内容

• 踩
• 第4部分（共1部分）：映射和设置简介
• 第2部分，共4部分：描述问题
• 第4部分的第3部分：得出结论和建议
• 第4部分（共4部分）：检查简报
• 尖端

简介会概述特定主题及其背景，通常是针对政府官员或其他决策者。这些决策者每天都必须在许多不同的主题上做出艰难的选择，而且他们没有时间深入研究每个问题。简报有助于使一个问题引起人们的注意，并概述他/她应该知道的重要细节。然后，简报会提出解决方案并提出改进建议。对于学生，商人，政治人物和活动家来说，能够撰写简报是一项有用的技能。令人信服的简报简明扼要，井井有条，涵盖了最重要，最相关的事实和解决方案。

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第4部分（共1部分）：映射和设置简介

1. 确定简报的范围。 范围包括简报的深度和长度。您将在哪个细节上涵盖该主题？您将涵盖多少个不同的主题？这取决于您可以找到多少信息以及需要提供多少信息来支持您的索赔。
   • 确定简报的范围很重要，因为它使读者可以准确地了解正在讨论的信息，而不是正在讨论的信息。
2. 了解你的听众。 在开始编写简介之前，重要的是要知道谁将要阅读它。这控制了您将在文档中做出的选择。在开始之前，请考虑以下问题，如果您还不知道答案，请尝试查找以下内容：
   • 谁将阅读此文档？政府官员？商业领袖？记者？这些结合吗？
   • 读者已经对这个问题了解多少？他们甚至对此一无所知吗？什么 必须 读者知道吗？
   • 读者对此事拥有什么权力？他/她可以做出哪些改变？
3. 计划要点。 在开始编写简报之前，应（在您的脑海中或轮廓中）规划要指出的要点。
   • 由于简介通常不超过一两页，因此应简明扼要。政策制定者非常忙，而您的问题并非唯一的问题。没有多余的信息或冗长的解释的空间。预先确定要创建简明简报的要点。
4. 考虑使用模板。 尽管简报的格式不必太复杂，但是您可以通过下载许多免费的在线模板之一来节省时间，这些模板之一用于在MS Word中创建简报文档。
   • 模板可以帮助您整理想法并更快地准备简报。
5. 提出一个名称，日期和主题行。 如果您不使用模板，则必须先编写名称，日期和主题行。
   • 该名称对应于简报所针对的人。
   • 该日期对应于简报的提交日期。
   • 主题行应该用简短的文字描述简报的主要主题，例如“乌特勒支地区在学校中欺凌行为的普遍程度。”这使读者甚至不必看文档也能知道什么。问题是将得到治疗。
6. 考虑包括摘要。 一些简报在简报的开头包括摘要，并在几点中总结了全文。确定是否要执行此操作，如果是，请为此部分保留空间。
   • 对于非常忙碌的读者，摘要提供了提前提供的主要要点，使您可以轻松浏览文档的其余部分。
   • 精心设计的简报通常足够简洁，以致于本节不再赘述。但是，如果存在需要立即采取行动的问题，则可以通过在摘要中明确指出时间表来指出简报的紧迫性。
   • 摘要不应超过三至四点。

第2部分，共4部分：描述问题

1. 构造一个概述问题的引言。 简介的下一部分应详细描述问题。首先从简短的开头（通常称为“问题”或“目标”）开始，以一两个句子描述简报关注的主要问题和/或创建此简报的原因。
   • 例如，您可以这样写：“乌特勒支地区的学校中暴力欺凌事件的数量有所增加。”当前的纪律政策可能不足以解决这个问题。”
2. 提供最重要的事实/背景的概述。 下一节“注意事项”或“背景”应提供有关问题或问题状态的详细信息，重点放在最新的发展和/或当前的事务状态上。
   • 本部分应包括读者作出此决定所需的信息。为此目的不必要的信息，无论它可能是多么有趣，都可以省略。
   • 如果尚未执行此操作，请在编写本节之前进行一些研究。本节中的信息应尽可能准确，具体和最新。
   • 如有必要，请为您的受众翻译信息，以使本节更加清楚和简单。避免使用术语，技术语言或公众不直接感兴趣的信息。
   • 在适当的地方使用统计信息和数据，但要用您的听众能够快速，轻松地理解的方式来解释事情。
3. 留下您自己的意见。 您对此情况和/或对此应采取的措施的意见不属于本节。坚持事实。
   • 但是，您可以选择讨论各种提议或当前行动的利弊，确定每种行动的优缺点。

第4部分的第3部分：得出结论和建议

1. 使之相关。 您的通报应以“结论”和/或“建议”或“后续步骤”等部分结束。这样的结束应澄清为什么您的读者认为此事很重要。
   • 尝试直接将此问题与读者的个人利益联系起来，以使您的通报更具吸引力。
   • 例如，您可以说类似“欺凌事件导致父母考虑私立学校。它们与较低的考试分数和及格率相关，从而使我们的学校在社会眼中显得效果较差。它们减少了该地区通过政府赠款和私人资金提供资金的机会。”
2. 建议解决方案。 许多简报会针对上述问题提供建议的解决方案，将问题与政策变更联系起来以改善情况。
   • 一些简介在“建议”部分概述了所提出的解决方案，但是一些作者更喜欢“下一步”，因为他们觉得它具有较柔和的感觉，并且不太冒昧或具有攻击性。请记住，是由读者拥有最终决定权并对此事做出决定的读者，而不是您。
   • 该部分不必像背景/注意事项部分那样“平衡”。在这里可以表达您对应该做什么的意见。
   • 但是，应注意，您不必提供任何特定的解决方案。或者，您可以简单地列出一些选择以及它们的优缺点，并敦促读者考虑这些选择，并采取某种措施来解决此问题。您不必指定最合适的操作。
3. 用事实来支持你的论点。 上一节中的建议应从上一节中的信息中合理地得出。使用您提供的事实来说明为什么您提出的解决方案是一个很好的解决方案。
   • 确保您提出的所有解决方案都是清晰的，并且与概述的问题直接相关。例如，假设您在上一节中提到了缺乏欺凌预防程序。在本节中，提出这样一个计划很有意义，也许还可以向其他学校指出它们的有效性。如果您还没有提到任何预防计划，那么这样的解决方案似乎是不可思议的。

第4部分（共4部分）：检查简报

1. 使简报更加简洁。 简介不应超过两页。如果简报的时间长于此时间，则首先必须在控制阶段寻找可以省略的部分。
   • 查找与主题无关或不太重要的信息，并删除该材料，尤其是与您提供的解决方案无关的材料。
   • 同样，应该没有任何必要的重要信息缺失，以使您的论点清晰并令人信服。您可能需要交换某些信息。
   • 编辑文字时，请尝试置身于政客或官僚机构的鞋中。想一想这些人每天能获得多少信息。不要助长问题。通过提供决策所需的信息，成为解决方案的一部分-不多也不少。
2. 删除技术语言。 在编辑阶段，请注意技术性语言或专业术语，这将使您的简报难以获得。即使您在编写简报时试图避免这种情况，也有可能某些复杂的术语已进入文档中。
   • 尤其是如果您是正在撰写的主题的专家，那么一会儿很容易忘记，您的日常语言可能会让其他人难以理解。
   • 请记住，对于不太熟悉某个主题的人，也不一定总是会立即明白为什么某件事很重要。决策者通常不能成为他们需要做出决策的每个主题的专家。
3. 确保结构合理。 总结时，请确保您记录的主要事实在逻辑上是由该问题引起的。还要仔细检查您提出的所有解决方案实际上都解决了那些最重要的注意事项。
4. 仔细检查您的工作是否有错误。 在检查了简报的长度和流向之后，请再仔细检查一次该文本，以确保没有任何错误。
   • 带有拼写，样式或语法错误的简介使读者不太认真。提交简短的摘要可能对您有害无益，因为它可能会损害您的观点。

尖端

• 观看由著名领导人和教授撰写的简报，以了解他们的说服风格。
• 请记住，虽然您的简介可能是针对某个特定的人的，但其他人（员工，同事甚至是媒体）可能会阅读它。即使目标读者已对该主题有所了解，这也是使您的语言尽可能易于访问的一个很好的理由。