内容

• 踩
• 方法1之3：写您的投诉信
• 方法2之3：使用正确的音调和格式
• 方法3之3：跟进
• 尖端
• 警示语

在大多数时候，写一封投诉信是大多数人要做的事情。无论您对公司的产品或服务不满意，通常都可以通过坚定而礼貌的投诉书以互惠互利的方式解决问题。撰写投诉公司并不困难或令人恐惧-您只需要清楚地陈述事实并礼貌地寻求解决方案即可。

踩

方法1之3：写您的投诉信

1. 请写信给客户服务部门。 如果您写投诉信，将信直接发送给公司的客户服务部门，则您获得成功的机会最大。客户服务部门习惯于处理投诉，您的来信很可能会得到越来越多的有效处理。
   • 尝试找出客户服务经理或主管的姓名，并亲自写信给他或她。亲爱的，开始你的信 先生 或者 太太。其次是他们的姓氏。如果找不到客户服务经理的姓名，只需输入 尊敬的先生/女士.
   • 您应该能够在公司的网站，公司的促销或促销材料，产品包装或标签上找到客户服务地址。
2. 快速找到您的来信。 信函的第一行应清楚说明您为什么写信函以及投诉的确切内容。请提供尽可能多的相关事实，包括您购买或获得服务的日期，时间和地点，以及任何相关的序列号或型号。
   • 收信人应该能够在五秒钟之内识别出信件的重点，因此避免冗长，不连贯的介绍。
   • 您可以在开句之后的段落中提供有关情况的更多详细信息或解释，但是第一行应立即尽可能清楚地引起您对投诉的关注。
   • 例如，您的开场白可能是：“我写信是抱怨我7月15日在您位于示例城市A街的位置从您的公司购买的吹风机损坏的情况。”
3. 明确说明您想看什么结果或补救措施。 如果您要更换，退款，维修或任何其他形式的赔偿，请在第二段中清楚说明。这将帮助您避免收到套用信函，并为收件人提供一些入门知识。
   • 在您的评论中尝试尽可能具有建设性，并提出可以帮助您并继续与公司保持联系的方法。如果您要求退款或其他某种形式的赔偿，同时又说您打算搬到另一家公司，他们将不会被迫尝试解决问题。
   • 如果您希望公司解决更广泛的问题，请在信函中注明，但要花些时间。
   • 不要在第一封信中威胁要提起诉讼。这可能是您最终需要的解决方案，但请先发送您的投诉信，然后等待答复。
4. 附上证明文件的副本。 这可以包括收据，保修证书，您已发送的支票副本，以及照片或视频（如果适用）。所有文件都必须包含在您的信函中。
   • 确保你 副本 您要附加的所有文档中的所有文档，而不是原始文档。这样，如果您必须向其他人展示证据，那么重要的信息就不会丢失。
   • 另外，请确保在信函文本中注明附件的确切数量。例如：“随信附上我的原始收据副本，以及吹风机保修卡和序列号信息的副本。”
5. 给他们一定的时间来解决问题。 它可以帮助您提供准确的时间段，在该时间段内您希望问题得以解决。这将使您高枕无忧，并有助于快速解决问题。
   • 设置时间限制还有助于防止丢失或遗忘您的来信，这可能导致您与公司之间进一步的麻烦和不满。
   • 确保您给出的时间段是合理的。一两个星期通常就足够了，尽管它会根据您的要求而有所不同。
6. 恭敬地结束信。 感谢收件人的帮助，并让他们知道如何以及何时可以与您联系以解决问题。这将使他们的工作更加轻松，使您期待更有效的结果。
   • 以以下字母结尾 真挚地 或者 此致 （后者比较正式）。避免使用非正式的收尾公式，例如“问候语”。

方法2之3：使用正确的音调和格式

1. 要有礼貌. 您可能会生气，也可能是正确的，但是粗鲁无礼只会使接收者处于防御状态。写出恭敬的语调，不惜一切代价避免做出威胁，愤怒或讽刺的评论。请记住，阅读您的来信的人不对所发生的事情直接负责，与生气的指责者相比，他们会更加积极和乐于帮助彬彬有礼，有礼貌的顾客。
   • 请记住，您要写信的公司并不是针对您的。大多数公司都希望让客户满意。
   • 如果您将接收者视为想要帮助您的人，而不是假设他们是恶意的，那么您将获得更大的成功。
   • 生气时不要写。等待冷静，然后再写信。或者，如果您愿意，也可以在蒸汽仍然从耳朵里冒出来的时候写这封信，然后等一两天再发送。您可能需要重新构造内容以取得优势。
2. 简明扼要。 客户服务代表每天可以收到数百封信，因此至关重要的是您必须迅速到达重点，以便他们一开始阅读就可以准确地知道他们要处理的内容。如果您的来信太长或太详细，读者将在全球范围内阅读它，最终对确切的问题或所需的解决方案一无所知。
   • 避免过多的细节，冗长的故事或独白。
   • 尝试使您的字母限制在一侧，或少于200个单词。
3. 命令方面。 加强对您信件的尊重可以树立正确的语气，并让公司知道您应该认真对待您的投诉。对于更严重的投诉尤其如此，这可能会造成重大的财务后果。
   • 执行尊重涉及许多方面，例如语言的质量，您对权利和公司责任的了解以及信件的专业介绍。
   • 所有这些都给您带来了信誉，这应该会对您回信的回复产生积极的影响。
4. 以清晰，正确的方式整理您的信件。 如上所述，以专业的方式安排您的来信会对您的投诉产生积极的影响，将您的姓名，地址和日期放在左上角，然后是您要写信的人的姓名或称号，以及公司地址正好在信函正文上方。
   • 始终在计算机上键入您的字母，这使它更易于阅读并且看起来更加整洁。如果您必须手写字母，请确保您的手写内容清晰易读，没有划掉的文字或墨水渍。
   • 要签名，请在下面留一个空白 真挚地 或者 此致 您可以在上面签名的地方。在此空格下，键入您的姓名，以便清晰易读。
   • 保持字母整洁，井井有条，段落大小大致相同。
5. 检查拼写和语法。 错误的拼写和语法可能会对收到投诉的方式产生负面影响。在打印字母之前，请确保在计算机上使用拼写检查器，或者在发送之前让别人阅读它。

方法3之3：跟进

1. 等待您设置为通过的时间限制。 请耐心等待，直到您的第一封信中的期限结束之前，什么都不要做。如果这个日期过去了，但您仍然没有听到任何声音，请通过电话或电子邮件跟进以检查是否已收到这封信。最好总是给公司带来疑问的好处。
   • 如果您仍未收到与您的来信相关的信息，或者您已经收到但情况未得到令人满意的处理，则可以将投诉发送给更高级别的人。
2. 在命令结构中向上工作。 如果您无法与客户服务总监打交道，请尝试找出排名较高的人并写信给该人。每次您爬上梯子时，无论是从客户服务代表到总监，还是副董事长，再到CEO，都要添加上一级的信函。这样，您公司的新销售代表将知道发生了什么事，而该问题很可能可以在不提起诉讼的情况下得到解决。
   • 最好先从客户服务部门开始，然后再上山，而不是直接去顶端。这是因为客户服务部门在处理此类投诉方面经验更丰富，并且无论如何都可能将给首席执行官的信转发给该部门。
   • 如果是这样，客户服务代表可能会自动以不利的眼光见到您，因为他们试图超越他们的头脑。
   • 请记住，如果您要写给首席执行官或总经理的信，应该特别清楚，简洁和写得很好，因为他们可能还不知道这件事。
3. 如果要提起诉讼，请咨询律师。 他或她将知道该怎么办。请记住，法律诉讼是不得已而为之，而在您的来信中立即提起诉讼将树立负面语气，并有可能使索赔要求蒙蔽。如果他们注意到您在虚张声势，这对您也可能是负面的。

尖端

• 在写之前，花点时间考虑一下发生了什么。当您考虑了所有内容并确切知道您想要什么以及如何要求时，就可以准备写信了。
• 确保您的姓名，地址，电子邮件和电话号码（可能的话是家庭，办公和移动电话）都在您的信件上。还要求读者提供详细信息，以便你们俩都能及时了解投诉的最新进展。
• 再次阅读并确保所有内容都是真实的，真诚的和可验证的。
• 不要发誓请记住，您需要补偿或解决方案，而冒犯您的读者不会对此有所帮助。如果要使用功能更强大的语言，请避免使用被动语态，而使用更直接和更具描述性的单词。也许你是 震惊的 甚至感觉到 厌恶，比简单的单词更强大 失望的.
• 以书面形式提交投诉的效果要比在公司的博客或网站上向公司发送电子邮件，传真或评论的效果更强。大多数公司会优先处理正式的书面投诉。
• 如果您要写信抱怨某个人，则将您的来信限制在他们的缺点上，不要抱怨整个组织。如果您写信抱怨公司政策，请不要侮辱听众或政策。只需说明您的问题以及您希望如何解决该问题即可。
• 不要宣誓就发证人证词。实际上，如果您认为自己最终将要出庭，可能不仅要隐瞒证词，还要隐瞒她的名字。另外请记住，出庭可能并不便宜。在大多数情况下，最好以非正式方式或最多通过争端委员会达成协议。
• 在一些消费者网站上，您可以提交投诉，并查看其他人是否与该特定公司处于同一状况。
• 保留所有信件和信件寄出日期的副本。

警示语

• 写信威胁人身暴力，破坏财产或侵害健康或安全是违法的。威胁可以解释为恐吓，可以作为提起诉讼的依据，并可能被处以罚款甚至监禁。帮自己一个忙，忘掉威胁。不要将它们放在纸上或发送！