如何索取合同副本

视频: 如何向美国国务院索取重要记录文件副本？| ANSC美国公证认证中心 | usnotarycenter.com

内容

脚步
方法 1（共 3 个）：了解如何索取合同副本
方法 2 of 3：如何准备合同副本请求
方法 3（共 3 个）：跟进
提示

使用有线网络服务、申请新工作或申请贷款，我们都会遇到合同。每个成年人在不同的情况下都会签署许多合同。合同签订后，需留存一份经各方签字的复印件。如果您没有收到或丢失了副本，请按照我们关于如何索取副本的说明进行操作。

脚步

方法 1（共 3 个）：了解如何索取合同副本

1 找出谁有合同。 在某些情况下，例如，如果您出售某物，则合同通常与买方签订。但是，如果合同是在雇佣领域，或者是与大公司签订的，则很难找出究竟是谁拥有它的副本。以下是一些帮助您查找文档的方法。
- 如果合同是与私人签订的，他必须有一份带有双方签名的原件。
- 如果合同是与某个组织签订的，您需要找出该组织中的何处以及谁拥有该合同的副本。首先，您可以询问人力资源部门或法律部门。如果公司没有这样的部门，或者找不到特定部门的电话号码，只需拨打公司的主要电话号码即可。无论谁回答您，他都可以回答合同存储在哪个部门，并将您重定向到该部门。
建议： 当律师起草合同或其他正式文件时，他通常会保留一份副本。在某些情况下，律师会保留原件。联系合同另一方的律师，也许他会为您提供一份副本，因为您是合同的一方。律师可能会向您收取少量费用以提供合同副本。
2 找出您要找的人的联系信息。 首先查看您的个人记录，以防记录包含与您签约的个人或组织的联系信息。然后在您的电话簿或 Internet 上搜索准确的联系信息，例如邮政地址、电话号码或电子邮件地址。社交媒体是另一个潜在的联系信息来源。如果您有有效的联系方式，您将更容易找到与您签订合同的个人或组织。
3 确定要使用的请求类型。 请求的类型取决于您联系的对象。例如，如果您个人认识与您签订合同的人，只需给他打电话。如果需要联系大公司，最好写商务信函。以下信息将帮助您决定哪种类型的请求最合适。
- 电话。在大多数情况下，最好直接致电此人。如果您认识与您签订合同的人并且您有他的电话号码，那么电话咨询将是最合适的选择。
- 电子邮件。如果您无法通过电话联系到合适的人或您没有他的电话号码，您可以通过电子邮件向他发送正式请求以接收合同副本。要求通过邮件或电子形式向您发送一份已签名的合同副本，并附上您的邮寄地址或电子邮件地址。
- 信件。如果协议是在国家税务局、另一个国家机构，例如军队征兵办公室，或在一家大公司，最好发送一封商业信函。不要通过挂号信向政府机构发送信件，因为没有机构可以为其提供担保。您还可以在信中附上一个以您的名义盖章的信封，以便可以将合同副本退还给您。
- 个人会议。如果电子邮件、电话和/或书面询问不成功，您可以亲自到办公室的人那里索取一份合同副本。如果此人正在接待人员，请致电他并进行预约。你也可以直接来办公室找这个人，但要准备好等到他有空。
- 在线的。根据协议类型，您可以通过填写通常的申请表在线订购一份副本。例如，如果您需要一份通信服务协议的副本，您可以访问该公司的网站，看看它是否提供此类应用程序。

方法 2 of 3：如何准备合同副本请求

1 在您的请求中包含所有相关信息。 申请的格式和内容取决于请求的类型以及您向其索取合同副本的特定人员。您提供的信息越多，请求的接收者就越容易找到合同。如果合同是实际订立的，则必须以书面形式存在。
- 例如，您必须有合同各方的名称，包括与您签订合同的公司。
- 还需要尽可能详细地描述合同的内容。指明协议类型——例如，租赁、服务协议、贷款或雇佣协议。还需要确定合同的标的，例如提供服务、个人财产、购买的商品、设备租赁或提供实际地址的租赁。
- 请务必表明您希望收到一份已签署的协议副本。如果您试图恢复合同规定的权利，未签名的副本不会以任何方式帮助您。你的任务是证明协议的双方实际上已经签署了协议。
建议： 注明签订合同的大致日期很重要。如果您不记得确切日期，请至少注明一个月或一年。
2 解释您提出请求的原因。 有时您可能需要说明您索取合同副本的原因（例如，与损失有关或提交给另一个组织）。在任何情况下，如果您是该协议的一方，那么您有权收到一份该协议的副本。
3 提交您的请求。 致电、亲自提交您的请求、发送电子邮件或信件。要发送信件，最好使用允许对方确认收到请求的投递方式，例如通过挂号邮件。发送电子邮件时，您必须通过电子邮件请求确认接收。
4 跟踪您的请求的处理情况。 如果您在 10 天内没有收到回复，请致电并查看您是否需要更多信息来加快流程。您也可以询问您需要等待多长时间才能收到合同。

方法 3（共 3 个）：跟进

1 索取一份书面合同副本。 如果您在通过电话提出请求后的几天内没有收到合同副本，请写信索要副本。
建议： 该信函应正式要求提供合同副本并要求在 10 天内作出答复。
2 描述合同。 您必须尽可能详细地说明您希望收到哪份协议副本。提供合同各方的姓名、合同标的和签署日期。
3 给出有关如何满足您的要求的具体说明。 尝试尽快得到回应。如果你把所有问题都弄清楚了，你就有更好的机会得到答案。
- 例如，您可以写“请将合同副本发送到以下地址”，并通过在您的姓名中附上一个盖章的信封来提供您的邮寄地址。
- 您也可以写“请给秘书留下一份合同副本”，并提供您要交付文件的实际地址。
- 您也可以输入您的电子邮件地址并写上“请将合同副本发送到以下电子邮件地址”。
4 设定截止日期。 指明您希望收到合同的日期和时间。例如，您可以给请求的收件人 10 天或设置确切的截止日期“到 2020 年 9 月 1 日”。
5 警告拒绝提供文件的后果。 向收件人说明如果他不同意满足您的要求会发生什么，并向您提供一份合同副本。
- 例如，您可以写：“如果您未在指定时间提供所需信息，我将联系上级组织。”
- 您也可以写“拒绝满足要求将导致案件移交法院”。
6 坚持。 如果所有其他方法都失败了并且您仍未收到合同副本，请聘请律师。您拥有另一方将被迫向您提供合同的合法权利。通常情况下，只要收到律师的威胁信，对方就可以同意提供一份合同副本的简单要求。
7 查明另一家公司是否有该协议的副本。 在某些情况下，合同可能在另一家公司。例如，如果您住在政府资助的房屋中，当地住房管理局每年都会要求业主提供租约副本。如果针对您的租赁住房、房地产抵押贷款或其他类型的合同提起诉讼，您需要的合同副本很可能会保存在司法办公室。