内容

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• 方法1之2：基础知识
• 方法2之2：内容
• 尖端

摘要是业务文档中最重要的部分。它是其他人将阅读的第一部分（通常是唯一的部分），而您应该编写的最后一部分。它是整个文档的简要概述，旨在向忙碌的人们显示将要阅读您文档的多少以及可能会采取的措施。

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方法1之2：基础知识

1. 理解摘要是对业务的简要概述。 “简要”和“概述”是这里的词。该摘要绝不是全面的，也不是原始文章的替代品。摘要不应超过原始文档的10％。尝试达到5％到10％之间。
   • 摘要与摘录不同。摘录为读者提供了概述和方向，而摘要则表达了更多的要点并提供了指导。摘录在学术论文中使用较多，摘要用于商业目的。
2. 确保遵守样式和结构准则。 大多数有影响力的摘要来源都同意应使用某些样式和结构准则。这些包括：
   • 段落应简短明了。
   • 总结必须易于理解，而无需阅读原始报告。
   • 总结的写法应适合读者所要写的文字。
3. 定义问题。 总结应该定义一个明确的问题，无论它涉及供应链管理还是国外的营销活动。明确的问题定义在摘要中尤其重要，因为基础文档通常是由对概念性问题不太了解的技术人员撰写的。确保问题用清晰易懂的文字书写。
4. 提供解决方案。 问题总是需要解决的。为了提供明确的目标（以及为原因提供资金的原因），您必须以能够有效解决问题的方式提出解决方案。如果您的问题没有明确定义，那么您的解决方案也可能没有任何意义。
5. 使用图像，项目符号和标题（如果这样可以使文档更易于浏览）。 总结不是论文。它们不必是很长的文本块。如果他们能增进理解，您将走上正确的道路：
   • 雕像。呈现得恰到好处的图像恰好突出了客户问题的性质，可以阐明摘要的核心。刺激视觉效果通常与分析效果一样。
   • 枚举。一长串信息可以细分为更易于管理的列表。
   • 头如有必要，在标题下的摘要中组织主题。这将有助于读者在开始摘要时保持原样。
6. 保持摘要新鲜，避免使用行话。 术语是理解的敌人。它在商业世界中非常流行。诸如“界面”，“杠杆”，“核心能力”之类的词都是应避免的词。他们掩盖了真正的含义，使摘要含糊不清。

方法2之2：内容

1. 从原始文档开始。 由于摘要总结了另一个文档，因此您必须熟悉原始文档，才能将其压缩为可管理的信息版本。无论原始文档是报告，业务计划，提案，手册还是其他内容，都请仔细阅读并找到要点。
2. 写一个简短的概述公司支持文档或原始文档本身的目的是什么？ 范围是什么？
   • 例子： 全世界妇女组织是一个非营利组织，旨在通过有效的家庭暴力解决方案以及为家庭暴力受害者提供支持网络，联系世界上所有妇女。从其位于加拿大艾伯塔省的总部运营，已经收到了来自全球170个国家/地区的女性的推荐。”
3. 提供一个有力的参与者。 这可能是摘要中最重要的部分。您必须用一两句话向读者说明您的业务有何特别之处。为什么阅读摘要的人们值得关注，交易或合作？
   • 也许迈克尔·乔丹（Michael Jordan）是您的客户，并已在Twitter上免费宣传您的产品。也许您刚刚与Google建立了合作伙伴关系。也许您刚刚获得了专利，或者您刚刚获得了大笔订单。
   • 有时候，简短的报价或某人的经验就足够了。这是为了吸引听众的注意力，使案件尽可能受人尊敬，并将读者吸引到文档的其余部分。
4. 定义更大的问题。 摘要的第一部分是对问题的讨论，因此请描述您的产品或服务要解决的问题。确保尽可能清楚地描述问题。定义不明确的问题似乎不会令人信服，也无法为您的解决方案带来最大的影响。
   • 示例：“洛杉矶被交通堵塞。继华盛顿特区市中心之后，洛杉矶的交通量是该国最差的。那不仅烦人。交通带来的烟雾和污染降低了人们的生产力，增加了哮喘病的发病率，并且缓慢但肯定会造成严重的健康问题。洛杉矶的汽车数量超过了足以驾车的年龄段的人。”
5. 提出您独特的解决方案。 最大的问题是简单的部分。现在，您必须说服读者您已经解决了大问题。当您介绍这两种成分时，您正处于一个超级创意的轨道上。
   • 示例：“ Innotech设计了一种突破性的交通控制系统，它通过在交通信号灯的预分拣车道上安装获得专利的“智能环”来减少上下班时间，该系统可以在给定时间内记录汽车数量并打开灯亮起，为那个基地服务。驾驶员不再需要站在交通信号灯前几分钟，而另一侧的绿色信号灯则表示一排零辆汽车。”
6. 谈论市场机会。 通过包括您所在行业的统计信息来扩展大问题。确保您不假装比自己大！医疗设备行业每年价值1000亿美元的事实并不重要，因为您的新医疗设备仅服务于该行业的一小部分。将其切成现实的市场份额。
7. 命名您独特的销售建议。 这是您阐述独特解决方案的地方。为什么您的产品或服务比竞争对手更好？可能是因为您的家庭护理组织将医生而不是护理专家派给了家里的人，或者也许是因为您保证在同一天为人们提供服务，所以您不必提前计划。解释为什么你很特别。
   • 例如：“ Intellilight具有立即检测没人在家时的附加价值。如果在空荡荡的房间里仍然有灯亮起，则一旦在房间中检测到移动，它就会自动关闭并再次打开。这为客户节省了电费并减少了能源浪费。”
8. 如有必要，请谈谈您的商业模式。 一些摘要不需要业务模型（例如，非营利组织通常没有业务模型）。但是，如果您的企业确实有一家，则商业模型应该清晰易懂。实际上，您正在回答以下问题：“如何让人们从他们的钱包里给您钱？”使模型保持简单，尤其是在摘要中。这是一个简短的摘要。
9. 如有必要，请谈谈您的管理团队。 根据您所从事的部门，这可能是摘要中最重要的部分之一。您的投资者或银行家信任团队，而不是想法。想法很容易提出，但是只有强大的团队才能实施这些想法。立即显示您的团队为何有经验和知识来执行您的业务计划。
10. 提供财务支持和预测，以根据您的市场，业务模型和过去的表现来支持您的索赔。 您必须自下而上地制定财务状况。这些预测的重点是表明您的能力和根据合理的假设绘制财务图片的能力。
    • 在为一组投资者制定计划时，不要花太多时间在这上面，因为他们知道您不知道可以赚多少钱。投资者通常不会根据您的财务状况做出决定。他们最终做出自己的财务决定。
11. 慢慢但一定要回复您的请求。 现在是时候进行投资或贷款了，具体取决于您摘要的目的。您可以再次解释为什么您的公司可以增加价值。提醒读者您将要解决的大问题以及可能的市场份额。最后，再次强调您的团队和完成工作的能力。询问达到您的下一个重要里程碑所需的资金。不要显示您愿意放弃多少股份或您愿意支付多少利息。这必须在以后的个人谈判中完成。
12. 再次阅读您的摘要。 编写完基础知识后，请仔细阅读。您应该格外仔细地检查摘要。当您回读时，请考虑您的剧本的观众。确保对新的参考文献进行了解释，并且对于不熟悉该主题的人来说，语言是清楚的。必要时重写。
    • 让其他人以崭新的角度阅读您的摘要，并特别注意：
      • 明晰。文字是否清晰，思路更清晰，摘要是否没有专业术语？
      • 缺点。语法，标点和拼写错误可能仍然存在。让某人仔细检查数字和统计数据也是一个好主意。
      • 力量。这些想法会转化为令人振奋的建议吗？提案在哪里失败（如果有的话）？
      • 连贯性。哪些部分不能很好地配合？哪个？

尖端

• 摘要越忙，阅读的内容就越少。
• 查看您是否可以开始使用大多数文字处理软件中提供的文档模板。
• 这四个组件还可以用于各种业务环境中的摘要。