内容

• 脚步
• 方法 1 of 9：制定议程
• 方法 2（共 9 个）：发送邀请
• 方法 3（共 9 个）：准备会议地点
• 方法 4 of 9：为会议提供必要的工具
• 方法 5 of 9：准备问卷或问卷
• 方法 6 of 9：发送会议提醒
• 方法 7 of 9：按时开始会议
• 方法 8 of 9：坚持会议主题
• 方法 9 of 9：回答尽可能多的问题

任何调解或组织会议的人都将从这些技巧中受益。组织者的职责包括邀请参与者并为他们提供尽可能高效工作所需的一切。主持人还负责会议本身的进程。他应该确保最大程度地专注于会议的主题，防止参与者私下讨论会议规则。该材料将有助于会议的组织和运行，从而使其取得成功。

脚步

方法 1 of 9：制定议程

1. 1 指定会议的开始和结束时间，以及讨论每个问题的时间限制。 与会者将以此作为对您的礼貌。
2. 2 询问您组织中的人员或召集会议的人员需要在议程中包括哪些主题，并要求对每个问题进行简短描述。

方法 2（共 9 个）：发送邀请

1. 1 发送邀请的最佳方式是通过电子邮件，尤其是当您的员工拥有将电子邮件功能与日历和提醒相结合的程序时。
2. 2 指定预订座位的截止日期。 这将允许您准备所需数量的资源，这样您就不会因为准备丢失的材料而中断会议。

方法 3（共 9 个）：准备会议地点

1. 1 为了顺利召开会议，您需要妥善准备房间。 在租用经常用于会议的空间（例如，在酒店房间或专门服务中）时，您可以依靠当地工作人员知识渊博并熟悉准备空间的细微差别。
   • 讲座布置 - 椅子的排列方式使讲师处于注意力的中心。如果主要目的是传达某些信息，则这种放置特别有效。
   • 戏剧布置 - 主席团安装在房间的前面（演讲者和专家坐在的桌子）。其他参加者的椅子的布置就像一个演讲厅。
   • 学校布局 - 桌子放在一排椅子前面，以便与会者在发言时做笔记。重点是说话人。
   • 圆桌。如果参与者要作为单独的团队并激发小组或个人参与者之间的思想交流，请选择这种安排。
   • 摆一张U型桌。这是一种会议室风格，让参与者可以看到彼此并根据需要进行互动。
   • 如果您计划召开涉及与观众交流的公开会议，请将椅子围成一圈，演讲者位于中心。

方法 4 of 9：为会议提供必要的工具

1. 1 完整的会议准备工作包括一套钢笔、笔记本、工作辅助工具、讲义以及您在会议期间可能需要的任何其他物品。
2. 2 为问题留出空间。 这可以是一张海报或黑板，参与者可以在上面写下他们的问题或使用不干胶贴纸贴在上面。会议参加者会知道，在某个时间他们会收到他们的问题的答案，会议将进行得更加顺利。
3. 3 为长时间的会议参与者准备饮料和小吃。 对于简短的会议，每张桌子上放一瓶水和一碗糖果就足够了。

方法 5 of 9：准备问卷或问卷

1. 1 会议参与者可以在会后立即评估其质量，或者填写一份问卷并在 1-2 天内通过电子邮件发送。
2. 2 评估表和问卷可让您确定与会者对会议的看法。

方法 6 of 9：发送会议提醒

1. 1 提醒将在参与者注册的最后一天或之前的 1-2 天发送。
2. 2 要求报告是否有人改变了计划并被迫退出参与。

方法 7 of 9：按时开始会议

1. 1 会议迟到者可以“赶上”，但让其他人等待被认为是不礼貌的。
2. 2 在会议开始时，发布组织公告，包括休息和午餐时间、厕所位置以及会议参与者可以在哪里以及如何提问。

方法 8 of 9：坚持会议主题

1. 1 会议组织者应引导与会者了解会议主题。 允许您出去讨论相关主题可能会扰乱您的工作日程。
2. 2 遵守指定的休息时间和午餐时间。

方法 9 of 9：回答尽可能多的问题

1. 1 收集会议参与者的问题。 留出足够的时间做出回应，以满足尽可能多的人的兴趣。
2. 2 会议结束后，请保持在触手可及的范围内，以便那些不好意思在其他人面前发言的与会者或有需要面对面讨论的具体问题的与会者与您联系。
3. 3 提醒参会人员完成问卷或核对表，感谢参会人员参加会议。