好好写一封信

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信函写作本身就是一门艺术，它可以确定您的单词会被认真对待还是被忽略。无论您是写求职信，给朋友的信，还是发给同事的电子邮件，它都应该始终以写得很好的引言开头，以吸引读者的注意力并推动进一步的阅读。学习如何与接收者联系，如何写引人注意的开场白以及如何写有趣的介绍都将帮助您写一封值得一读的信。

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准确找出该信应寄给谁。 与通用称呼相比，个人称呼会更快地吸引人的注意力。此外，它表明您能够找到关键的基本信息，例如正在写信的人的姓名。
- 如果您要写求职信或任何其他类型的商务信函，请花几分钟时间找出收件人的姓名。通常，通过一些研究，您会找到人力资源经理，人力资源协调员或与您进行面试的经理的姓名。如果您无法在Internet上找到该信息，那么礼貌的电话通常可以澄清给您发信的人。
- 通常，最好避免使用“亲爱的先生/女士”这样的称呼。这样的称呼根本不是个人的，因此不会给读者留下深刻的印象，这意味着，如果您的来信完全被阅读，则可能不会被记住。
  - 例如，假设您是一个雇用人员，您会收到两封信-一封用称呼“亲爱的先生/女士”，另一封用您的特定名字。您希望哪个申请人能更好地完成工作，因此值得雇用？
如果您找不到要写给的人的确切姓名，请不要惹恼！ 有时，此信息是有意隐瞒的。在这种情况下，“尊敬的先生/女士”是可以接受的。
- 例如，如果您要向公司内您不知道名字的某人发送推荐信或正式信，则可以使用通用称呼，例如“致敬的人”。
以正确的称呼开始您的来信。 如果您知道要写给谁，它就是“亲爱的 *人的名字 *”。除少数例外，始终会向特定的人讲话。
- 如果您要写信给重要人物，例如政府官员，教授或宗教人物，请使用该职位的特定地址形式。
  - 例如，如果您正在编写授权犹太教教士，则称呼应为“亲爱的犹太教教士 *姓氏 *”或“亲爱的犹太教教士”；如果您写美国总统，您的称呼是“尊敬的总统先生”。
  - 大多数公司名称不需要特殊的地址形式； “尊敬的首席执行官比尔·盖茨”是一个听起来很差劲的演讲形式的例子。律师和法律官员是重要的例外。
仔细检查收件人姓名的拼写。 拼写错误的名字非常令人反感，最重要的是草率。
- 不仅要谨慎使用外语名称和职称，还要熟悉那些如果您疏忽大意就容易拼写错误的名称和职务。即使您不知道约翰·史密斯（John Smythe）和约翰·史密斯（John Smith）之间的区别，两个家庭也可能会非常认真地对待这样的错误。
- 使用职位作为地址时要格外小心。使用错误的职称可以被认为是非常冒犯性的。例如，听起来很相似的职位，例如“ Assistant Regional Manager”和“ Assistant Regional Manager”。
从引人注目的开放线开始。 字母的开头线引起了人们的注意，并为其余字母设置了基调。比较写一封信给钓鱼的信，然后在开头的句子中想一想钓鱼诱饵。您想吸引读者，然后使用该开头行抓住他或她。
- 当您写求职信时，您希望自己的信在与之竞争的所有其他求职信中脱颖而出。例如，通过在信开头强调您最独特和最有趣的成就，您将确保您一定会受到注意，并希望您说服了读者，以便他或她想进一步了解您。
- 避免在商务信函中使用陈词滥调或尴尬的短语。信函写作的部分技巧是使用正确的单词。请记住，收件人可能已经阅读了很多像您一样的信件。尝试脱颖而出！
- 避免使用诸如“你好。我的名字是...“，”我写这封信是因为...“，或者是”我正在考虑写...“。这些很常见，但是没有必要-信中已经提到了您的名字，写的原因应该很清楚，没有人读懂您的想法-他们读了您写的东西。
在第一段中证明自己。 第一段是您引人注目的开场白的延续。有时，只需要一个句子即可完成第一段。
- 尝试通过第一段引起兴趣。您的第一段是其余部分的试用版-如果读者不喜欢您的第一段，则他或她可能没有阅读您的其余部分。有力地开始！例如，如果您正在写求职信，并且想列出自己在工作中取得的成就，请不要从最不重要的成就开始-读者可能在阅读最重要的成就之前就已经停止阅读了！
- 在商务信函和求职信中，请在第一段中非常清楚地说明您可以为收件人做什么以及为什么要写作。
  - 当您写一个开头的句子时，例如“我是一个非常有经验的计算机商店文员，并且我对计算机了解很多”，对读者来说，这将毫无意义，不会引起读者的兴趣。类似这样的文章：“凭借我多年的经验，我可以为您的计算机商店的成功做出贡献。我可以利用我的专业知识为任何类型的客户提供量身定制的建议，“这些建议已经非常具体，听起来像读者需要的东西，这使他或她着迷并继续读下去。
在第一段中建立连接。 对于商务信函来说，这尤其重要，因为读者的时间有限，因此您的信函甚至可能不会被阅读。您的第一段应说明您是谁，以及信函的目的。如果适用，您可以提及以前的对话或联系人以刷新读者的记忆，以便清楚地知道自己是谁。您可以说明谁推荐了您。显然，您需要弄清楚自己有多出色，但请注意不要被视为吹牛。
- 例如，诸如“我正在写信是为了回应我们在6月20日关于过桥交易的谈话”之类的陈述，其中非常明确地说明了这封信的主题。诸如此类的声明对读者非常有帮助-包括以前的联系方式的详细信息，并请记住联系的内容，使您的来信成为先前对话的延续，而不是突然的和可能不相关的打扰。
- 切入正题。没有人愿意阅读冗长的文章-为什么在给您需要帮助的人写信时让阅读变得困难？
- 尝试使您的第一段内容简洁明了，易于阅读且有趣。如果这听起来很难，那么……现在您知道为什么写信本身就是一门艺术！

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忽略常规和非正式通信的称呼（“尊敬的某某”）。例如公司内部发送的信件或个人电子邮件，备忘录和正式报告。
- 一封信不同于备忘录，公告或公开信，因为它是发给一个人的。例如，如果您要写给您希望他们去做的许多人的请求，或者是已经发生或将要发生的消息的公告，请考虑更改消息的格式。
如果您发送重要信件，请进行复印。无论出于何种原因，您都想为自己准备一份副本，一旦您的信件寄出，它就会消失，因此制作副本可能很聪明。
非正式性有两个方面-可以改善或破坏您的来信。非正式的语调可以使您的信件脱颖而出，并帮助您阐明要点，但也可能因不专业和轻浮而出现。这仅取决于您的收件人。如果您不熟悉接收者，请注意非正式可能会有风险。
如果您可以用几句话来表达重要的事情，这将非常有用，尤其是在业务环境中。对于应聘者，在求职信中进行简洁明了的沟通能力是您的第一个考验。对于这些字母，请花一些时间以确保您完全掌握基本知识，例如使用正确的称呼。