内容

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• 第3部分（共1部分）：查看网站
• 第2部分（共3部分）：写电子邮件
• 第3部分（共3部分）：保持礼貌
• 警示语

有些人发现很难向公司的客户服务部门发送电子邮件。当过去真的写在纸上时，您如何以电子邮件的形式撰写这样的一封信？向客户服务提出问题时，适用什么类型或协议？尽管这会因行业，地区和文化的不同而有所差异，但是有一些通用准则可确保客户服务会正确接收您的电子邮件。

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第3部分（共1部分）：查看网站

1. 寻找答案。 在给公司的客户服务团队写电子邮件之前，请确保答案不仅仅在网站上。许多公司在其网站的特殊页面上通常在“ FAQ”或“ Frequently Asked Questions”标题下发布对常见问题的答案。
   • 通常，您可以通过一直滚动到页面底部然后单击“联系”或“客户服务”来找到这些页面。
2. 找到“客户服务”页面。 如果您在网站底部看不到链接，则有时可以通过在搜索框中键入单词来查找页面。通常，您会在首页的右上角看到带有放大镜图标的字段。输入诸如“客户服务”或“联系人”之类的术语，然后按Enter键。
   • “联系”页面通常包括电子邮件表格，客户可以在其中写投诉或评论。
     • 检查此页面以查看是否将收到已发送消息的副本；如果不是，请在网站上搜索您可以从您的个人电子邮件帐户访问的电子邮件地址，以便您有对应关系的证明。
3. 使用搜索框。 在用于查找客户服务电子邮件地址的同一窗口中搜索要询问问题的主题。如果以这种方式搜索主题或问题，则无需发送电子邮件即可找到答案。
   • 如果您希望在发送电子邮件时显得聪明，这也很重要。如果您在网站上已经明确说明答案时提出问题，他们可能会向客户服务部提出您的要求和懒惰，因此无利可图。
   • 同时查看常见问题（FAQ）。通常，您要提出的问题已包含在常见问题中。这就是为什么大多数网站也都设有这样的页面，以便将发送给客户服务的电子邮件降至最低的原因。
4. 查看公司政策。 如果您无法通过搜索框或常见问题解答找到问题的答案，则仍可以在“关于我们”页面或退货政策中进行搜索。再次滚动到网站底部，然后查看其中的链接。查找可能包含以下问题答案的链接：关于我们，订购和交付，退货，保修和维修等。
   • 即使您无法在这些链接上找到答案，也可以通过查看页面来找到有用的信息，以便在电子邮件中找到有关公司的其他信息。

第2部分（共3部分）：写电子邮件

1. 确定这是投诉还是夸奖。 并非所有发送给客户服务的消息都必须是投诉或问题。也许您要感谢他们的优质服务。也欢迎正面的电子邮件，以及有问题的电子邮件。
   • 事实上，有时通过电话举报有时更快，更直接。电子邮件可以更好地表达您的感激之情或提出不需要立即回答的问题，但是如果您想立即解决问题，请致电。
2. 写下一个明确的主题。 确保电子邮件的主题清晰且有意义。您希望客户服务代表首先查看您的电子邮件，以便您更快地得到答复。主题简短，请确保简短地总结了您的电子邮件，并确保员工感到被迫快速打开电子邮件。
   • 例如：“狗吃了保修卡-需要更换”
3. 从问候开始。 提出好主题后，下一步就是与客户服务代表打招呼。不要马上开始解决您的问题。您在电话中很好地向某人打招呼，不是吗？它可以像“最佳客户服务”一样简单。
   • 尝试找到要添加到问候语中的名字。在小型公司中，有时会在网站上列出客户服务代表的姓名，因此使用它们会使您的信息更加个性化，使您的工作更愉快。
   • 您可以用逗号或冒号结束问候语。尊敬的客户服务： 或者 最佳客户服务：
4. 坚持标准的写作方法。 通过使用标准的写作方法来赢得员工的尊重。不要用大写字母键入所有内容，也不要使用超大或粗字体。使用正常的标点符号，拼写和大写字母。然后您的电子邮件将被认真对待。
5. 用礼貌的语气写。 礼貌地写，即使您提出投诉或想表达自己的挫败感。这样一来，您将被更多地视作客户，并且可能会得到更多礼貌对待。
6. 告诉你你是谁。 问候后介绍一下自己。写下您的姓名，并说明您是哪种类型的客户，以及您是第一次订购商品还是回头客。在这两种情况下，员工都希望保留您作为客户。包括您的地理位置（如果相关）。
7. 请明确点。 在电子邮件中使用特定的语言。避免使用通用术语，例如“我的产品”。相反，请详细描述涉及的产品或服务以及为什么要通过电子邮件发送有关产品或服务的信息。描述所有相关事件，以便员工确切知道问题所在。如果您立即将此信息放在第一封电子邮件中，则可以避免冗长的电子邮件交换。
   • 如果有产品，请使用产品的URL，以便员工可以立即查看产品的含义。
   • 还要在电子邮件中输入您的订单号，因为无论如何大多数员工都会询问您。该订单号指的是订单在其系统中的状态。
8. 清楚地提出问题。 在您的电子邮件中明确说明。不要在灌木丛中跳动。当您向员工打招呼并进行自我介绍时，请以上一步中提到的特定语言开始一个新的部分，说明正在发生的事情。
   • 立即要求您赔偿。您可能不敢问，但是请不要在电子邮件中留下您的害羞。如果您想用某种东西来换取有缺陷的产品，请这样说。
9. 撰写简短的段落。 确保您的段落简短。一个，两个或最多三个句子的段落更容易阅读。因此，员工可以更快地扫描电子邮件以查看他是否具有优先权，并且如果您写了大量文本，则您的消息可能会放在堆栈的底部，因为他/她不能立即理解您的意思。 。
10. 完成一个简单的签名。 在电子邮件末尾加一个总结您的要求或赞美的句子，然后是问候语。您可以以“问候”结尾，但也可以立即放置姓名或电子邮件签名。您还可以通过说：“等待您的答案”或类似的方式来表明您想要快速响应。
    • 电子邮件签名是一小段文字，其中包含您的姓名，职业和联系信息。您可以在电子邮件帐户的设置中创建一个电子邮件签名，以便它始终自动出现在新邮件下。
11. 暂不发送任何附件。 暂时不要发送带有第一条消息的附件。许多网站都设有垃圾邮件过滤器，可以过滤出带有附件的电子邮件，从而在您的邮件被阅读之前将其丢弃。
    • 当要求您将简历添加为Word文档时，您当然必须在求职信中添加附件。
    • 切勿包含用户名，密码或信用卡信息。
12. 发送之前，请再次阅读您的消息。 准备好电子邮件后，请不要过分按“发送”。您应该首先重新阅读电子邮件，以确保没有错别字或拼写错误会影响您的消息。即使您在智能手机上写了电子邮件，“从我的iPhone发送”自动消息也不是拼写错误或语法错误的借口。
13. 发送提醒。 如果几天后仍未收到对电子邮件的答复，则可能是您的邮件最终出现在垃圾邮件框中或堆栈底部。写一封电子邮件，其中提到前一封电子邮件，并询问是否已正确收到。

第3部分（共3部分）：保持礼貌

1. 确保您具有良好的语法和拼写。 您可能没有意识到，但是良好的语法和拼写是礼貌用语的一部分。如果您尽力进行清晰的沟通，则表示您尊重对方并表明您通常是个有礼貌的人。
2. 表明你很聪明。 不要自命不凡，但是要显示大量词汇，以表明您很聪明。如果您浏览了该公司的网站并了解了他们的政策，则可以表明您已正确阅读所有内容，但仍未找到问题的答案。
3. 别开玩笑了。 明智的言论和笑话有其应有的地位，并且不应该在电子邮件中予以重视，至少在第一封信函中不应如此。这种语言可能被认为是不合适的，因此您在与公司打交道时要避免这种情况。
   • 一旦与客户服务代表来回发送了许多电子邮件，笑话就更有可能被接受和理解。
4. 不要大胆地表达自己。 尽管您可能会对如何处理产品或服务感到沮丧，但将其放入愤怒的电子邮件中却无济于事。如果您以尊重和礼貌的态度讨论自己的问题，您将早日得到想要的东西。
   • 请记住，很难将您的情感表达出来。如果您对某个问题感到沮丧，并且想要立即解决，那么最好致电。
5. 提及您的忠诚和感激之情。 如果您在电子邮件中写下您一直对公司的忠诚度，则员工将欣赏您的信息并更快地做出响应。

警示语

• 切勿在发送给客户服务的电子邮件中输入用户名，密码或付款信息（信用卡或帐号）。