内容

• 脚步
• 方法 1 of 2：商业信函标题
• 方法 2 of 2：个人信函标题
• 提示
• 你需要什么

虽然电子邮件礼仪不那么严格，但写信应该遵循语法和礼仪规则。商业或个人信件应以标头开头，指明收件人、收件人和日期。

脚步

方法 1 of 2：商业信函标题

1. 1 打开文字处理器文档。 您可以使用 Google Drive 上的开源处理器或打字机中的一张白纸；但是，正式的商业信函必须始终用手写、打字和签名。
2. 2 尽可能使用信头纸。 信头至少包含此人的姓名、公司名称、公司地址、电话号码，通常还有公司徽标。该信息取代了信件正文中的发件人地址。
3. 3 如果您没有信头，请以您的地址开始信件。 只需将您的街道地址、城市、州和邮政编码放在页面右上角的前两行。您不需要包括您的姓名或头衔，因为它会列在信函底部的末尾。
   • 如果您的电子邮件涉及使用这些方法之一与您联系，您还可以添加电子邮件地址或电话号码。
4. 4 输入日期。 输入月、日和年，例如，采用“May 4, 2014”格式。您可以在地址的右侧或左侧写下两行日期。
   • 日期写在哪一边有很多变化，所以找一个你公司的信件例子作为例子。
   • 英国的日期可以按以下顺序书写：日、月和年。例如，“2014 年 5 月 4 日”。
5. 5 在页面左侧日期下方两行打印收件人地址。 它也称为“外发地址”，必须包含职位名称、美国或英国邮政地址。如果适用，请确保在此人姓名和地址之间的线上包括您的公司名称。
   • 不要在地址、日期、问候语或段落之前缩进。商务信函中的段落以空格分隔，并从左侧的同一级别开始。
   • 如果您要写信给另一个国家，请在最后一行用大写字母写下该国家/地区。
   • 如果日期在左侧，则外发地址应在日期下方约 2.5 厘米（1 英寸）处，如果在右侧，则应在日期下方一行。
6. 6 按两次 Enter 键。 然后以“亲爱的”、此人的头衔和姓名开始问候。例如，“亲爱的雷丁先生”或“亲爱的雷丁总统”。在问候后放置一个冒号。
7. 7 继续写信的主体。 以正式地址、签名以及您的姓名和职务结束。

方法 2 of 2：个人信函标题

1. 1 选择字母组合或个性化的刻字纸。 与商业信函标题不同，许多个人信函是手写在信纸上，在纸的顶部写有此人的姓名首字母或全名。
2. 2 在右上角写下你的地址，只有当你写信的人不知道你的地址时。 信封可以扔掉，而让发件人的地址是鼓励写回复的最佳方式。如果您与收件人保持友好关系，请前往日期。
   • 发件人的地址必须包含两行，街道和城市名称、州和邮政编码。不需要名字。
3. 3 在左侧或右侧地址下方的两行中写下撰写和发送信件的日期。 使用的格式是日、月和年。例如，“2014 年 9 月 15 日”。
   • 个人信件应在写完后立即发送，以快速传递紧急信息。
4. 4 不要在非官方信件中写下收件人的地址。 如果您正在撰写正式的投诉或正式向组织发表声明的信函，您必须使用商务礼仪。
5. 5 以“亲爱的。” 地址的正式程度取决于您对写信对象的了解程度。在问候之后总是使用冒号。
   • 您可以使用“Dear Mr. James”、“Dear Larry James”或“Dear Larry”。
   • 用信件正文、结尾、签名和附件的段落继续这封信。

提示

• 在签署和发送信件之前，请务必检查和编辑信件的内容并检查是否存在语法错误。

你需要什么

• 文字处理器/打字机
• 邮资纸
• 信笺抬头
• 钢笔