与报告要点一致。
- 数据可以是内部信息，这意味着您可以快速收集数据。例如，您只需一个电话就可以从销售部门获取销售数据。换句话说，您可以获取数据并将其快速放入报表中。
- 外部数据也可以在内部存储。如果某些部门已经收集了客户分析数据，请向他们询问。您无需自己进行调查。尽管在不同的业务类型中不一致，但是业务记者通常不需要进行直接调查。
- 假设您正在编写说明/提案报告。然后，您必须研究建议所带来的所有好处，并将这些研究纳入报告中。
组织和编写报告。 如何选择布局并编写报告取决于您的目标。例如，合规报告的布局将与可行性报告的布局不同。一旦知道如何组织报告，就可以从内容开始。
- 将相关数据分解为单独的部分。业务报告不能与大量的数据和信息搞混。将数据分为几部分是成功业务报告的关键。例如，您可以将销售数据与客户分析数据分开，并为其设置单独的标题。
- 将报告安排在相关标题下，可以作为独立研究快速浮出水面，但同时也支持报告的基本目的。
- 由于某些部分可能取决于分析或其他部分的输入，因此通常有可能在等待分析结果的同时分别处理每个部分。
用具体建议得出结论。 通过仔细检查报告中提供的数据，得出的结论应该是清楚的，并且应该是合理的结果。如果合适，请根据这些结论明确提出最佳行动方案。
- 每个目标都应包含具体且可衡量的行动。写下完成新计划所需的工作说明，时间表或费用方面的任何更改。每个声明都应提出直接的新方法-有助于实现报告中概述的目标/解决方案的方法。
编写项目摘要。 项目摘要应该是报告的首页，但也应该是您编写的最后一本书。本摘要介绍了研究结果和结论，并简要概述了如果读者选择继续阅读完整的报告将要介绍的内容。就像电影预告片或学术文章的摘要一样。
- 执行摘要之所以如此命名，是因为这几乎是忙碌的董事会成员唯一会读的内容。在此显示对老板重要的所有内容，最多200-300个字。如果他们想了解更多，可以更仔细地检查其余部分。
如果需要，请使用信息图来表示要使用的数据。 在某些情况下，通过图表或图形显示定量数据可能会有所帮助。在演示文稿中使用颜色，因为它们会引起更多关注并有助于区分信息。尽可能使用项目符号，数字或框架数据使它们更易于阅读。这样，您可以将数据与报告的其余部分分开，并显示其含义。
- 总体而言，视觉效果是一个重要因素，由于文本和图形本身可能会相对僵化，因此使业务报告变得更加有趣。但不要走得太远，仅在适当和必要时使用。
- 充满文本且不包含表格或图形的页面可能很累。请在此处框住内容。该信息框还可以有效地总结您的演示文稿。
根据需要引用来源。 根据正在进行的研究类型，您可能需要解释信息来源。业务报告中文档页面或参考源的目的是提供信息源，以便其他人可以了解更多信息或在需要时查找数据。
- 根据您的行业，使用正确的格式来报告引用。
再次阅读两次。 拼写或语法错误会使读者感到您没有在报告中投入足够的精力，并质疑研究结果的可靠性。另外，请务必以简洁明了的方式呈现信息。
- 例如，不要过分花哨的单词或使用很长的句子。
- 避免使用语。
- 如果报告和读者都与特定行业密切相关，则可以使用技术术语或术语。但是要小心，不要过度使用它们。
- 通常，业务报告是以被动形式编写的，并且是少数情况下被动性更好的情况之一。
- 在重新阅读作品时，您常常会在写作之初就感到熟悉，从而会错过一些错误。考虑让房间里的其他人也想报告成功，然后通读。对收到的反馈意见持开放态度。如果同事指出错误而不是上司指出，那会更好。查看每个评论并重写报告。
创建一个目录。 尽可能格式化业务报告的格式，创建目录以便于后续和快速阅读。包括所有重要部分，尤其是治理摘要和结论。
掩盖您的业务报告。 完成一份良好，详尽的调查报告的最佳方法是适当地覆盖它。您可以使用活页夹，袖口或优质纸。最重要的是，业务报告应醒目，易于查看，足以引起读者的兴趣。
- 这也适用于报告中包含的所有表格和图形。
