内容

• 踩
• 方法1之2：自动概览
• 方法2之2：手动分组数据
• 尖端
• 警示语

如果您知道在哪里可以找到，Excel具有一些非常有用的功能。最容易学习的用法是分组和概述，它可以最大程度地减少大量数据，并使其更易于处理复杂的电子表格。请执行以下步骤，以在新版本和旧版本的Excel中利用数据分组。

踩

1. 打开您要使用的文件。 分组对于使大型表的大小和表示形式更易于管理非常有用，但是为了简单起见，我们在此演示中使用了一个小的电子表格。
2. 去 数据. 在较新版本的Excel中，这是功能区的一部分。如果您使用的是旧版本，请单击它 数据 下拉式菜单。

方法1之2：自动概览

1. 去 数据 > 分组 > 自动概述. 在旧版本的Excel中，转到 数据>概述>自动概述.
   • 分组时Excel搜索逻辑单位中的数据 （例如，开头的标题和结尾的公式总计），选择它们并为您提供最小化它们的选项。 当Excel指示无法创建自动概览时，这是因为电子表格中没有公式。在这种情况下，您必须手动将数据分组（请参阅手动分组数据）。
2. 查看电子表格的自动概述。 根据电子表格的复杂性和布局，您会发现数据的各个部分被分为几组，并在单元格区域的顶部和左侧用方括号表示。该示例工作表非常简单，仅在一个地方分组。
   • 在示例概述中，第一行（标题）和最后两行（包含两个公式）之间的数据将自动分组。例如，单元格B7包含一个SUM公式。
     
     
     
     
   • 单击[-]按钮以最小化数据组 .
     
     
     
     
   • 查看剩余的数据。这通常是重要的信息，它使电子表格的用户可以选择是否更深入细节，从而使电子表格更易于监管。
     
     
     
     
3. 如果需要，请删除自动概述。 如果Excel对某些数据有误解，而您对结果不满意，则可以通过以下方式再次删除概述： 数据 > 取消分组 （或者 概述） 然后 清晰的概述 选择;从这一点开始，您可以手动对数据进行分组和取消分组（请参见下面的方法）如果自动概览仅需要进行一些更改，那么您可以通过进行一些小的调整来节省时间。

方法2之2：手动分组数据

1. 选择要最小化的单元格。 在这种情况下，我们只希望在最小化数据后显示标题和总计，因此我们选择介于两者之间的所有内容。
2. 去 数据 > 分组 > 分组 . 对于旧版本的Excel，请转到 数据 > 概述 > 分组.
3. 出现提示时，选择 行数 或者 列. 在此示例中，我们希望垂直折叠数据，因此我们选择 行数.
4. 查看已分组的数据部分。 现在，在单元格的左侧或顶部用方括号标记。
5. 单击[-]按钮以最小化。
6. 根据需要选择并分组其他部分。 如有必要，请展开当前选择（按[+]），然后重复步骤1至4以创建新组。在此示例中，我们将在第一个组中创建一个新的子组，不包含小计，因此我们选择标题和小计之间的所有单元格。
   • 查看分组的数据部分.
     
     
     
     
   • 最小化新组并注意外观上的差异.
     
     
7. 要取消分组，请执行以下操作： 使用Shift键选择此部分，然后转到 数据 > 取消分组 > 取消分组。在旧版本的Excel中，转到 数据 > 概述 > 取消分组
8. 要取消所有分组，请转到 数据 > 取消分组 （或者 概述) > 取消分组.

尖端

• 通常，“自动概述”功能可能无法完全按照您的意愿运行。手动概述-即创建一系列组-有时更简单，更侧重于电子表格中的数据。
• 如果工作表是共享的，则不能使用此功能。

警示语

• 使用分组 不是 如果要将Excel文件另存为html页面。
• 使用分组 不是 如果您想保护工作表；用户将无法展开或折叠行！