内容

• 脚步
• 警告

当需要将电子邮件发送给客户服务部门时，有些人会觉得很困难。过去总是在纸上写信时，应该如何通过电子邮件写信？客户服务请求有哪些约定或协议？尽管每个专业，地区和文化都有不同的规则，但是有一些通用准则可以确保在向客户服务发送电子邮件时达到目标。

脚步

第1部分，共3部分：网站研究

1. 

   寻找答案。 在写电子​​邮件给公司的客户服务部门之前，您应该确保公司网站没有您问题的答案。许多公司已经在“常见问题和支持”页面上回答了常见问题。
   • 您可以通过将鼠标悬停在页面底部并单击“联系”，“帮助”或“客户服务”链接来轻松访问公司网站上的这些支持项目。

2. 

   
   
   找到客户服务页面。 如果在网页底部找不到“客户服务”链接，则可以使用搜索框。它可以是用于数据输入的文本字段，也可以是主页右上角的放大镜符号。输入搜索字词，例如“客户服务”或“联系人”，然后按Enter键。
   • 通常，公司会在“联系我们”页面上提供电子邮件信息表格，供客户发表评论或投诉。
     • 签出此页面以确保获得副本；否则，请找到您将使用个人电子邮件帐户发送邮件的电子邮件地址，以帮助您存档邮件。

3. 

   
   
   使用搜索栏。 在用于查找客户服务电子邮件地址的同一搜索栏上找到需要询问的主题。通过这种方式搜索主题或问题将帮助您无需电子邮件即可获得答案。
   • 认真搜索有助于您在确实需要发送电子邮件时获得赞赏。如果网站上已经存在有关该问题的电子邮件，则客户服务团队可能会认为您是一位困难而被动的客人，因此是潜在的客户。
   • 查看常见问题。在许多情况下，“常见问题”部分已经回答了您的问题。许多网站都支持此部分，以最大程度地减少发送给客户服务的电子邮件数量。

4. 

   
   
   公司政策研究。 如果在搜索栏或常见问题解答中找不到问题的答案，则可以在“关于我们”部分或“退货政策”页面中找到更多信息。将鼠标悬停在网页底部并找到链接。查找包含您的问题答案的任何链接，包括：关于我们，目录，信用卡，可用产品，退货政策，隐私政策，使用条款等。
   • 即使在这些链接中找不到答案，通读这些信息也可以帮助您使用公司的其他知识，通过电子邮件获得所需的支持。
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第2部分（共3部分）：写电子邮件

1. 

   将其标识为投诉或赞扬电子邮件。 并非所有发送给客户服务的电子邮件都是投诉或问题。也许您只想感谢他们的支持。大多数公司很高兴欢迎这些积极的电子邮件以及提出问题的电子邮件。
   • 实际上，有时投诉比电子邮件更快捷，更直接。电子邮件仅在您发送感谢函或没有立即答复的问题时才适用，但是如果您想立即解决问题，最好致电。

2. 

   清楚地写下你的标题。 写一个有意义的标题，并指出重点。这将帮助客户服务人员首先在收件箱中看到您的电子邮件，从而加快响​​应速度。撰写简明的标题，包括电子邮件摘要，并要求获奖。
   • 示例：“我的具有终身保修的Chacos被狗咬伤了-需要更换”

3. 

   从问候开始。 写下清晰的标题后，下一步就是与客户服务人员打招呼。不要着急提出这个问题。当您亲自打电话或见面时，您不会错过任何问候，对吗？您只需编写“尊敬的客户服务”即可。
   • 找个名字问好。一些中小型公司列出了他们的客户服务代表的姓名，写下员工的姓名会使他们很乐意支持像您这样可爱和友善的人。
   • 您可以用逗号或冒号结束问候语。例如，至客户服务或至客户服务：

4. 

   使用标准拼写。 通过遵循标准来表达对收件人的尊重。请勿使用所有大写字母，乱七八糟的大小写组合或设计为看起来像手写的字体。您只需要输入标准的标点符号，拼写和大写字母即可。这将有助于您的电子邮件被赞赏。

5. 

   保持礼貌。 无论您是写投诉电子邮件还是表达愤怒，请保持礼貌。您将成为尊贵的客人，并会得到更多礼貌的待遇。

6. 

   自我介绍。 问候后，您需要自我介绍。介绍您的姓名，并表明您是您的首次客户或已经购买过几次。在这两种情况下，工作人员都希望取悦您。如有必要，请提及您的地理位置（用于户外产品或服务）。

7. 

   请明确点。 在电子邮件中使用特定的单词。避免使用通用术语，例如“我的产品”；相反，您应该提供产品或服务的详细说明以及为什么需要编写电子邮件。描述任何与产品/服务有关的事件，以便员工可以准确地识别问题。在第一封电子邮件中包含此必要信息将有助于避免添加冗长的电子邮件。
   • 使用产品链接（如果有），以便员工可以根据您的描述立即参考它。
   • 将订单号写在电子邮件中，因为大多数员工会要求提供该信息。该编号用于跟踪订单并存储在系统中。

8. 

   问清楚的问题。 直接指出电子邮件中的要点。别吵与员工打招呼并进行自我介绍后，请开始编写新段落，使用特定的措辞准确显示正在发生的事情。
   • 如果需要，直接要求奖励。但是，您可能不愿意要求折扣，请将其留在电子邮件中。如果您想收到有缺陷产品的回报，请直接询问。

9. 

   撰写简短的段落。 写简洁的段落。在段落中写1、2或最多3个句子，以方便阅读。这还可以帮助员工快速浏览电子邮件以了解如何确定优先级。如果电子邮件中包含太多单词，它们通常会排名较低，因为它们没有时间阅读和理解您想要的内容。

10. 

    以简单的签名结尾。 在电子邮件末尾总结请求或表扬，最后说再见。 “真诚”结尾将起作用，但是您也可以跳过告别，仅插入电子邮件签名。您也可以说“我很期待您的回复”来表示紧急程度。
    • 电子邮件签名包括您的姓名，职业和联系信息。您可以在电子邮件设置中设置电子邮件签名的格式，并将其设置为在编写新电子邮件时自动显示。

11. 

    不要附加文件。 您不应该在第一次给某人的电子邮件中附加任何内容。许多网站都有针对包含文件的电子邮件的垃圾邮件过滤器，导致电子邮件在阅读之前先发送到“垃圾邮件箱”。
    • 如果您通过电子邮件发送求职申请，并被要求以Word格式附加简历，那么您当然应该附加文件。
    • 不要提供您的用户名，密码或信用卡帐户/帐单信息。

12. 

    发送前请仔细阅读。 写完电子邮件后，别急着点击发送按钮。您需要仔细阅读电子邮件，确保没有草率的错误干扰您选择的单词。无论是在手机上写电子邮件，自动发送“从我的iPhone发送”都不能成为语法错误和标点符号的借口，从而降低您的专业水平。

13. 

    问。 如果几天后仍未收到回复电子邮件，则表明您的电子邮件可能已被垃圾邮件过滤器阻止或发送至底部电子邮件页面。发送上一封电子邮件的提醒，并询问他们是否收到了您的第一封电子邮件。广告

第3部分，共3部分：始终保持礼貌

1. 

   编写正确的语法和拼写。 您可能没有意识到这一点，但是保持礼貌用语的一部分是使用正确的语法和拼写。注意以连贯的方式传达您的信息，这表明您尊重收件人，并且您是个有礼貌的人。

2. 

   显示资历和知识。 不要自大，而要通过正确使用单词来显示自己的熟练程度。此外，如果您已经研究了公司的网站并且对他们的政策有所了解，请说您已阅读但找不到解决问题的答案。

3. 

   避免开玩笑。 机智的评论和笑话需要在正确的位置使用，因此，至少在首次发送时，它们不应出现在严肃的电子邮件中。机智的语言被认为是不合适的，在业务中应避免使用。
   • 通过几封电子邮件与员工建立关系后，这个笑话就会被接受并且更容易理解。

4. 

   表达自己而不受到攻击。 无论您是对不好的产品或服务感到生气，在电子邮件中表达情感都不会产生预期的结果。表现出尊重和礼貌的问题比烦人或激进的电子邮件更有效。
   • 请记住，您可能无法用文字正确表达自己的情绪。如果您对需要立即解决的问题感到不满，则致电会更有效。

5. 

   提及您的承诺和赞赏。 最终，提及您对公司的承诺以及多年来对他们的服务的赞赏，将使员工更轻松地阅读和回复您的电子邮件。快点。广告

警告

• 不要在发送给客户服务的电子邮件中提供您的用户名，密码或账单信息（信用卡，借记卡或银行帐户）。