作者:
Judy Howell
创建日期:
5 七月 2021
更新日期:
1 七月 2024
内容
Access是一种关系数据库管理器，允许您导入一个或多个Excel数据库，以便您可以比较公共字段。由于单个Access文件可以包含多个Excel电子表格，因此该程序也是收集或分析大量信息的好方法。但是，首先，您需要将Excel工作表导入Access。
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第3部分的第1部分：将Excel导入Access（准备工作）
打开计算机上的两个程序。 您将需要购买和下载带有Excel和Access的Microsoft Office套件。您可以从Microsoft网站在线进行此操作。 - 程序下载完成后，在Windows中单击“开始”，然后选择“所有程序”。
- 单击“ Microsoft Office”，然后从下拉菜单中选择“访问”（或“ Excel”）。您可能已经有一个Excel电子表格，有人将其发送给您或您已将其下载到其他地方。您可以在计算机上使用Office打开它。
将Excel工作表导入Access之前，请对其进行清理。 如果在将Excel工作表导入到Access中之前经过一些简单的步骤，它将变得更加容易。关键是您的数据在导入的工作表之间是一致的。 - 最好确保Excel工作表的第一行包含您的列标题（或字段名称），并且它们非常清楚且易于理解。例如，对于一列人的姓氏，您可以将列标题/字段名称命名为“ Last Name”。要清楚准确，因为这样可以更轻松地比较两个Excel工作表中的列标题。
- 在Access中，您可以在两个或多个工作表之间链接相应的字段。假设您有一个包含薪水信息的Excel工作表。它包含人们的名字和姓氏，地址和薪水。例如，假设您想将Access中的工作表与第二个Excel工作表进行比较，该工作表包含有关活动的财务贡献的信息。第二个工作表包含人们的姓名，地址和捐赠。使用Access可以做的是将不同的列标题相互比较。您可以链接名称标题，以查看两个数据库中具有相同名称的人的位置。
- 检查Excel工作表，确保每种类型的数据都相同，并在将其导入Access之前对其进行清理。正如Access所说，它们必须是“关系的”。例如，如果假设薪资电子表格在一个列中包含名字，姓氏和中间名字首字母，但是第二个电子表格仅在单独的列中包含名字和姓氏，则Access会将其注册为不匹配。标头/列字段必须相同。
在Excel的一列中拆分信息。 若要解决此问题，您可以在Excel的列中拆分数据，以便在Access中将其标记为“不匹配”。 - 例如，您可以将名字分为自己的列，中间的首字母缩写在其自己的列中，姓氏在其自己的列中。如果在第二个工作表中以相同的方式执行此操作，则当名称相同时，例如，Access中的姓和名之间的链接应生成匹配项。
- 要在Excel中拆分列，请突出显示要拆分的数据列。在Excel主菜单中单击“数据”。单击“文本到列”。通常，您选择选项“离婚”。单击下一步。
继续使用向导拆分合并的列。 现在，您准备好完成将一列中的合并数据拆分为多列的过程。 - 选择如何“分隔”列中的数据。这意味着该列中的每一位信息都由某些东西分隔开。最常见的选择是空格，逗号或分号。信息通常仅由空格分隔。如下例所示：名称“ John A. Doe”显示在一栏中。 John的名字与中间的第一个A隔开一个空格。 Doe姓氏与中间的第一个A隔开一个空格。因此，在向导中选择您的空间作为分隔符。
- 单击下一步。单击完成。该程序将John，A。和Doe分为三列。然后，您可以为新列提供新的标题名称，以指示它们包含哪些数据（姓，名等）。在执行此操作之前，最好在要拆分的数据的右侧创建几个空列，因为它将数据推送到新的空列中（而不是已经包含数据的列）。
第2部分，共3部分：将Excel导入Access
打开计算机上的Access程序。 转到开始菜单，选择Microsoft Office，然后单击Microsoft Access。您需要打开一个新的空Access数据库才能将Excel工作表导入其中。 - 选择“空桌面数据库”以从Access程序中创建一个新数据库。
- 如果需要，可以重命名。点击“创建”。
将Excel工作表导入Access。 下一步是在Access数据库中获取Excel工作表（或多个Excel工作表）。 - 在Access数据库管理器的工具栏中单击“外部数据”。选择“ Excel”在某些版本的Access中，可以通过单击主菜单中的“文件”和“获取外部数据”来找到此功能。
- 显示“文件名”时，单击“浏览”。这将使您可以在计算机上找到Excel工作表。
- 保留选中“将源数据导入当前数据库中的新表中”的复选框。默认情况下选中此复选框。
- 当您找到要导入到计算机上的Excel工作表时，请单击它。点击“确定”。将打开“ Excel以访问导入向导”。
第3部分，共3部分：使用向导完成导入
请按照Access中向导中的步骤进行操作。 要完成导入工作表，您必须完成向导中的步骤。 - 在Excel工作簿中选择要导入的工作表。有时这很容易，因为Excel工作表只是一张纸。但是，有时人们在一个Excel工作表中创建多个工作表，您可以通过单击工作表底部的选项卡进行查看。如果是这样，您应该告诉访问向导选择哪个电子表格。单击下一步。
- 下一页有一个框，询问Excel工作表的第一行是否具有列标题。这是工作表中的行，用于标识每一列中的数据（例如姓，地址，薪水等）。最好先清理Excel工作表，以确保列标题的第一行具有清晰的列标题。然后选中“是”，确保第一行包含列标题。这是最简单的方法。单击下一步。
- 如果第一行不包含列标题，则下一个窗口询问您是否要重命名Access中的字段（这些是列标题）。如果尚未在导入（建议）之前为每个字段提供清晰且易于识别的名称，则可以在此处进行操作。
完成导入。 在导入方面，仅需执行几个步骤。向导的下一个窗口询问您是否要指定主键。 - 您不必这样做，但是有可能。主键意味着Access为数据的每一行分配一个唯一的编号。稍后在对数据进行排序时，这可能会很有用。单击下一步。
- 向导的最后一个屏幕上有一个用于存放默认名称的位置。您可以更改要导入的Excel工作表的名称（完成导入后，它将在页面左侧的Access中成为“表格”）。
- 点击“导入”。点击“关闭”。您将在屏幕左侧看到表格。现在将其导入到Access中。
- 如果要链接到多个数据基础，请对另一个或多个Excel工作表重复此过程。现在，您可以比较Access中工作表中的数据了。
警示语
- 如果Excel文件来自Access以外的Office版本，则您可能会注意到顺利导入文件时遇到问题。
- 它的下划线不够充分：导入之前，您必须清理Excel工作表。这部分意味着要分析有问题的数据。
- 始终保留原始电子表格的副本，这样，如果您搞砸了，则可以重复此过程。
- 您不能将超过255个字段导入Access。
