作者:
Laura McKinney
创建日期:
1 四月 2021
更新日期:
1 七月 2024
内容
有时由于生活中的许多原因，我们需要寻求延期。也许您正在上大学，需要更多时间来完成论文，也许您正在努力地完成工作中的项目。有效和适当的续签始终很重要。您应该花一些时间仔细考虑自己的需求：您需要多长时间才能申请延期，为什么？之后，写一封正式信，寄出并跟进以使您安心。
脚步
方法1之3：遵循写正式信的约定
显示页面标题。 提交日期位于页面的右上角。在空白下方留一行，并写右对齐地址。然后，空白行并将收件人的完整地址写在页面左侧。
- 如果要发送电子邮件，则可以从问候语开始省略日期和地址。但是，您需要确保标题清晰有效。例如，如果您给教授写信，则可以写主题行“扩展信-Nguyen Hoang Minh-B2 K34”。
写正式和正式的问候。 以单词“ Dear”开头，然后是收件人的标题和全名。例如，“亲爱的阮海翠先生”或“亲爱的裴富迈夫人”。某些标题可能更复杂，例如“尊敬的阮德聪教授”或“尊敬的阮文安主席”。- 这是一项正式建议，因此即使您与这些人非常熟识，也请保持您的风格和内容正式。不要写“ Hello Hanh”。
- 尝试找到将信件发送给的特定人员。否则，您的信件将看起来像样本信件。例如，“尊敬的主席阮文安”会比“尊敬的当局”更好。
使用简短的布局。 信函正文应包含1-3个段落。在许多情况下，您可以从2-3行开始。如果需要用完整的3个段落进行扩展，则只需将它们分为开口，主体和末端。- 首先，您可以写信：“我是N2班B2 K34的学生Nguyen Hoang Minh”。这将提醒教授记住并且不要浪费时间弄清楚你是谁。
注意结束。 不要低估结局的重要性。使用最后一句话重复您的情况（一行），并感谢收件人花时间阅读邮件。您可以写下“我感谢您对我的建议的考虑”。- 最好在签字之前先打招呼。一些好的选项是：“真诚地”，“亲爱的”，“你好”。
- 如果需要响应，则应最后说明。通常情况下，您可以结合使用谢谢。例如，“感谢您的考虑，我希望下周收到您的来信。”但是，请注意不要太用力。
输入您的全名和签名。 在“真诚”问候语下方，请保持3-4行。然后输入您的全名，然后左对齐。使用上面的空间用墨水签名。如果您打算发送电子邮件，则可以清除空格并在其中键入您的姓名。广告
方法2之3：讨论邮件正文
尽快写。 一旦知道有必要申请延期，就准备写一封信。您需要给收件人足够的时间来决定您的情况。即使您要求调整日程安排，您也需要表明您已做好准备。
确定您需要添加多长时间。 考虑所有因素并提出切合实际的建议。如果宽限期太短，则可能必须重新申请。您必须尽力避免按时完成任务，因此最好估算额外的时间。
- 根据情况，您可能需要在谈判过程中写这封信。在这种情况下，您应该申请一个比预计时间更长的截止日期，以便您可以妥协并达成共识。
- 根据您当前的进度和未完成的项目部分估算的时间。例如，如果您从事咨询项目已经三个月，那么您可能会估计还剩下多少工作。
- 您还需要注意邮件收件人也要面对的时间限制。也许由于截止日期他们也承受着压力。例如，大学教授经常必须提交期中成绩，并且必须以学生的截止日期为基础。
注意适用法律。 您需要先确认当前的截止日期，然后才能申请延期。要求延期时，不要在不了解当前情况的情况下留下您缺乏组织的印象。例如，某些政府机构要求您在首次联系后24小时内提交请愿书。如果这对您不起作用，您可以抱怨时间太有限。
给出合理的解释。 您正在花时间起草续签信，收件人也将花时间阅读。所以您需要正确地写这封信。仔细考虑您需要更多时间并诚实地向收件人介绍的真正原因。不要说谎或夸大其词，因为这只会伤害您。
- 这样做的一个很好的理由是您希望工作认真仔细地完成。例如，如果您正在从事一个可能影响他人安全的项目，那么您可能会很同情提出这一点。
- 如果您有多个理由申请延期，请选择最相关的一项，并专注于此。例如，如果您延迟接受提供的工作，请告诉他们您想了解有关运输成本的更多信息（如果是这样），而不是让他们知道您正在等待一个字。邀请另一个。
指出一些精心选择的细节。 提供的详细信息将有助于使您的信件显得合法和灵巧。如果您要向从未遇见的政府机构或其他组织提交信函，这尤其重要。
- 例如，如果您的祖父在必须提交论文的两天前就去世了，那么最好将这一事实描述为“家庭紧急情况”，而不仅仅是一般的“紧急情况”。您还可以提及他的死亡以及有关您的计划的一些信息。
- 提交续签信之前，请整理好文件。您可能需要描述您所做的工作和申请，尤其是在与政府机构或其他官方组织打交道时。到此为止，证明您已按照流程的每个步骤进行操作符合您的利益。
保持积极的风格和内容。 没有人想读一封充满怨言的信。取而代之的是，只需对负面事实进行简短的介绍，然后陈述正面的解决方案。例如，如果您认为起薪太低，则可以这样写：“我需要更多时间来考虑您的报价。但是，我认为高薪可以帮助我更有效地工作。
发送之前，请再次阅读该消息。 在发送出去之前，至少要花几分钟来重新阅读消息。检查编辑和输入错误。在计算机上运行语法和拼写检查软件。将其发送给可信任的朋友，以使他们再次阅读。不要着急或跳过此步骤；否则，邮件的收件人会给人一种您草率的印象，这将影响最终结果。广告
方法3之3：将消息发送给收件人
复制或保存信件。 当您再次阅读完草稿并寄出之前，请拍照（将其转换为pdf），在线保存手稿或以传统方式进行复制。如果邮件日期与邮件顶部显示的日期不匹配，则还可以记录该日期。将此副本保存在安全的地方，以备个人使用。
放入普通邮箱。 将其带到邮局，交给邮递员或放入邮箱中。如果您要确保邮件到达收件人，则可以要求额外收费的后续服务。
- 如果要发送纸质邮件，则需要使用打印机和优质墨水进行打印。手写续订通常不被接受。
发送电子邮件进行续订。 这可能是在更少的时间和确定性下发送续订的最佳方法。发送之前，您需要验证收件人的电子邮件地址，并确保在主题行中包括您的标识符（如果有）。
- 收件人将确切知道您何时发送电子邮件。如果您想在深夜发送邮件，请注意这一点。
- 您的电子邮件应该是正式的，包括您用来发送的电子邮件地址。您应该使用专业帐户发送此电子邮件。例如，从电子邮件帐户[email protected]发送的信件是合适的。
- 如果要通过传真发送邮件，请确保保留确认页面，以证明您已成功发送邮件并已收到邮件。
打电话而不是写信。 如果您需要申请最后的分机，最好通过电话与对方通话。在这种情况下，您还需要形式正式，并清楚地陈述您的情况。广告
忠告
- 尝试写长达一页的字母。这样，您的信件便会变得完整且易于浏览。
- 请注意，邮件的收件人是否发送响应，例如确认邮件。
警告
- 兑现承诺。不要仅仅为了花费更多的时间来完成其他任务而申请延期。
- 充分利用延长的时间。您可能不想再尝试申请扩展。
- 检查消息中是否包含必要的表格。此外，某些组织会要求您使用其信函形式。
