作者:
Gregory Harris
创建日期:
8 四月 2021
更新日期:
26 六月 2024
内容
作为公司秘书或董事会秘书，或者可能是小企业主，您可能需要保留公司会议记录。这项任务非常重要，因为它不仅是一项法律要求，尤其是对非营利组织而言：这些协议是公司官方记录及其历史的一部分。如果遵循某些规则和格式，协议可以很容易地完成。
脚步
方法 1 of 3：准备会议
1 提前（提前几周）向任何预计出席的人发送会议通知，说明会议的日期、时间、地点和目的。
2 为董事会的每个成员准备一个特殊的包裹，其中包括： 会议通知、上次会议纪要、联系信息列表以及会议上将展示的内容（例如分析和预算报告）。如果信息是保密的，那么只有在员工（在某些情况下）和客人离开场所后才出现时才传送它。 
3 确保您手头有您最习惯使用的录音设备，例如： 记事本、文件夹、笔记本电脑或录音机。 
4 在会议当天，确保所有参与者都有书写材料、徽章（如果需要）和茶点。
方法 2 of 3：会议期间
1 记下以下信息：- 组织名称和会议类型。
- 会议通知是否已发送，如果已发送，何时发送。
- 会议日期和举行地点。
- 会议开始的时间。
2 写下会议的原因，例如： 季度董事会会议或年度官员选举。 
3 应该列出：- 出席会议的董事会成员、管理人员和员工及其职责。
- 缺席者。
- 出席的客人，他们被邀请的对象以及他们参加活动的原因。
- 会议主席的姓名和职务。
- 做会议记录的人。
4 指出法定人数所需的成员数量，以及是否已达到该数量。
5 记录接受、修改或退出上次会议记录的投票结果。
6 根据需要修改以前的协议。
7 说出之前协议中的实际问题，并记录他们的讨论过程、投票结果或总体结果。
8 记录任何其他投票，例如官员选举，以及赞成、反对或弃权的票数。 除了弃权的人，没有必要写下人们的名字和他们是如何投票的。说明任何拒绝投票的原因以及在这次投票期间是否有人离开了房间。 
9 列出您的议程项目并在它们之间留出一些空间来写笔记。
10 记下关于议程项目的讨论以及发言内容和发言者。
11 列出会议期间讨论的所有热点问题，以及下次会议必须发言的人员。
12 请注意关于非议程项目的任何讨论和提出问题的人，以及这些讨论的结果。
13 指出那些被提议重新考虑、更新或投票的决定的结果。 官方决定本身将作为单独的文件提交。 
14 指明下一次会议的日期和时间。
15 请注意，会议是通过多数决定或一致决定宣布结束的。 注明会议结束时间。
方法 3 of 3：会后
1 尽可能完整地完成协议并尽早完成。
2 以粗体突出显示任何投票结果、议程项目和做出的决定。
3 尽早将会议记录的副本分发给所有会议参与者，以获得他们对其内容的反馈。 如果没有提出任何更改，请将会议记录正式化，然后将它们放在公司会议的特殊文件夹中。将会议记录的最终版本分发给会议的所有参与者和缺席者。
提示
- 如果您有不明白的地方，请立即提出适当的问题，以便正确记录讨论。要要求任何澄清，您不必等到完全起草协议。
- 作出的决定和投票结果必须在会议记录中注明，但其副本也必须保存在一个单独的文件夹中，远离火、水和其他因素。电子副本也应与此文件夹一起保存。
- 不要试图记下会议期间的每一个字：用概括的方式写下谈话内容。填写完会议记录后，您可以更全面地披露讨论的过程。
- 您公司的政策可能禁止使用电子通讯。现在这种情况非常罕见——这完全取决于规则的编写时间，以及这些年来是否经过修订。因此，在以这种方式与会议参与者进行交流之前，请确保您没有破坏任何内容。如果这些规则已经过时，您也可以提出修改建议。
警告
- 在向与会者提交会议记录草稿以供审查和修订时要小心，因为这使他们有机会改变他们所说的内容。当协议完全完成时，确保每个人都知道对其所做的任何更改：这样信息将被正确解释，不会误导任何人。
你需要什么
- 文件夹
- 录音用品（记事本、铅笔或钢笔、笔记本电脑或录音机）
- 徽章，如果需要
- 包含会议所需所有信息的包裹
- 会议参与者的记事本和钢笔/铅笔
- 冷饮
