作者:
Charles Brown
创建日期:
7 二月 2021
更新日期:
1 七月 2024
内容
有秩序的会议需要精心编写的议程。不要让您的会议变得像许多会议一样乏味而高效。通过遵循详细而灵活的议程，您可以使会议保持精简和集中，从而在最短的时间内实现所有会议目标。无论您要编写自己的日历，使用模板还是充分利用已有的日历，请参阅下面的第1步以开始使用！
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第2部分（共1部分）：编写议程
从头开始创建议程
首先给您的日历命名。 从最好的文献到最干燥的电子表格，几乎每个重要文件都需要标题，会议议程也不例外。您的标题应该告诉读者两件事：首先，他或她正在阅读议程，其次，会议主题是。下定决心后，请将标题放在空白文档的顶部。标题不必繁琐或复杂-在业务环境中，简单直接的标题通常是最好的。 - 抵制为标题使用单独或大字体的冲动。在大多数情况下，您需要使用一种简单的，端庄的字体，例如Times New Roman或Calibri，并使标题的大小与文档中其余字母的大小相同（或稍大一些）。请记住，标题的目的是告知读者他们正在看的内容，而不一定是为了娱乐或分散他们的注意力。
添加 ”WHO？’, ’真的？“ 和 ”什么时候？“将数据发送到标头。 在标题之后，会议议程通常会有一个标题，标题可能会根据您的工作场所的正式程度而有所不同。该标题通常在标题下方大约一行。通常，在标题中，您会简要列出有关会议的事实信息，这些信息与所讨论的主题无关。这样一来，不在场的人就会知道发生的时间和地点以及在场的人。以下是您可以添加的一些内容；无论您选择什么数据，请确保清楚地标识每条信息（在此处使标签文本为粗体）： - 日期和时间。这些可以分组在一起，也可以在各自的单独部分中分组。
- 地点。如果您的公司有多个地点，则可以写下地址，但是如果只有一个地点，则可以命名您要在其中开会的房间（例如3号会议室）。
- 参加者职位通常是可选的，但不是必需的。
- 特殊人士参加。这些可以是特别嘉宾，演讲者或会议负责人。
写一个简短的目标声明。 没有明确目的的会议可能会浪费宝贵的时间，因为与会者决定了要谈论的话题。在标题后跳过一行，并使用粗体或带下划线的文本来指定目标部分，其标题为“目标”或“目标”，后跟冒号或换行符。然后，您用简洁明了的句子描述会议要讨论的要点。使您的目标是在这里写大约1-4个句子。 - 例如，如果我们要编写预算会议的目标声明，则可以使用以下代码：客观的： 列出2014-2015财政年度的主要预算目标，并讨论长期成本节省措施。此外，研发总监马库斯·费尔德曼（Marcus Feldman）将展示最近一次竞争调查的结果。”
- 如果您曾经在科学的背景下写过文章，请将目标声明视为会议的摘要。基本上，您基本上是在说什么需要在会议上讨论的内容，而无需赘述。
编写会议要点的时间表。 日程安排有助于消除商务会议持续太长时间的趋势。在陈述目标之后跳过一行，为您的日程安排加粗或带下划线的标题，并开始在日程安排中创建时间（以匹配关键的讨论要点）。为了易于阅读，请在每个时间段分别指定一行。 - 用以下方式指示每个时间段 任何一个 计划的开始和结束时间， 或者 您希望每个零件花费的时间。选择一个系统或另一个系统并保持一致-混合起来看起来很不专业。
- 换句话说，您想用对话的开始和结束时间标记每个时间段，或者写下您希望其持续多长时间。例如，示例行可能是“14:00 - 14:05：简介和演示文稿“ 或者 ’5分钟：简介和状态。“但是，您应该避免在两个系统之间切换。
在时间表中为任何特殊客人预留时间。 如果客人来您的会议讨论重要主题，您将需要在会议中为这些人留出时间。给每个客人自己的时隙，即使他们有多个话题。这样，每个人都可以根据需要组织自己的主题。 - 为避免安排问题，请提前与客人联系以了解他们每个人在谈话主题上需要花费多少时间。
在会议结束时为其他事务留出更多时间。 在此期间，人们可能会要求解释有关混乱的话题，发表自己的观点，为将来的会议提出建议以及发表其他意见。您可以通过将该调查作为日程安排中的最后一项包括进来，从而使调查明确，也可以在会议的最后一点之后自行提出。 - 如果您在会议结束之前没有人有其他问题或意见，则可以随时提前结束会议。您的许多与会者可能会为此感谢您！
您也可以提供对话主题的概述。 通常，日程安排是会议议程的主要部分-人们希望用来引导讨论的部分。但是，虽然不必付出额外的努力，但提供一些关键点的额外概述对于分散注意力的与会者很有帮助。大纲使与会者想起了会议上提出的想法的安排，并帮助那些难以跟上每个提到的主题的人。以下是您可能要使用的摘要类型的示例： - 一。高优先预算项目
- A.员工差旅预算
- B.经销商费率
- 一世。谈判更好的交易？
- C.游说费用
- 二。改善营业额的措施
- A.替代服务协议
- 一世。向客户展示选项
- ii。得到反馈
- B.对移动技术的再投资
- ...等等。
在分发日历之前，请检查日历中是否有错误。 由于某些与会者可能严重依赖于会议议程，因此在分发之前检查是否有错误是一个好主意。这样做不仅是对参加会议的人的青睐，而且还积极反映了您对细节的关注以及对职位的重视。 - 此外，检查您的日记中没有错误可以帮助您 时间 救你 脸 花时间解释充斥着错误的议程可能会使您的会议感到困惑，并使您感到尴尬，尤其是当有重要人物在场时。
使用日历模板
使用文字处理器随附的模板。 许多文字处理程序，例如Microsoft Office，Mac版Pages等，都有适用于各种个人和专业文档（包括会议议程）的标准模板。使用这些模板，您可以快速，轻松地创建外观专业的文档。通常，这些类型的模板以美观的布局被组织成逻辑部分-只需在相应的空间中键入相关数据，您就可以开始了！ - 尽管每个文字处理程序都略有不同，但是大多数使用模板选项的工具都可以让您从程序窗口顶部的菜单栏中导航到模板。
- 如果您的文字处理器可以使用模板，但没有合适的会议议程模板，则可以从程序制造商的网站下载一个模板。例如，可在office.microsoft.com上获得Microsoft Word的模板，而可在Apple App Store中找到Mac版Pages的模板。
您也可以从外部来源下载模板。 如果默认情况下您的文字处理器没有日历模板，并且您无法在官方网站上获取它们，请不用担心-在线有大量免费模板可用。在您喜欢的搜索引擎上进行简单的搜索，例如“会议议程模板”，即可为您提供许多相关的结果。但是，由于并非所有这些结果都来自可信赖的官方来源，因此在选择要使用的模板时加以区别很重要。以下是您可能要访问的一些外部站点： - 保存Word模板-此专业站点为Microsoft Word提供了许多高质量的模板。
- 在线Word模板-Word模板的另一个绝佳资源。但是，此页面仅提供一些选择。
- iWorkCommunity-Pages的良好日历模板。但是，此模板适用于Pages的较早版本（2009年之前）。
- App Store也有大量的Pages模板。不幸的是，并非所有这些都是免费的。
填写模板中的字段。 在文字处理器中找到合适的模板或下载所需的模板后，您要做的就是在模板中填写必要的信息。大多数模板将带有清晰标记的区域，供您输入名称，时间，对话主题，部分标题等。填写所有相关字段以完成您的议程，然后检查您的工作中是否有错误。尽管日历模板非常有用，但它们并不能保护您免受拼写，语法和事实错误的影响。 - 不要将任何字段留空。例如，在日程表中仅显示“在此处键入”的一行，这看起来没有什么业余意义。如果出于某些原因，您不想填写模板的某些部分，请删除它们，而不要留空。
进行一些细微的更改以使您的日历适应您的需求。 会议议程模板可能非常有用，但是没有理由完全遵循默认的日历样式和布局。随意更改模板的内容和样式，以确保日历满足公司为您设置的标准以及会议的设置标准。 - 例如，如果您认为特定模板看起来不错，但是其标题太长以至于使人分心，则可以按照自己的意愿随意删除标题中不必要的任何部分，只要您采用这种方式即可文档的布局没有被破坏，或者议程看起来很丑陋。
第2部分，共2部分：使用日历的最佳做法
首先选择最重要的主题。 安排会议时，通常最好的做法是将最重要的主题放在日程表的前面。这样您就可以实现两件事。首先，它使每个人都可以讨论这些重要主题，而这些主题处于边缘状态并且在会议开始时还不疲劳。其次，如果会议过早结束或某些与会者必须在会议结束前离开，则可以确保已经讨论了重要主题。 - 会议并非总是按计划进行。如果在会议结束时删除了一些无关紧要的小话题，您也许可以自己解决这些问题，或者以后再安排另一个会议。但是，如果您无法涵盖谈话的主要主题，那么您的会议将无法实现目标的一部分，这可能使您感到沮丧和尴尬。将最重要的主题放在日程安排的顶部可以防止 大多 这个问题。
坚持您的日历时间表，但要灵活一些。 在计划和举行会议时，最大的危险之一是花费的时间比计划的时间长。员工通常只有一个 不喜欢 会议时间过长，正确的做法是，因为它们会令人无聊得令人厌烦，并妨碍人们进行真实的工作。为了使您的会议如期进行，请时刻注意时间，如果有机会，请礼貌地继续说：“如果我们想按时离开这里，我们确实需要继续讨论下一个主题。 ” - 但是，会议通常不会按计划进行，因此，如果会议的任何部分花费的时间比您想要的时间长，您应该准备好进行补偿。灵活地在有限的会议时间内进行尽可能多的讨论。例如，如果会议的某个部分逾期，则可以调整会议其他部分的讨论，或者完全省略会议中相对不重要的部分，以确保会议按时结束。
在会议开始之前就开始编写您的议程。 尽管日历不一定像其他类型的业务文档（例如报告，数据电子表格，演示幻灯片等）那么重要，但您仍然希望日历看起来既专业又圆滑，尤其是当您在会议期间与同事共享日历时会议。为了确保您有足够的时间来制作高质量的文档，请尽早开始编写日记。 - 尽早开始还为您提供了获得会议议程反馈的优势。与同事或主管共享日历的初步版本，并征求他们的意见，可以帮助您修复缺陷并添加以前没有的细节。如果您等到最后一秒钟写日历，则可能没有时间要求此反馈。
- 尽管您可以在会议开始前一天的日常例行会议上写下议程，但可能需要数周的时间来准备重要的会议。
与会议参与者共享议程。 为确保所有人都充分了解要讨论的话题，您将需要提前与所有人共享议程。根据您工作所在的企业文化，这可能意味着打印多份副本并亲自分发，或者只是通过电子邮件将日历作为附件发送出去。无论您分发日历如何，在发送日历之前，请确保日历中没有技术错误。 - 根据会议的重要性，您可能希望在会议开始至少一两个小时之前向与会者提供议程。对于大型的重要会议，可能需要提前一天或更多时间发送议程。
- 由于人们经常忙碌或健忘，因此，如果有人忘记了会议议程，可以带一些额外的议程副本到会议上，这是一个聪明的主意。
尖端
- 如果某人不能参加会议，请考虑在议程的顶部创建“已宣布缺席”部分，或为此留出空间并在会议期间简单地宣布。
- 一个人的绝佳资源 富有成效的 会议使用“ DARV”：目标，议程，角色和职责。首先，您的会议应该有一个 客观的 具有。如果您只是召开会议以提供信息，请不要浪费人们的会议时间。向他们发送新闻通讯。目标应该有一个活跃的组成部分，如果可能的话，还应显示一个产品：“为团队设置季度目标”。议程是您为实现该目标而要解决的主题的列表，并有一定的时间限制，以保持您的进度。例如，“ 1。检查上个季度目标的状态（15分钟）； 2。其他有关目标的业务建议（20分钟）； 3。选择前5个目标（10分钟），等等。”对于角色和职责，您可以确定由谁主持会议，由谁做笔记以及由谁分配会议结果。
- 如果您的公司有用于日历的特殊表格，请使用此表格作为模板。在某些地方，必须遵循惯例。
- 根据您的同事的偏爱，为人们提供议程建议的最后期限可能会很有用。注明结束日期和时间并坚持下去。为改进日历或在事件替换原始日历时进行添加提供空间。
