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• 方法2之1：制定计划以管理组织变革
• 方法2（共2）：跟踪对项目的更改
• 尖端

有两种类型的变更管理计划。人们关注的是变更对组织的影响并软化了过渡。另一个则对一个项目进行更改，并在项目级别上清楚记录对产品所做的调整或更改。两项计划的目的都是就需要正确，准确地进行哪些工作进行清晰的沟通。

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方法2之1：制定计划以管理组织变革

1. 显示更改的原因。 列出导致变更的决定的因素，例如性能差距，新技术或组织任务说明的变更。
   • 一种可能的方法是描述组织的当前状况以及该计划要实现的未来状况。
2. 确定要进行的更改及其幅度。 简要描述变更管理计划的预期性质。指定这是否会影响职务说明，程序，政策和/或结构组织。列出要进行更改的部门，工作组，系统或其他领域。
3. 列出利益相关者的支持。 列出受计划影响的所有利益相关者，例如高级管理层，项目经理，项目发起人，最终用户和/或雇员。如果利益相关者支持更改，请写信给每个组。
   • 您可以显示图表以简短，清晰地传达这些数据。您可以根据高/中/低评分，将每个利益相关者的图表分为“意识”，“支持水平”和“影响力”。
   • 如果可能，您可以进行一对一对话以寻求支持。
4. 组建变更管理团队。 该团队负责与所有利益相关者进行良好的沟通，列出问题并确保变更过程尽可能顺利。选择在公司中享有很高信誉并具有良好沟通技巧的人员。
   • 该团队包括最高管理层的变更过程发起者。强调这涉及真正积极的工作来推动变更，而不仅仅是批准计划。
5. 制定一种方法来吸引组织的执行人员。 获得组织领导者的支持以使变革成功是至关重要的。让每个执行人员提供有关变更的反馈，并与每个人一起在促进变更中发挥积极作用。
6. 为每个利益相关者准备一个计划。 对于每个利益相关者（包括支持变更的利益相关者），评估风险和关注点。责成变更管理团队解决这些问题。
7. 制定沟通计划。 沟通是变更管理计划中最重要的部分。定期与工作受更改影响的任何人进行沟通。强调进行更改的原因及其带来的好处。
   • 利益相关者应该有面对面双向交流的选择。私人会议非常重要。
   • 沟通应来自变更的主要发起者，每个员工的直接主管以及利益相关者信任的任何其他发言人。所有通信都必须传达一致的信息。
8. 找出反对派来自何方。 变化总是会引起反对。这是在个人层面上发生的，因此请亲自与利益相关者联系以找出原因。跟踪投诉，以便变更管理团队可以解决它们。这些特别包括：
   • 人们没有改变的动力或没有紧迫感
   • 人们不了解全局，或者为什么需要进行更改
   • 缺乏参与过程
   • 人们不确定自己的工作，未来的职位或要求和技能
   • 管理层未能达到有关变更的实施或沟通的期望
9. 处理堵塞。 可以通过更深入地沟通或更改沟通策略来解决许多投诉，以便讨论具体问题。其他投诉需要使用不同的方法，这些方法可以集成到您的计划中或分配给变更管理团队来实施。考虑以下哪种方法适合您组织的情况：
   • 要更改职务说明或程序，请优先考虑员工培训。
   • 如果您期望一个压力很大的过渡或动力不足，可以组织一个活动或为员工提供福利。
   • 如果利益相关者没有动力去改变，那就提供激励措施。
   • 如果利益相关者感到被排除在外，则组织一次会议以收集反馈并考虑可以对计划进行哪些更改。

方法2（共2）：跟踪对项目的更改

1. 定义变更管理功能。 列出将为此项目分配的功能。描述每个职位的职责和技能。您必须至少提供一名项目经理来实施日常变更，并提供一名项目发起人来监控总体进度并做出高层变更管理决策。
   • 对于大型组织中的大型项目，您可以将项目经理的角色分配给不同的人员，每个人都有特定的技能。
2. 考虑建立一个变更控制委员会。 软件项目通常都有一个变更控制委员会，该委员会由每个利益相关者组的代表组成。该委员会代替项目经理批准变更请求，并将决策传达给利益相关者。对于涉及不同利益相关者的项目以及需要对其范围和目标进行重新评估的项目，此方法效果很好。
3. 建立发出变更请求的程序。 一旦项目团队中的某人找到前进的方法，您如何使这个想法变为现实？在此计划中，描述团队批准的程序。这是一个例子：
   • 团队成员填写表格以请求更改并将其发送给项目经理。
   • 项目经理在变更请求日志中输入表单，并在执行或拒绝请求时更新此日志。
   • 经理指派团队成员制定更详细的计划并估算所需的工作量。
   • 项目经理将计划发送给项目发起人以接受或拒绝。
   • 更改已实施。利益相关者会定期获悉进展情况。
4. 创建一个表单以请求更改。 每个请求应包含以下信息，并将其添加到日志中：
   • 申请变更日期
   • 变更请求的编号，由项目经理提供
   • 标题和说明
   • 提交人的姓名，电子邮件和电话号码
   • 优先级（高，中或低）。紧急变更管理计划有不同的期限。
   • 产品编号和版本（用于软件项目）
5. 将其他信息添加到更改日志。 此日志还应记录决策及其执行。除了变更申请表中提供的信息之外，您还必须提供以下信息的空间：
   • 批准或拒绝
   • 批准或拒绝申请者的签名
   • 实施变更的截止日期
   • 更改终止日期
6. 跟踪重大决策。 除了跟踪每日更改的更改日志之外，您还可以保留所做的所有主要决策的记录。通过此报告，可以更轻松地找到长期项目或管理发生变化的项目。该报告还可以作为与客户或高层管理人员进行交流的基础。对于期限，项目规模或项目要求，优先级或策略的任何更改，请跟踪以下信息：
   • 谁做决定
   • 做出决定时
   • 决定背后的原因和执行程序的摘要。添加与此过程有关的文档。

尖端

• 与员工和客户建立信任和忠诚度。人们常常对变化感到不自在。通过传达您将员工利益放在首位的信息，您将赢得他们的支持。