编写标准的操作程序

视频: 【编程入门】自学编程五大绝招! 让你从0基础秒变大师 - Learn coding for beginner | WenXuanDecode 文轩解码

内容

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第1部分，共3部分：设置您的SOP
第2部分，共3部分：编写SOP
第3部分，共3部分：确保成功和精准
尖端

标准操作程序（SOP）包含有关如何逐步执行任务的信息。现有的SOP仅需要修改和更新，但是您也可能会遇到必须完全设置一个SOP的情况。

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第1部分，共3部分：设置您的SOP

选择格式。 编写SOP没有正确和错误的方法。但是您的公司可能已经有许多SOP，您可以通过查看这些SOP来了解所需的设置。以现有的SOP（如有）为例。如果没有，则有几种选择：
- 通过简单的步骤进行设置。 这对于常规程序非常有用，因为这些程序简短，几乎不可能产生结果并且相当具体。实际上，除了必要的文档和安全预防措施之外，它无非是列出要点，以简单的句子告诉读者该怎么做。
- 带有分层步骤的设置。这适用于较长的过程-十多个步骤，需要做出决定，明确说明并解释术语。这通常是按特定顺序列出的主要步骤及其子步骤的列表。
- 带有流程图的设置。 如果某个过程更像一张地图，并且具有许多不同的可能结果，那么流程图是最佳解决方案。如果无法正确预测结果，则应选择此设置。
想想你的听众。 编写SOP之前，需要考虑三个重要事项：
- 您的听众已经知道什么？ 您的公众是否熟悉该组织及其程序？他们知道术语吗？您使用的语言应与读者的知识和贡献相匹配。
- 观众的语言能力。如果有人读过您的SOP“”，可能会不会说您的语言吗？如果是这样，最好将带有标题和图表的图像包括在内。
- 您的受众群体的规模。 如果您的SOP被许多人（不同角色）同时阅读，则您必须将文档设置为剧本中的对话：用户1做某事，然后用户2做某事，依此类推。这样，每个用户都可以看到他或她在平稳运行的机器中的状态如何。
考虑“您的”知识。 底线是：您是将这个写下来的合适人选吗？你知道这是什么意思吗？怎么会出错？应该如何安全？如果没有，您最好将工作移交给其他人。 SOP编写不当-或更糟糕的是，编写不当-不仅会导致生产力下降和组织失败，而且还可能是不安全的，并且会影响从团队到环境的一切。简而言之，这不是您要承担的风险。
- 如果您觉得必须完成一个项目，请不要害怕每天向处理此程序的人寻求帮助。进行访谈是SOP创建过程的常见部分。
选择短期还是长期SOP。 如果您正在为熟悉协议，术语等的一群人编写或更新SOP，并且只想使用简短明了的SOP（例如清单），则可以使其简短。
- 除了一般目标和其他相关信息（日期，作者，ID号等）之外，它仅包含步骤列表。如果不需要进一步的细节或说明，就足够了。
牢记SOP的目的。 显然，您要处理的过程在组织中一再重复。但是，此SOP如此有价值有什么特殊原因吗？应该强调安全性吗？合规措施？它用于训练还是每天使用？以下是为什么您的SOP是团队成功所必需的几个原因：
- 确保符合合规标准
- 最大限度地提高生产要求
- 确保该程序不会对环境造成不利影响
- 为了确保安全
- 确保一切按计划进行
- 避免制造缺陷
- 用作培训文件
  - 知道您的SOP中要强调的内容将使围绕这些要点构造文档变得更加容易。更容易看出您的SOP的重要性。

第2部分，共3部分：编写SOP

描述必要的材料。 通常，“除了”程序本身外，技术标准操作程序还包括四个要素：
- 封面。其中包括1）程序标题，2）SOP的标识号，3）发行或修改的日期，4）SOP所涉及的公司，部门或部门的名称以及5）签名那些准备并批准了SOP的人。您可以根据需要设置此页面，只要该信息清晰即可。
- 指数。仅当您的SOP长时才需要这样做，以便您可以轻松查找它。这里需要一个简单的标准设置。
- 质量与质量控制。如果无法检查某个程序，那就不好了。确保您具有必要的材料和详细信息，以便读者可以验证是否已达到所需的结果。这可以采用其他文件的形式，例如评估示例。
- 参考。确保您具有所有引用或引用的参考书的列表。当引用其他SOP时，请确保附录中包含必要的信息。
  - 可能是您的组织使用了除这些协议以外的其他协议。如果您可以引用已经存在的SOP，请放弃此结构并坚持使用已经存在的SOP。
在过程本身中，请确保遵守以下规定：
- 范围和适用性。换句话说，描述过程的目的，过程的边界，以及过程的使用方式。添加标准，法规，角色和职责以及输入和输出。
- 方法和程序。 这是骨头上的肉-列出所有步骤，包括必要的细节和所有必要的设备。包括后续程序和决策因素。确定“假设...”要点以及任何潜在的违规或安全隐患。
- 术语澄清。识别不常见的缩写词和短语。
- 健康与安全警告。在单独的章节中列出这些内容，并在与它们相关的步骤旁边列出它们。 不要轻视这些东西.
- 设备和用品。 列出需要什么以及何时何地可以找到哪些设备或设备标准。
- 警告和问题。因此，问题部门。谈论任何可能出问题的地方，需要注意的地方以及最终的完美产品可能存在的问题。
  - 为每个主题分配自己的章节（通常为数字），以防止您的SOP变得过于语言化和混乱，并使内容易于访问。
  - 这不是一个详尽的清单。这只是程序性冰山的一角。您的组织可以指出需要注意的其他方面。
保持您的作品简洁明了，易于阅读。 可能是，您的听众不是为了娱乐而阅读它们。保持简短和甜美-否则您会失去注意力，否则他们会发现文档难以阅读且难以理解。句子要尽量简短。
- 这是一个坏的例子：使用前，请确保清除进风口中的所有灰尘。
- 这是一个好的例子 ”：使用前，将进气口上的所有灰尘吸干净。
- 通常，不要谈论“你”。它说明了一切。主动讲话，并从句开始您的句子。
如有必要，就参与过程的员工进行面试，以了解他们的工作方式。 您想要做的最后一件事是编写一个没有意义的SOP。您会危及团队的安全性，效力和时间，并且没有考虑到已经在使用的程序-同事不会感谢您。如有必要，请提问！这必须做对！
- 如果不清楚，请其他人承担所有角色和责任。一个团队成员可能不遵守SOP，而另一个只能参与某些行动。
使用图表和流程图将大块文本分解成碎片。 如果您要处理特别棘手的一两个步骤，则可以使用图表轻松地为读者提供方便。它变得更易于阅读，并且使您的思维与所有了解所有内容的努力有所不同。对您来说，它看起来更完整，写得更好。
- 不要仅仅使用它们来增添趣味，或者使您的SOP看起来更令人印象深刻。仅在有意义或您想克服语言障碍时才这样做。
确保每个页面都有正确的编码。 您的SOP无疑是许多SOP之一。因此，您的组织应该保留一种数据库，其中所有数据都基于某个索引系统保留。您的SOP是该索引的一部分，因此需要某种形式的编码才能进行检索。这就是为什么必须对其进行明确说明的原因。
- 每页应有简短的标题或ID号，日期和页号。您可能需要脚注；这取决于您的组织在这一点上的政策。

第3部分，共3部分：确保成功和精准

测试过程。 如果您不想测试过程，则可能编写得不够好。请对过程有“有限理解”的人（或代表普通读者的人）使用您的SOP，并以此为指导。他们遇到什么问题？如果有，则需要解决它们并进行必要的调整。
- 最好由几个人来测试您的SOP。不同的人会遇到不同的事情，这将为您提供许多（希望是有用的）答案。
- 确保该程序已由从未进行过测试的人员进行过测试。有先见之明的人将依靠它来取得成功，而不是将其放在工作的首位，以至于错过了目标。
由实际执行该程序的人员对SOP进行评估。 最后没关系真的您的老板对SOP的看法。关于那里的那些 实际上 必须合作。因此，在将笔发送给楼上的老板之前，请先将笔的果实展示给将要从事或已经从事这项工作的人。找什么她呢？
- 通过让他们参与并使他们成为流程的一部分，他们更有可能接受此SOP。他们无疑有一些很棒的主意！
由您的顾问和质量控制部门检查您的SOP。 小组确定后，您可以将其转发给您的顾问。他们可能对工作本身没什么话说的，但是他们会告诉您设置是否正确，是否忘记了某些内容，以及让您知道如何使一切正式化以及成为系统的一部分。
- 使用正式的路由系统获得文档批准，以便您可以确保批准批准的过程已正确签名。这因组织而异。您只想确保每个人都有自己的发言权，并遵守所有规则。
- 下面必须有签名。大多数公司不再对电子签名产生任何麻烦。
批准后立即开始使用您的SOP。 您可能首先需要对相关员工进行培训，但这也可能意味着您的纸张挂在了马桶上。尽一切可能，请确保您的工作已被使用！你做到了。时间到了一点认可！
- 确保您的SOP保持最新。如果不再是这种情况，请立即安排更新，确保已批准并记录了更新，然后再次发送SOP。您的团队的安全性，生产力和成功取决于此。