作者:
Louise Ward
创建日期:
7 二月 2021
更新日期:
1 七月 2024
内容
从本质上讲，电子邮件并不像写纸质信件那样正式。但是，有时您需要更加正式的电子邮件编写方式。考虑谁是收件人，然后根据情况选择适当的问候语。知道了这些信息后，就可以继续使用问候语格式和开头句子样式。
脚步
第1部分，共3部分：考虑接收者
确定您需要的正式程度。 是否编写“正式”电子邮件，电子邮件的正式程度取决于接收者。例如，写给教授的信和写求职信的信不一样。
- 当您第一次与某人联系时，出于安全考虑，最好写得比平时更多。
查找收件人的姓名。 如果您不知道该人的名字，则应该进行一些研究。即使使用专业的电子邮件编写方法，知道收件人的姓名也会使问候语更加个性化。
遵循接收者的方式。 如果该人给您发送了电子邮件，则最好复制他们的问候。例如，如果他们写“ Hello”和您的名字，则可以在发送电子邮件时使用“ Hi”和该人的名字以类似的方式答复。广告
第2部分（共3部分）：选择问候
使用“亲爱的”。 “亲爱的”（后面是收件人的名字）是经典的问候语。它是非正式的，不会让人感到烦扰，并且由于它被经常使用，所以这种问候常常成为默认值，这是一件好事。您不希望您的问候语很奇怪，因为它不匹配。
如果您不知道收件人的名字，请尝试“ Hello”。 “您好”是您可以在商务电子邮件中使用的正式问候语，尤其是在您不知道收件人姓名的情况下。但是，如果可能的话，最好找出收件人的姓名。
- 如果电子邮件特别正式并且您不知道收件人的姓名，则也可以使用“发送给感兴趣的人”。但是，某些人可能对此问候并不感兴趣。
在不太正式的电子邮件中考虑“ Hi”（“ Hi”或“ Hello”）。 电子邮件通常不像信件那样正式，因此您可以在电子邮件中写“ Hi”而不必太正式。例如，如果您正在向教授发送电子邮件，特别是您经常联系的某人，则可以使用“嗨”或“你好”问候。
不要使用“嘿”这个词。 尽管在正式电子邮件中可以接受“嗨”一词，但打招呼并不恰当。这是一种非常随意的问候方式，即使使用口语也是如此，因此您应避免在任何形式的正式电子邮件中使用它。例如，即使您与老板很近，也最好在给他们写电子邮件时避免使用单词“ Hey”。
必要时使用标题更改。 有时，您写信给只知道其公司或组织职称的人。在这种情况下，您可以使用该人的头衔代替姓名，例如“尊敬的人力资源主管”，“尊敬的人力资源”或“尊敬的教授”。
添加此人的称呼以使电子邮件更加正式。 如有可能，请在收件人姓名的前面添加“爷爷”，“奶奶”，“医生”或“教授”，以获取更多的正式信息。此外，您可以使用收件人的名字或全名更加专业，而不仅仅是使用名字。广告
第3部分（共3部分）：格式化和启动电子邮件
在第一行写问候语。 将您选择的问候语写在第一行，然后是收件人的名字。您可以使用此人的敬语，例如爷爷，奶奶或医生，然后加上全名。
使用逗号。 通常，问候语后将使用逗号。在正式邮件中，您可以使用冒号，但是对于电子邮件，甚至是专业电子邮件，这通常过于正式。尽管在写电子邮件求职信时可以使用冒号，但逗号在任何情况下都适用。
移至下一行。 问候语在第一行，因此完成后，请按换行按钮以转到下一行。如果您使用换行符而不是缩进来创建段落，则需要在问候语和第一段之间留空行。
如有必要，在开场白中介绍自己。 如果您是第一次给某人写信，则无论您在生活中有多了解，都应提供简介。给接收者有关您的身份的提示会鼓励他们继续阅读。
- 例如，您可以编写“我是Nguyen Van Nam，我是XYZ公司的市场总监”。您还应该说明认识接收者的原因：“我是阮文雄，我在市场营销班上（市场营销部门101在星期二和星期四中午）”。
- 如果您认识收件人并且以前曾写过收件人，则可以使用第一句话作为问候语。例如，您可以说“谢谢您的早日答复”或“我希望您一切都好”。
直接进入主题。 大多数正式电子邮件都需要快速集中精力。这意味着第一句或第二句应说明您为什么为他们写。在描述您的目标时，请记住要尽可能简洁。
- 例如，您可以写“我写信给您寻求营销问题的帮助”，或“我写信给您，因为我在上课时遇到困难，希望您能摆脱困境。”有助于我阅读更多的附加文档。”
