内容

• 脚步
• 提示
• 警告

为了在办公室正确组织工作，拥有有效的会计和文件存储系统非常重要。不管有多少人可以访问文档，系统的组织方式应该让每个人都能找到所需的文档。如果记录和存储文件的系统很难使用，那么您将开始将所有文件留在手头，担心它们会丢失在文件柜中，因此您的办公桌上会堆满成堆的文件。

脚步

1. 1 选择归档系统。 不管它是什么，首先，它必须是合乎逻辑的，以便您知道每个文档的确切位置。可能的解决方案：
   • 按字母顺序。如果您的大部分文档都包含客户、患者或客户的姓名，则此系统效果最佳。
   • 主题或类别：大多数系统都是按主题或类别组织的，如果组织得当，它们会很好地工作，但如果组织不当，就会非常混乱。
   • 编号/时间顺序。该系统最适用于编号或注明日期的文件，例如采购订单或处方。
2. 2 在文件柜中使用悬挂文件夹。 悬挂式文件夹是不可拆卸的，它们充当信封的支架，您可以从盒子中取出信封。
3. 3 将文档按类别组织成堆栈。 如果堆栈的高度超过 5 厘米，请将其划分为子类别。如果堆栈太低，请将其与另一个堆栈组合并重命名。堆栈的名称应允许您轻松确定要发送特定文档的堆栈。
4. 4 将每一叠放在纸信封中，并清楚地贴上标签。 最好使用居中的选项卡式文件夹，而不是交错排列，以使您的文档看起来更整洁。
5. 5 将信封放在悬挂的文件夹中。 对于大多数文档，常规悬挂文件夹可以使用，但对于厚文档或子分类文档，请使用平底文件夹。您可以按任何顺序排列文件夹，但通常会使用字母系统。
6. 6 用与信封相同的名称标记悬挂文件夹。 如果您不使用垂直文件柜，请将所有塑料标签排列在文件夹的左侧。在后一种情况下，将文件夹从左到右放在打开的抽屉中，而不是从前到后，将标签放在右侧。
7. 7 备用文件夹和信封应折叠在靠近文件柜的位置，这样当您手中有不属于现有文件夹的文件时，您可以随时快速添加文件夹。 不要使用太厚或太薄的文件夹。请记住在重新排列文档时更改文件夹名称。
8. 8 年终时，取出所有文件夹，将新的文件夹贴上相同的类别名称，并放入文件柜中。 遍历旧文件夹将一些您需要的文档传输到当前文件夹，并将其余文档发送到存档。

提示

• 您可能希望通过在计算机上打印彩色标签来对文件夹进行颜色编码，以使您的文件柜看起来更令人印象深刻。但是，当您需要进行更改时，例如添加一个文件夹，当您发现用完正确颜色的文件夹并且必须手动签署文件夹时，您可能会感到沮丧。简单是最安全的事情。

警告

• 切勿创建名为“杂项”的堆栈，否则您将永远不会对这些文档进行分类。
• 整理好档案系统后，保持档案柜内的秩序。每天花点时间整理和移除办公桌上的文件。抵制在您的文件柜顶部放置一个深文件篮的诱惑，否则您将把它装满并最终变成一个凌乱的仓库。