内容

• 脚步
• 忠告
• 警告

需要写专业而有礼貌的工作信吗？大多数工作消息都是预先格式化的，易于复制，您只需要更改消息的内容即可。商业邮件必须始终在邮件正文中包含日期，有关发件人，收件人的信息以及某些段落。您想写一张照片，请按照以下步骤操作并更正必要的要点以符合您公司的标准。

脚步

第1部分（共4部分）：开幕词

1. 

   了解格式。 无论您的信是关于什么的，都需要遵循一些有关信纸外观的标准。商业信函应使用Arial或Times New Roman等流行字体键入和书写。您需要手动突出显示邮件中的段落。这意味着您可以通过键入两次“返回”键来开始新段落。不要使用indent命令突出显示段落。
   • 在所有边缘上留出约2厘米的边距。
   • 电子邮件也应使用流行字体书写。除工作邮件中的黑白外，请勿使用模仿手写或彩色的字体。

2. 

   
   
   选择正确的纸张类型。 工作信函应打印在22cm x 28cm的纸张尺寸（“信纸尺寸”尺寸）上。如果您不在美国，则可以使用A4尺寸的纸张。可以在22cm x 36cm（“合法尺寸”）纸上打印一些长合同。
   • 如果打印出要邮寄的邮件，则应将其打印在公司的信笺上。这样可以使信件看起来更专业，并提供公司的徽标和联系信息。

3. 

   
   
   提供有关您公司的信息。 提供公司名称和地址，其中地址的每个部分都写在不同的行上。如果您是自由职业者或以自由职业者身份工作，请用您自己的名称替换公司名称，或在公司名称上方写上您的名字。
   • 如果您的公司具有预先设计的信笺，则可以使用它代替输入公司名称和地址。
   • 如果您自己输入地址，则应在页面顶部根据您和公司的喜好右对齐或左对齐。
   • 如果您要向国际发送邮件，请使用大写字母输入国家/地区名称。

4. 

   
   
   添加日期。 全日期写作是最专业的选择。例如，您可以编写“ 2012年4月1日”或“ 2012年4月1日”。日期应保持合理，在发件人地址下方几行。
   • 如果您的信件是在几天之内写的，请注明您完成信件的日期。

5. 

   提供收件人信息。 写出收件人的全名，职务（如果有的话），公司名称和邮寄地址，然后将此信息分成几行。如有必要，添加参考编号。收件人信息应在日期下方几行左对齐。
   • 最好将信件发送给已识别的人。这样，您发送消息的人就可以回复您的消息。如果您不知道应该邮寄给谁的名字，请稍作检查。您可以致电他们的公司，要求提供该人的确切姓名和头衔。

6. 

   选择一个问候。 问候语是对信件接收者的尊重，使用哪种问候语取决于您是否知道向其发送消息的人，您认识他们的人以及信的严肃程度。 。您可以考虑以下选项：
   • “致其关注的人”（致所有参与人员） 只有当 您不知道谁，尤其是要将消息发送给谁。
   • 如果您不知道邮件的收件人，则以“尊敬的先生/女士”（尊敬的先生/女士“）开头是安全的选择。
   • 您还可以使用收件人的标题和姓名，例如“亲爱的史密斯博士”（亲爱的史密斯教授）。
   • 如果您很好地了解了邮件的收件人并与他们有密切的关系，则可以按名称称呼他们，例如“亲爱的苏珊”。
   • 如果不确定邮件收件人的性别，只需输入全名，例如“ Dear Kris Smith”（Hello Kris Smith）。
   • 不要忘了在问候语后面输入逗号或在“致其关注的对象”之后输入冒号。
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第2部分，共4部分：撰写邮件内容

1. 

   直接解决问题。 正如格言所说，时间就是金钱，大多数企业家都讨厌浪费时间。因此，信函的内容应简短而专业。写一封信，使接收者可以通过直接指出要点并在第一段中总结您的观点来快速阅读。例如，您始终可以从“我正在写有关...的信”开始（我正在写有关...的信），然后从此处开始。
   • 请勿使用粗俗的语言，尖刻的句子或长而圆的句子-您应该尽可能简洁明了地传达您需要说的话。
   • 令人信服地表达。写信的大部分目的似乎是为了说服读者做点什么：改变主意，改正错误，汇款或采取一些行动。尝试说服邮件的收件人执行您想要的操作。

2. 

   使用人称代词。 理想情况下，您应该在字母中使用人称代词“ I”（I），“ we”（we）和“ you”（you）。将其描述为“我”（我），并称呼读者为“您”（朋友/祖父/祖母/兄弟/姐妹）。
   • 请注意，如果您是代表组织撰写的。如果您给出公司的发展前景，则应使用“我们”（我们）让读者知道您代表公司讲话。如果您写下您的个人意见，请使用“我”（我）。

3. 

   
   
   写得清晰，简洁，简洁。 让您的读者确切地知道您想说什么。如果您的邮件内容明确，读者将迅速回复您的邮件。特别是，如果您希望读者得出结论或对您的来信采取行动，请告诉他们。以最简洁的方式解释您的论文。

4. 

   
   
   使用活跃的句子。 描述情况或提出请求时，请使用主动而不是被动。被动句可能会使您的字母模糊不清或无法指明所涉及的人。另外，现役句子被简化并且更直接。例如：
   • 被动句：太阳镜的耐用性不是设计或制造的。
   • 主动声明：贵公司在设计和制造太阳镜时不会考虑其耐用性。

5. 

   
   
   胸襟开阔。 信件是由人类写的并写给人类的，因此，如果可能的话，请避免使用硬性字体。您不能以非私人信件和缺乏开放性来建立新的关系。但是，请避免使用口语或语，例如短语“您知道”（您知道），“我的意思是”（我的意思是）或“想要”（想要的话-“想要”的缩写）。大'）。保持严肃认真，但友善热情。
   • 如果您对接收者有很好的了解，那么您应该非正式地向他们表达一系列美好的祝愿。
   • 在决定表达自己的程度时，请使用自己的判断。有时候幽默可以帮助您达成成功，但是在取笑时要小心，这可能是一个错误。

6. 

   礼貌有礼。 即使您写信抱怨或表达疑虑，您仍然可以保持礼貌。让自己置身于接收者的立场，以一种明智的方式提出您想出的任何想法，以使读者看到您始终充满热情并愿意提供帮助。
   • 例如，您可能会这样严厉地抱怨：“我认为您的太阳镜不好，我再也不会买了。”但是，您可以用一种更加礼貌的方式写：我对贵公司的太阳镜产品感到失望，并计划将来在其他地方购买眼镜。

7. 

   将“第二页”标题模板用于其他页面。 大多数商务信函的一页上应简短。但是，如果您要讨论的问题更长，例如合同或法律问题，则可能需要多页。使用“第二页”信头模板，该模板通常具有缩写的地址，并且纸张类型与首页的信头相同。
   • 页面编号位于页面顶部，第二和后续页面位于页面顶部。您还可以添加收件人姓名和日期。

8. 

   内容摘要。 在最后一段中，总结要点，并清楚说明您的行动计划中的步骤或对邮件收件人的期望。请注意，收件人可能会与您联系以进行询问或交谈，感谢他们对这封信和您的问题的关注。广告

4之3：结尾字母

1. 

   选择结尾句子。 结束语就像问候一样，表示对信接收者的尊重和信的严肃程度。通常，“真诚地”或“真诚地”是一个安全的选择。您可能会考虑其他选项，例如“ Cordially”，“ Respectfully”（最诚挚的问候），“ Regards”和“ Yours Truly”（Sincerely）。您还可以选择不太正式但专业的结局，例如“祝一切顺利”，“祝愿最好”。 ，“致以诚挚的问候”，“谢谢”和“谢谢”。句子后面使用逗号。

2. 

   标志。 保留约四行空白，然后签名。打印信件后签名，或者如果您通过电子邮件发送，请扫描签名图像并将其粘贴到邮件的此部分。您应该选择蓝色或黑色墨水作为签名。
   • 如果您是代表某人签名，请在签名前写上“ pp：”。 “ Pp”代表“每个采购代表”（如“按代理”或“代表”）。

3. 

   输入您的姓名和联系信息。 在您的签名下，键入您的全名，标题，电话号码，电子邮件地址和任何可能的联系方式。每个信息都写在单独的行上。

4. 

   添加打字员的缩写。 如果您键入的字母以外的其他人，则应在签名下添加此人的姓名缩写。有时，还会写出写信人的姓名缩写。因此，区分写信的人和键入信的人很重要。
   • 例如，如果您只是添加了打字员的姓名缩写，请用小写字母写出来：mj
   • 如果添加作者的缩写，则以大写字母书写，而打字员的缩写以小写字母书写：RW：mj。您也可以在两个缩写之间使用斜杠：RW / mj。

5. 

   注意附件文件。 如果要附加文档以供收件人查看，请通过注明文档的编号和类型在您的联系信息下方添加几行注释。例如，您可以编写：“附件（2）：简历，小册子”（“附件（2）：简历，小册子”）。
   • 您也可以将“机箱”缩写为“机箱”。或“ Enc”。

6. 

   添加收件人。 如果您将信件的副本发送给其他人，则应在信件中包括该人的名字。您可以通过在“附件”行下键入“ cc：”来发表评论，“ cc”代表“礼貌副本”，并带有该人的姓名和职务（“ cc”代表在复写纸上键入信函时，为“碳副本”（复写）。
   • 例如，写：“抄送：市场部副总裁玛丽·史密斯”（“亲爱的：市场部副经理玛丽·史密斯”）。
   • 如果要添加其他收件人，请在第一人的姓名正下方输入第二人的姓名，不需要“ cc：”。
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4之4：完成

1. 

   编辑您的消息。 外观是专业写信人的关键要素。通过纠正信中的最小缺陷，读者肯定会很容易看出您有能力和负责任。您可以运行拼写命令来检查单词的拼写，但是也可以在发送之前仔细阅读字母来进行检查。
   • 想知道这封信是否简洁明了。是否有一个段落长度超过三到四个句子？如果是这样，您可以删除不必要的段落吗？
   • 如果这封信真的很重要，您可以请朋友或同事快速检查一下。有时只需花几秒钟即可阅读，这可能会帮助您发现您可能看不到的错误或笨拙的单词用法。

2. 

   不要装订邮件。 如果邮件有很多页面，请避免装订邮件。如果要确保页面正确对齐，请使用左上方的回形针。

3. 

   邮寄。 如果您邮寄，请使用商务信封。如果有带公司徽标的信封，请使用它。清楚地打印寄信人地址和收件人地址。将信件折成三部分，以便收件人打开邮件时，邮件的第一部分在顶部折叠，然后在底部折叠。确保您有足够的印章，然后将其发送出去。
   • 如果您认为手写地址被弄脏并且与您的专业风格不符，请用文字输入该地址，将信封放入打印机，然后在信封上打印该地址。
   • 如果这封信非常重要和/或紧急，则应通过快递发送。
   • 如果要通过电子邮件发送消息，请将其转换为HTML格式或将消息另存为PDF以保持格式。但是，纸质邮件更好。
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忠告

• 用一支好的钢笔在字母上签名。
• 快速。如果您不能在一周内回复发件人的请求，请告诉他或她有关问题，并让他们知道何时可以收到您的答复。
• 专注于积极因素。谈论您可以做的事情，而不是您不能做的事情。例如，如果您没有库存，请不要告诉客户您无法履行他们的订单，而要说该产品很受欢迎，因此您所在的一侧缺货。 。然后告诉他们什么时候可以向他们提供产品。
• 如果您写的信内容丰富，则应首先列出这些内容。
  • 列出您要涵盖的所有内容。不用担心订单。
  • 对于每个内容，列出关键字，示例，论点和事实。
  • 查看大纲中的内容，以使其适合您的目的和受众。
  • 消除所有不相关的问题。
  • 按照最适合读者的顺序排列信息。

警告

• 不要用讨人喜欢的句子写信。真正的赞美是可以接受的，但是如果您做得过多，读者会觉得您是在奉承而不是您的能力。
• 请勿使用过于苛刻的声音。请记住，您正在尝试通过商务信函来加强或建立专业关系。