作者:
John Pratt
创建日期:
17 二月 2021
更新日期:
1 七月 2024
内容
书写字母时使用的正确格式在很大程度上取决于您打算书写的字母的类型以及写给谁的字母。给朋友写信时可以使用的格式与正式信件中使用的格式有很大不同。此外，您通过邮寄发送的传统信件的格式与电子邮件不同。请继续阅读以了解有关写下一封信的正确方法的更多信息。
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方法1之4：正式或商务信函
在信件顶部注明您的姓名和地址。 在左边距中以单个空格包括街道名称，城市，州和邮政编码。 - 城市和邮政编码位于同一行，而街道名称具有其自己的行。
- 如果您要发送带有专业信头的信，该信已经包含此信息，请跳过此步骤。不要重复发送者的地址。
对于美国境内的信件，请在您的地址正下方加上日期。 对于荷兰字母，请在收件人的地址下注明地点和日期。使用您写信的日期或完成信件的日期，以您喜欢的方式为准。 - 该日期应与左边距相对应，就像其正上方的地址一样。
- 在美国以字母“ day-day-year-year”的顺序写日期。例如：2013年2月9日。对于荷兰语字母，请使用“ day-month-year”。例如：2013年2月9日。
在日期和字母的下一部分之间使用空格。 这将地址与下一部分巧妙地分隔开。 
对于美国的字母，请使用参考规则（如果适用）。 如果您要写与特定内容相关的字母，则可以使用以“ Re：”开头的参考行。 - 将参考线放在左边距处，并使用单行间距。
- 当您回复其他信件，工作广告或信息请求时，请使用参考线。
- 在参考线之后，使用空格将其与字母的下一部分分开。
说明收件人的地址。 包括收件人的姓名和职务，以及公司名称，街道名称，城市和邮政编码。 - 所有这些信息都应与左边距和单个行距相对。收件人的姓名必须具有自己的行以及收件人的标题，公司名称和街道名称。城市和邮政编码位于同一行。
- 如果您要将信件发送到其他国家/地区，请在该地址下方的大写字母中用大写字母注明该国家/地区的名称。
- 如果可能，请给特定的人写信，并以适当的标题（例如“先生”或“女士”）给该人讲话。如果您不知道收件人的性别，请跳过标题。
- 在完整地址后使用空格。
以礼貌的称呼开始您的信件正文。 常规称呼以“亲爱的”开头，后跟收件人的个人头衔和姓氏。该名称后跟一个逗号。 - 称呼应与左边界相反。
- 如果您不知道接收者的性别，则可以用其全名来称呼该人，也可以在其姓氏前加上职位名称。
- 称呼后请留一个空格。
如果需要，请使用主题行。 在荷兰语字母中，在主题词上方注明主题行，而在美国语境中，在主题下方说明主题行。 - 主题线要短而清晰。尝试将其保持一行。
- 在美国，这种情况并不常见，应该很少使用。在荷兰更常见。
- 如果您使用参考线，请不要使用主题线。
- 在任何主题行之后使用空格。
从中间部分开始，简要介绍一下您的来信目的。 将段落放在左边缘，但可以缩进。 
在中心部分的较长部分继续您的介绍。 本节应详细说明您来信的目的，并应包括总结所有内容的结论。 - 写一个简洁的中间部分。每个段落使用单行间距，但在每个段落之间和最后一段之后留一个空格。
以礼貌的结尾来结束你的信。 有礼貌的结业示例包括“真诚地”，“真诚地”或“谢谢”。别忘了在左边界处加上结束符，并在其后加上逗号。 - 在结尾处，仅将大写字母用作第一个单词的第一个字母。
在结尾处加上您的名字。 但是，在输入全名之前，请在结尾处使用三个空格，然后在下一行中输入您的职位。 
请在信件的最底部附上任何附件。 如果您有任何附件，请在键入的名称和标题下面的行中写上“附件”，并指出它们有多少个附件。 - 注意：如果您没有任何附件，则没有必要。
- 使用单个间距，并将附件部分靠左边缘放置。
包括打字员的姓名缩写（如果适用）。 如果有人写了这封信，而您是口述了该信，则在信件底部的附件下方的一行中包含打字员的姓名缩写。 
在打印信件后，放置您的签名。 在结尾和键入的名字之间用手写方式写下您的名字，最好用斜体。亲笔签名表明收件人是您自己的时间将这封信发送给他们，因此这一点很重要。
方法2之4：非正式信件
请注明日期。 在信的右上角说明写信或完成信的日期。 - 在美国以字母“ day-day-year-year”的顺序写日期。对于荷兰字母，请使用“日-月-年”。退订该月通常是默认设置，但是您也可以用数字写出整个日期。
- 该日期应在左边距上。
写一个友好的称呼。 称呼“亲爱的”仍然是最常见的，但是根据您与收件人的关系，您也许可以不加手续地写出收件人的名字。 - 称呼必须在左边缘，然后用逗号隔开。
- 给朋友或同伴写信时，通常只能写他们的名字。例如：“尊敬的约翰”。
- 要获取更多非正式字母，您可以用“ Hello”，“ Hi”和“ Hey”之类的非正式问候语代替“ Dear”。
- 如果您要写信给年长的人或其他需要尊重的人，请写上个人头衔和姓氏。例如：“亲爱的德·威特太太”。
- 在称呼和字母正文之间使用空格。
在您的信中包括引言，中间部分和结论。 引言和结论应该只是一小段，但中间部分通常要长得多。 - 将字母的正文放在左边缘，但缩进每个段落的第一行。
- 所有文本必须为单行间距。通常，在非正式信件中，您通常不会跳过段落之间的行，但是如果这样做可以提高信件的可读性，则可以这样做。
- 在正文文本的最后一句之后使用空格，以将其与结尾处分开。
用适当的封闭件封闭。 “真诚地”仍然是一个相当普遍的结局，即使是随便的信件也是如此。但是，如果这封信是非常非正式的，则可以使用不太常规的结尾。当写信给密友时，请尝试“下次见！”或“稍后再见！”之类的方法。 - 请在结尾处加上逗号，但不要在名称后使用键入的名称。
- 结语必须与称呼相符。
请说出你的名字。 将您的名字直接放在结尾处。通常，您的名字用斜体写而不是键入。 - 如果通常使用收件人的名字来呼叫收件人，则可以写下您的名字并将其保留在该名字上。如果收件人可能无法仅通过名字来告诉您是谁，请确保也包括您的姓氏。
方法3之4：正式或公司电子邮件
首先简要说明您的电子邮件目的。 此描述应该在电子邮件的主题行中，而不是在电子邮件本身中。 - 如果收件人希望收到您的电子邮件，则此描述可以仅引用主题。如果电子邮件是意外邮件，则说明可能会有些棘手。目的是让读者知道在打开您的电子邮件时会有什么期望。这意味着您必须激励读者打开它。
以正式称呼开始电子邮件。 通常以“亲爱的”开头，后跟您要写信的个人或公司的正式名称。 - 如果可能，将电子邮件发送给特定的收件人。避免将电子邮件发送给未处理的收件人。仅可将“ L.S.”用作最后的手段。
- 严格来说，称呼后最适合使用的标点符号仍然是结肠。就是说，今天大多数人在称呼正式电子邮件后使用逗号。
- 如果不确定是收件人还是“先生”，请写上他们的全名。
- 按照正式的称呼加上空格。
写出这封信的文字，并使其简短但内容丰富。 与所有信件一样，正文应包括引言，正文和结论。包括中心部件在内的所有物品都应尽可能短而直接。 - 将正文文本放在左边缘。
- 不要缩进文字。
- 正文文本使用单行间距，但在每个段落之间和最后一个段落之后使用空格。
使用有礼貌的结尾。 在您的信件正文之后，写上“ Sincerely”（真心）或其他类似的礼貌结尾，然后加上逗号。 - 别忘了在左边缘加上结束符，并且只对第一个单词的第一个字母使用大写字母。
- 其他可能的正式结业包括“谢谢”，“真诚的”和“最良好的祝愿”。
在结尾处直接说出您的名字。 与书面信件不同，您不能用手在电子邮件中签名。 - 将您的名字放在左边缘。
在底部包括您的联系方式。 在您的名字后面跳过一行，并包括您的地址，电话号码，电子邮件地址以及网站或博客（如果适用）。 - 将所有这些信息放在左边缘，并使用单个间距。给每条新信息各占一行。
方法4之4：非正式电子邮件
首先在主题行中对电子邮件的主题进行简短但清晰的描述。 这使收件人可以在打开电子邮件之前快速查看主题，并为他们提供足够的信息以了解期望的内容。 
从电子邮件正文中的礼貌问候或称呼开始。 您可以使用任何礼貌的问候语，例如“亲爱的”。在此之后加上收件人的姓名。 - 将问候语放在左边缘。
- 如果您要写给密友，则可以完全忽略称呼，而只需写上他们的名字后跟一个逗号。
- 在问候语和电子邮件正文之间使用空格。
写下您的电子邮件正文。 与其他字母一样，电子邮件的正文应包括简介，正文和结论。但是，如果您正在将电子邮件写给密友，则不需要这种格式。 
用结束语关闭您的电子邮件。 在关闭发送给朋友的电子邮件时，关闭不一定是正式的，但应表明您的电子邮件即将结束。 - 如果您要写给一个非常亲密的朋友，有时只用您的名字关闭电子邮件是完全可以的，您可以忽略整个致辞。
尖端
- 请注意，美国的正式信件与英国（或其他国家）的正式信件之间存在一些差异。在英国，寄信人地址和日期在右边距，主题行在中间。另外，日期写为“ day-month-year-year-year-year-year-year-year”，称呼后跟逗号而不是冒号。
- 如果您不喜欢此处显示的块格式，则也可以使用自定义块或半块。此布局基本上包含相同的信息，但组织方式不同。
