内容

• 踩
• 第1部分（共3部分）：确定自己的身份
• 第2部分（共3部分）：您有发言权
• 第3部分（共3部分）：总结
• 尖端
• 警示语

如果您经常因工作需要打电话给客户，那么很有可能经常需要留下语音邮件。但是，在发出哔声之后您应该说什么呢？记住所有要交流的相关信息可能会令人不胜其烦，这可能会阻止您说出重要的细节。通过使用语音邮件系统，您将不再需要再次记录混乱和简易的语音邮件。通过快速浏览头脑中的清单，可以确保您提供了所有必要的信息，并且更有可能被回电。

踩

第1部分（共3部分）：确定自己的身份

1. 使用正确的语调。 一旦开始记录您的消息，您就应该清晰而清晰地讲话。不要试图喃喃自语或说话太快。尽力使自己的声音有趣和开朗，从而引起听众的注意。尽管听筒看不到您，但是电话会听到您的一般语调，因此请确保您发送的是正确的音调。
   • 清楚地说出您所说的一切。不良的接收可能会使您的声音失真，并导致您退学。即使是正常的说话声音也可以通过电话听起来像杂音。
   • 您的声音应与您拨打的电话的类型保持一致。例如，当您留下语音邮件来祝贺您的侄子高中毕业时，听起来会很开心。但是，如果您要向一个悲伤的朋友表示慰问，则必须确保您的声音庄重而受人尊敬。
2. 请输入您的名字。 首先要做的就是说出你的名字。这样，您要呼叫的人将立即知道他或她正在与谁打交道。在大多数情况下，一个简单的“这是（您的名字）”就足够了。如果您尚未认识某人，则可以选择“我的名字是（您的全名）”。朋友和亲戚会认出您，而不必出示您的身份。如果是商务电话，则对方会立即获得一个名称，以与语音和消息相关联，也许允许使用更个性化的通信形式。
   • 此步骤似乎很明显，但通常被呼叫者遗忘。
   • 如果您有可能对接收者有用的特定职务或描述，请在您的名字后加上。例如，“我叫Dr.阿姆斯特丹大学医院的放射科医生Versluis“或”这是Chloe的母亲Ariane Janssens，和您的女儿一起上课。
3. 留下您的电话号码。 列出您的姓名后，请立即提供您的电话号码。大多数呼叫者会等到语音邮件结束时才提供他们的联系信息，但是如果接收者第一次无法正确写下来，他们将不得不再次收听完整的消息。在传达您的电话号码时，请记住说话要慢一些，并清楚地说出一切，以便于理解。
   • 在邮件开头添加电话号码的一种简单方法是说“这是（您的名字），我的号码是（您的电话号码）”或“我的名字是（姓名），然后我会打电话（号码）'。
   • 尽管事实上存在呼叫者ID功能，但始终建议保留您的电话号码，以免打给您的人没有保存您的电话号码，或者如果您要求回叫另一个电话号码。
4. 提供一个连接点。 在收听商务语音邮件或来自未知发件人的消息时，如果人们不知道您是谁以及为什么打电话，他们将很快变得可疑或失去兴趣。提及共同的朋友或推荐给您的电话号码，可以使他们放心。这再次确保了电话通话的专业性。语音邮件听起来不会那么打扰，您更有可能打回电话。
   • 尝试添加简短的介绍来引起听众的兴趣，例如“我从帕特里克那里得到了您的电话，帕特里克告诉我您正在考虑出售您的船”。
   • 即使您不打商务电话，寻找联系点也很重要，可以使收件人放心。 “这是鲍勃，您的邻居就在您对面”比“这是鲍勃·韦尔梅施”更具个性。

第2部分（共3部分）：您有发言权

1. 想一想你会说些什么。 留下语音邮件之前，请确保您对要说的内容有清晰的认识。如果您出于特殊原因打电话给您，这应该不是问题，但听到另一端的哔哔声并意识到自己正在被接听，可能会让您迷失方向。在挂断电话之前，请将信息分为几个单独的部分并覆盖所有内容。
   • 对于非常紧急或重要的语音邮件，请考虑预先编写脚本的粗略版本。
   • 如果您发现自己经常丢失电话线，只需专注于输入姓名，回叫号码以及用几句话打出电话的原因。
   • 想象一下，发送语音邮件来跟进昨天的浪漫之夜。在记录消息之前先精心草拟您的消息，可以使您显得冷静，镇定，被收集，结结巴巴，紧张不安。
2. 保持您的信息简洁。 将您的语音邮件消息限制为20到30秒。在很多情况下，语音邮件需要更长的时间。您不应该在冗长的介绍或故事中让接收者感到厌烦。保持简洁。顺便说一句，短信可能会引起更多的好奇心，并说服某人返回，否则可能不会。
   • 另一方面，太短的语音邮件可能会使收件人感觉不重要，从而使他们甚至都没有收听就可以删除它。当您拨打私人电话时尤其如此。
   • 留下语音邮件的目的是让某人给您回电。无意提供所有信息，因为那是电话交谈的目的。
3. 从最重要的信息开始。 继续前进，清楚说明您打电话的原因。如果仅检查（例如，当您有购买某物的建议时，如果您进行交易或希望确认约会），则必须向收款人说明这一点。如果您一开始不告诉他们与您联系的原因，那么您的听众将很快失去兴趣。
   • 您没有足够的时间来阐明自己的观点。如果您不敢直截了当，则您的听众会在他或她听到关键信息之前将其删除。
   • 最好直接获得诸如“爸爸在医院”之类的坏消息。使用其余信息可以使您感到舒适并提供说明。无论如何，这总比绕过主题让听者担心的好。
4. 要个人化和真诚。 抵制采用精心制作的，通俗易懂的“电话语音”的诱惑。善待自己，做个自然人，然后自然说话。人们知道他们何时尝试以某种方式出售商品，并且如果他们觉得您在平等对待他们，他们更有可能给您机会。
   • 当您听起来好像正在阅读脚本时，您的听众会觉得您只是在打另一个电话，因为必须这样做。

第3部分（共3部分）：总结

1. 问一个特定的问题或要求一些东西。 在完成消息时，您应特别说明为什么要让收件人回电。提出一个精确的问题或提出一些提示，促使他们接听电话。如果在听完语音邮件后，他们对自己想要的东西感到困惑或不确定，则表示语音邮件已丢失其标记。
   • 尝试使用诸如“让我知道您是否喜欢我给您发送的食谱”或“我很想听听您对这个建议的想法”之类的短语。
   • 当您有特定要求时，人们会更有动力与您取得联系，而不是简单地说“回叫”。
2. 通常包括您的姓名和联系信息。 通过再次提及您的姓名和联系信息来完成您的消息。重复您的歌曲两次，以使听众可以正确地写下它，而不会误解一个数字。确保包括任何可能对您的听众回叫有用的详细信息，例如您何时有空和不可用，以及一天中的最佳通话时间。
   • 在通话结束时多次提及您的电话号码是一种夸张，甚至可能被认为是不礼貌的。
   • 如果这是每天发送给朋友或家人的消息，则不必担心此步骤。
3. 避免长篇大论的结局。 是时候挂断电话，不要不必要地伸展信息。除非这是与亲人打来的私人电话，否则就不希望别人再好。随着消息的继续，收件人的注意力将消失，因此请尽量不要在最后失去焦点。感谢他们的宝贵时间，并与他们进行下一步沟通。
   • 与“我希望您有个美好的一天”这样的通用商业用语相比，请以“我期待您的来信”这样的结尾更温暖，因此更有效。
   • 最后，您可能不会概述或总结您的帖子。如果收件人需要再次听到特定的细节，他们可以稍后重播该消息。

尖端

• 考虑一下您收到的语音邮件，使您认为“此人想要我做什么？”。留下您想接收的语音邮件。
• 如果与收件人有关，则除了电话号码之外，您还可以说明您的电子邮件地址或其他联系方式。
• 如果您要共享对时间敏感的信息，请不要忘记添加日期。
• 微笑！即使通过电话也可以感觉到这一点。
• 如果您正在拨打有关敏感主题的电话，则应限制您在语音邮件中提供的信息，以防其他人听到。
• 在紧急情况或自然灾害中，您可以使用外向语音邮件消息让人们知道您还好。

警示语

• 如果您想让某人给您回电，请不要谈论以前的失败呼叫。这似乎很烦人，使听众不太愿意与您交谈。
• 在业务环境中，如果您要呼叫的人未应答，则应始终保留语音邮件。在没有语音邮件的情况下看到多个未接来电会破坏您的业务的重要性。