内容

• 脚步
• 方法 1 of 2：如何编写组织变革管理计划
• 方法 2 of 2：如何跟踪任何项目中的更改
• 建议

有两种类型的变更管理计划。其中之一考虑了变革对组织的影响，旨在支持过渡期。另一种类型的计划允许您跟踪单个项目的进度，捕捉项目过程和规模的偏差或变化。这两个计划的目标都是清晰明确地阐明究竟需要做什么。

脚步

方法 1 of 2：如何编写组织变革管理计划

1. 1 说明更改的原因。 列出影响实施变革决策的因素，例如低生产力、新技术或组织使命的变化。
   • 一种方法是描述组织中的当前情况以及它在未来将导致概述计划的状态。
2. 2 指定更改的类型和规模。 简要描述项目中预期变化的性质。准确说明变更将影响的内容：工作职责、流程、政策和/或组织结构。列出将受到即将发生的变化影响的部门、团队、系统和组织的其他组件。
3. 3 指出哪个利益相关者支持这个项目。 列出将受此计划实施影响的所有利益相关者，例如高级管理人员、项目经理、项目发起人、最终用户和/或公司员工。对于每个类别，指出这些利益相关者是否支持变革项目。
   • 尝试在表格中反映此信息，以提高清晰度和清晰度。例如，意识、支持和影响等指标可以作为一个有用的模板，并为每个利益相关者群体排名为高/中/低。
   • 如果可能，进行面对面访谈以建立利益相关者的支持。
4. 4 创建变更管理团队。 该团队负责向所有利益相关者传达信息，倾听他们的担忧，并确保尽可能顺利地实施变更。选择受组织信任和尊重并具有良好沟通技巧的人。
   • 这也适用于高级管理层。强调领导者的注意，他们不仅要同意计划，还要积极推动变革。
5. 5 制定管理组织的概念方法。 组织中影响者的全力支持对于成功实施变革至关重要。让每位领导者对变革都有自己的发言权，并鼓励每个人在实现成功变革方面发挥积极作用。
6. 6 为每个利益相关者群体制定计划。 评估每个利益相关者群体的风险和关注点，包括支持变革的那些。在变更管理团队的成员之间分配任务以解决这些问题。
7. 7 制定沟通计划。 沟通是变革管理最重要的组成部分。尽可能多地与参与变革过程的每个人沟通。坚持不懈地强调改变的原因及其带来的好处。
   • 有兴趣的人应该能够当面沟通，以确保双向沟通。面对面的会议是必不可少的。
   • 信息的来源应该是高级管理层发起人、每个员工的直线经理以及利益相关者信任的任何其他公司代表。所有信息应统一进行。
8. 8 跟踪阻力。 变化总是带着敌意来接受的。这发生在个人层面，因此请亲自与利益相关者交谈，以确定阻力的根本原因。跟踪申诉和投诉，以便变更管理团队能够及时解决问题。这种性质最常见的问题包括：
   • 缺乏改变的动力或缺乏紧迫感。
   • 缺乏对大局或需要改变的原因的理解。
   • 缺乏对流程的投入。
   • 对未来、未来责任或未来责任要求的不确定性。
   • 管理层未能满足实施变更或沟通的期望。
9. 9 清除障碍。 对大多数申诉的回应应该是关于特定问题的额外信息或沟通策略的变化。在其他情况下，可能需要额外的步骤，这些步骤应包含在您的计划中或留给变更管理团队根据需要实施。考虑以下哪些可能与您的组织相关：
   • 在工作职责或工作流程发生变化时，要注重对员工的培训。
   • 如果您预计团队士气下降或过渡到新环境压力过大，请通过公司活动或员工奖励来缓和气氛。
   • 如果利益相关者没有动力改变，制定一个激励系统。
   • 如果利益相关者觉得太过分了，请召开会议以获取他们的反馈并相应地调整您的计划。

方法 2 of 2：如何跟踪任何项目中的更改

1. 1 定义变更管理中的角色。 列出此项目所需的所有角色。描述每个角色所需的职责和技能。至少包括一名必须每天实施变更的项目经理和一名项目发起人，他们必须跟踪整体进度并在管理层做出有关变更管理的决策。
   • 对于大型组织中的大型项目，您需要将项目管理角色分配给具有不同背景的几个人。
2. 2 使用更改控制面板。 软件项目通常有一个变更控制仪表板，每个利益相关者组的成员都可以访问该仪表板。此类软件允许自动协调变更请求，消除项目经理的这一责任，并将决策告知利益相关者。这种方法适用于具有大量利益相关者的项目，以及需要定期修订项目范围和目标的项目。
3. 3 制定实施变更请求的流程。 考虑当团队中的某个人确定所需的下一步时如何将想法转化为现实。描述这个过程并提前与整个团队协调。下面是一个例子：
   • 团队成员填写变更请求表并将此请求转发给项目经理。
   • 项目经理在请求的一般列表中注册此请求，并在决定实施或放弃某个想法时记录请求的状态。
   • 经理向团队成员发出任务以制定更具体的计划，同时考虑到所需的资源。
   • 项目经理将计划发送给项目发起人以供批准。
   • 变更正在实施中。有兴趣的各方会定期获知当前的情况。
4. 4 创建变更请求表。 每个变更请求都必须在请求的一般列表中注册，并包括以下内容：
   • 变更请求的日期；
   • 项目经理分配的变更请求编号
   • 名称和描述；
   • 请求者的姓名、电子邮件地址和电话号码；
   • 优先级（高、中、低）。即时变更管理计划需要明确的时间表；
   • 产品和版本号（用于软件开发项目）。
5. 5 在请求日志中记录附加信息。 请求日志还应反映当前的决策和实施措施。除了请求表中指定的信息外，此处还应包含以下数据：
   • 批准结果（批准或取消）上的标记；
   • 批准请求的人的签名；
   • 变更的实施期限；
   • 变更项目的完成日期。
6. 6 跟踪重大变化。 除了每天跟踪项目状态外，跟踪给定项目的所有主要决策也很有帮助。此类记录可以更轻松地跟踪长期项目或正在发生领导层变动的项目。该信息还用于通知客户和高级管理人员。对于项目、优先级或策略的时间、范围或要求的任何更改，请注意以下信息：
   • 谁做出的决定。
   • 做出决定的时候。
   • 简要说明决定的原因和实施过程。附上与此过程相关的所有文件。

建议

• 在您的员工和客户之间建立信任和承诺。变化往往会让人们感到不舒服。向人们展示您致力于为他们的最大利益行事可以帮助您获得他们的支持。